Sprawny przepływ informacji

Każda firma i praktycznie każdy pracownik ma kontakt z różnego typu dokumentami, które są głównym nośnikiem informacji w przedsiębiorstwach lub instytucjach. Sprawny system ich przepływu może istotnie wpłynąć na wzrost efektywności pracy.

Każda firma i praktycznie każdy pracownik ma kontakt z różnego typu dokumentami, które są głównym nośnikiem informacji w przedsiębiorstwach lub instytucjach. Sprawny system ich przepływu może istotnie wpłynąć na wzrost efektywności pracy.

Na spotkaniu biznesowym kartka papieru jest wciąż przydatnym i wygodnym dokumentem, na którym łatwo można zaznaczać, dopisywać uwagi lub modyfikacje. W przypadku dokumentów elektronicznych jest to zdecydowanie trudniejsze, jeśli np. trzeba zaznaczyć stronę WWW lub e-mail, a nawet jeżeli użytkownik ma odpowiednie do tego narzędzia i umiejętności, to z reguły pojawia się kolejny problem. Czy wprowadzone informacje będą dostępne dla innych osób, a także działających w firmie? Dlatego też w praktyce najczęściej wykorzystywane jest przesyłanie tam i z powrotem zmodyfikowanych dokumentów jako załączników poczty elektronicznej. Nie jest to oczywiście system zarządzania dokumentami. Mimo że upowszechnienie systemów sieciowych umożliwia obecnie szybką wymianę danych między komputerami i ich użytkownikami, współdziałanie grupy pracowników w realizacji różnych elementów jednego wspólnego projektu biznesowego wciąż nie jest proste i łatwe.

Przepływ informacji w firmie ułatwiają aplikacje do wspomagania obiegu dokumentów, pracy grupowej, a także informacji o zdaniach wykonywanych przez pracowników (tzw. workflow). Umożliwiają one bowiem automatyzację wielu typowych, powtarzalnych zadań i czynności związanych z tworzeniem, kontrolą, przekazywaniem i archiwizacją dokumentów. Na polskim rynku co najmniej kilkadziesiąt firm ma w ofercie tego typu rozwiązania, które są samodzielnymi aplikacjami lub elementami większych pakietów do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwami.

Prekonfigurowane pakiety

Należy zauważyć, że podstawowe mechanizmy pracy grupowej oraz obsługi obiegu dokumentów i zadań są dostępne od dawna choćby w takich aplikacjach, jak Microsoft Exchange i Novell GroupWise. Często jednak są one praktycznie niewykorzystane. Wynika to m.in. z tego, że uniwersalne rozwiązania z reguły wymagają pracochłonnego dopasowania do potrzeb użytkownika, a czasem nie udostępniają też niezbędnej, specjalizowanej funkcjonalności.

Najstarszym i najpopularniejszym systemem do pracy grupowej jest IBM Lotus Notes. Firma Lotus była pionierem w opracowywaniu rozwiązań tego typu. Jest on przede wszystkim platformą, na której wielu lokalnych dostawców oprogramowania i usług buduje aplikacje wspomagające wymianę dokumentów i zadań przystosowane do specjalizowanych zastosowań w konkretnym typie firmy. Również Microsoft rozszerza ofertę, współpracując z innymi firmami opracowującymi oprogramowanie na platformy Windows. Przykładem mogą tu być m.in. systemy Teamplate firmy Captaris do zarządzania obiegiem dokumentów i pracy grupowej wdrażane w Polsce przez Datacom Systems.

Nie oznacza to, że producenci aplikacji muszą korzystać z silników i mechanizmów opracowanych i sprzedawanych przez międzynarodowe koncerny. Niektóre, również polskie firmy tworzą własne, oryginalne rozwiązania. Na takie oferty również warto zwrócić uwagę, gdyż mogą to być systemy dopasowane do specyficznych wymagań przedsiębiorstwa i niewymagające dużego nakładu pracy związanego z niezbędnymi modyfikacjami. Szeroki zestaw różnorodnych funkcji (w dużych systemach IBM czy Microsoftu) nie jest bowiem wartością samą w sobie, a czasem może utrudnić wdrożenie i zwiększyć koszty związane z niezbędnymi szkoleniami pracowników.

Nie ulega jednak wątpliwości, że zarządzanie obiegiem dokumentów staje się nieodłącznym elementem różnego typu systemów, np. do zarządzania treścią (ECM), oferowanych przez FileNet lub EMC Documentum. Trudno też wyobrazić sobie oprogramowanie do zarządzania wiedzą (Knowledge Management System), które nie zawierałoby mechanizmów zarządzania obiegiem dokumentów.

Bariery w projekcie

Jednym z paradoksów jest fakt, że wdrożenie systemu do zarządzania i obiegu dokumentów jest łatwiejsze w firmie dobrze już zorganizowanej. Przynosi jej jednak mniejsze korzyści niż w przypadku przedsiębiorstwa o słabszej organizacji procesów biznesowych, gdzie większość decyzji jest podejmowana na bazie bieżących uzgodnień i intuicyjnych ocen dotyczących sytuacji rynkowej, wyników finansowych i najlepszej strategii. Oprogramowanie tego typu wymaga dokładnego zdefiniowania procesów biznesowych i procedur obiegu dokumentów oraz zadań. Choć możliwa jest ich późniejsza modyfikacja i dopasowanie do zmieniających się warunków działania firmy, to zmiany takie nie powinny być wprowadzane zbyt często, bo inaczej zamiast wspomagania pracy, aplikacja jej przysporzy.

