Na polskim rynku działa obecnie ponad trzy tysiące firm porządkowych. Walka o kontrakty w tak konkurencyjnym środowisku nie jest łatwa. Usługobiorcy redukują wydatki, oczekują większej wydajności ekip sprzątających. Decydującym kryterium wyboru usługodawcy, oprócz jakości, staje się cena oferowanej usługi. W takiej sytuacji kluczowa jest umiejętność efektywnego wykorzystania posiadanych sił i środków. Wystarczy wysłać do obsługiwanego obiektu zbyt małą liczbę pracowników lub przeznaczyć na wykonanie prac niewystarczającą ilość środków czystości, aby przekroczyć założony termin lub wykonać sprzątanie niedokładnie. Jeśli z kolei zasoby zostaną przeszacowane, zadanie zostanie wykonane perfekcyjnie i przed czasem, ale koszty pracy przekroczą niewielką marżę.

Ever Grupa obsługuje m.in. Hotel Intercontinental, Grupę Accor i warszawski wieżowiec Rondo1. Przed rozpoczęciem prac porządkowych firma uwzględnia zarówno parametry i specyfikę obiektu, jak i rodzaj działalności klienta. Dzięki temu potrafi tak zaplanować zasoby, aby usługa została wykonana efektywnie i na wysokim poziomie, a cena była jednocześnie konkurencyjna. "Cały proces wymaga zaangażowania najnowszych technologii i technik analitycznych, ponieważ tam gdzie w grę wchodzi wysokie ryzyko popełnienia pomyłki, nie można opierać się tylko i wyłącznie na intuicji" - mówi Mirosław Subczyński, prezes Ever Grupa.

Bezcenna wiedza

Dzięki wsparciu ze strony IT, firmie udało się nie tylko zminimalizować tego typu zagrożenia, ale też podnieść wydajność procesów wewnątrz organizacji i uszczegółowić obliczenia kosztów pracy w każdym obsługiwanym obiekcie. Wszystkie kluczowe zadania i kalkulacje potrzebne w codziennej działalności Grupy Ever wykonywane są przy użyciu rozwiązań SunSystems (ERP) i QlikView (Business Intelligence in-memory). Pierwszy system wspomaga zarządzanie procesami finansowo-księgowymi, w tym także rozliczeniami bankowymi, drugi wykorzystywany jest do robienia analiz, prognozowania i kontrolowania bieżących działań. "Oba rozwiązania świetnie się uzupełniają, a naszym atutem jest już nie tylko wysoka jakość, ale też większa wydajność. Takie operacje, jak ewidencjonowanie amortyzacji czy księgowanie faktur wykonywaliśmy do niedawna w kilka dni, dziś zajmują nam zaledwie kilka minut. Jeszcze szybciej przeprowadzamy analizy. Dzięki temu możemy śledzić procesy i reagować na najmniejsze odchylenia w czasie rzeczywistym. W naszej branży, która bazuje na niewielkich marżach, tak szybki dostęp do wiedzy jest bezcenny - tłumaczy Mirosław Subczyński.

Analizy pokazują zarówno całkowite koszty i przychody firmy, jak i wyniki uzyskiwane na konkretnych obiektach czy w regionach, a nawet przez poszczególnych pracowników. Każdy rodzaj kosztu jest szczegółowo ewidencjonowany, dzięki czemu menedżerowie mogą wskazać dokładne miejsce jego powstania. To pozwala lepiej planować prace i efektywniej zarządzać posiadanymi zasobami, by utrzymywać konkurencyjną pozycję na rynku.