Jak jednak zauważają pracownicy firm zajmujących się wdrażaniem tego typu systemów, największym problemem jest przekonanie pracowników klienta, że aplikacje wspomagające obieg dokumentów i zadań mogą im - i ich firmie - przynieść wymierną korzyść. Bez przekonania użytkowników o konieczności wdrożenia takiego rozwiązania projekt może zakończyć się fiaskiem. Dobrym tego przykładem może być wdrożenie systemu workflow w jednej z dużych zachodnich firm obecnej również w Polsce, które początkowo przyniosło imponujący wzrost efektywności pracy i poprawę wyników, a po roku okazało się, że wielu pracowników i przedstawicieli tej firmy - w celu poprawienia wyników - wprowadzało do systemu niezgodne z rzeczywistością, a trudne do bezpośredniej weryfikacji dane. W efekcie system zamiast zobiektywizować informacje i ułatwić analizy stał się przyczyną zafałszowania rzeczywistości i dodatkowych problemów.

Kierownictwo firmy powinno zdawać sobie sprawę z istnienia barier psychologicznych, a także dużego znaczenia szkoleń w przypadku wdrożeń systemów obiegu dokumentów i zadań. Systemy typu workflow dają bowiem duże możliwości bieżącej kontroli działania pracowników, które mogą w nich wywołać poczucie zagrożenia. Może to istotnie utrudnić, a czasem nawet uniemożliwić zakończenie projektu sukcesem.

Formaty i standardy

Choć mogłoby się wydawać, że formaty drukowanych lub ręcznie zapisanych kartek papieru różnią się znacznie, to mechanizmy zapisu i odczytu informacji są takie same na całym świecie.

Inaczej jest niestety w przypadku dokumentów elektronicznych. Tutaj wciąż daleko jest do pełnej standaryzacji. Nie wiadomo nawet, czy kiedykolwiek ona nastąpi. Trudno jednak się temu dziwić, bo w systemach informatycznych znacznie większa jest różnorodność sposobów wymiany informacji, a jednoczesny dynamiczny ich rozwój powoduje szybkie zmiany istotnie utrudniające jakąkolwiek standaryzację.

Dobrym przykładem mogą tu być trwające od lat próby ujednolicenia mechanizmów i formatów wymiany danych w systemach workflow. Mimo pewnego postępu, w praktyce nadal nie ma jednolitego standardu. Nawet najbardziej znana i zaangażowana w jego opracowywanie organizacja WfMC (Workflow Management Coalition) na swojej stronie www.wfmc.org prezentuje odnośniki do wielu innych organizacji i instytucji, które także zaangażowane są w przygotowywanie własnych standardów.

Od papirusa do plików multimedialnych

Słowo dokument kojarzy się przede wszystkim z kartkami papieru zawierającymi odręcznie lub maszynowo zapisaną treść. Ale skojarzenie to wynika głównie z przyzwyczajeń, bo dotychczas ludzie najczęściej spotykali się właśnie z tego typu formą dokumentów. Dlatego też do tzw. dokumentów elektronicznych wiele osób wciąż podchodzi z dużą rezerwą i nie traktuje ich równie poważnie, co dokumenty papierowe. Z punktu widzenia definicji jest to mało uzasadnione. Według Encyklopedii PWN dokument to "każdy przedmiot materialny wyrażający myśl ludzką lub służący do udowodnienia jakiegoś twierdzenia", a więc również fotografia, film czy nagranie. Łatwo więc rozszerzyć tę definicję również o pliki w postaci elektronicznej, jeśli ktoś zgodzi się, że zapis informacji np. na dysku magnetycznym stanowi analogię do zapisu na kartce papieru, a inny jest tylko nośnik oraz sposób i urządzenie do zapisu/odczytu danych. Taśma lub dysk magnetyczny czy CD też jest "przedmiotem materialnym" - podobnie jak kartka papieru - i jak ona zawiera zapisaną informację. Największe zalety dokumentów elektronicznych to ogromna łatwość i szybkość przekazywania ich na duże odległości, duża gęstość zapisu oraz możliwość zarządzania ich obiegiem i automatyzacja wielu czynności. Można więc przewidywać, że cechy te spowodują, iż dokumenty elektroniczne będą systematycznie wypierały z zastosowań papier, jak to już obecnie ma miejsce z tradycyjnymi listami, które zastępowane są e-mailem.

Tylko fakty

Przydatne definicje

Choć podstawowe angielskie określenia dla systemów zarządzania i obiegu dokumentów to DMS (Document Management System) lub IDM (Integrated Document Management), to mechanizmy sterowania i kontroli przepływu dokumentów stają się ważnym elementem większości aplikacji biznesowych, takich jak:

  • Business Process Management (BPM) - zarządzanie procesami biznesowymi,
  • Customer Relationship Management (CRM) - zarządzanie relacjami z klientami,
  • Enterprise Content Management (ECM) - zarządzanie treścią,
  • Enterprise Resources Planning (ERP) - zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa,
  • Knowledge Management System (KMS) - system zarządzania wiedzą,
  • Workflow - system zarządzania obiegiem zadań.


TOP 200