„Wdrożenie rozpoczęliśmy od policzenia oszczędności na przykładzie krajów, gdzie podróży jest najwięcej, były to: Dania, Polska, Niemcy i Wielka Brytania. Wybraliśmy chmurowy system Concur” – mówi Tomasz Uljanicki. „Najdłużej trwało opracowanie wzorca dla jednostek we wszystkich krajach. Obecnie pracownik płaci kartą, do transakcji przypina dowód, np. rachunek sfotografowany smartfonem, a później sporządza jedno zestawienie, co zajmuje maksimum pół godziny. Nie mamy opóźnień, delegacje rozliczamy szybko i precyzyjnie, często korzystamy z aplikacji mobilnych na smartfonach”.

W elektronicznym rozliczeniu delegacji dane są automatycznie importowane z systemów rozliczeń kart płatniczych, a informacje o biletach lotniczych – z biura podróży. Część dokumentów jest automatycznie kojarzona z delegacjami. Sporo problemów przyniosło rozliczanie przejazdów krajowych i diet zagranicznych wg polskich przepisów, ale w szablonie opracowano takie rozliczenie. Większość parametrów dla typowych wydatków system dobiera samoczynnie na podstawie przygotowanych schematów. Po wprowadzeniu wszystkich informacji uruchamiany jest proces akceptacji przez menedżera i dział finansowy. Proces wprowadzania i akceptacji może odbywać na smartfonie. Rozliczenie skrócono z wielu dni, a nawet tygodni, do godzin, maksymalnie dni.

Projekt rozpoczął się 22.10.2013 r., wdrożenie nastąpiło 01.03.2014 r., przez pierwszy miesiąc dla pięciu wybranych użytkowników. Od kwietnia br. wszyscy pracownicy w PL przeszli na Concura. W ciągu trzech miesięcy rozliczono ok. 400 raportów, dołączając ok. 3900 dokumentów.

Piotr Szurek wyjaśnia: „Właściciel procesu biznesowego odniósł istotne korzyści. Nie trzeba było zatrudniać nowych osób do wprowadzania danych i sprawdzania błędów, dzięki czemu unikamy przerostu zatrudnienia. Wprowadziliśmy transparentność rozliczeń i oddzielenie wydatków prywatnych, dzięki czemu firma nie ponosi niezasadnych kosztów. System od razu sygnalizuje stan rozliczeń, wskazując transakcje rozliczone i zrealizowane. Zamiast przetwarzania tysięcy dokumentów miesięcznie, wystarczy sprawdzenie w systemie, a potem import do ERP”.

Komunikator i rozmowa wideo

Hempel potrzebuje niezawodnej i sprawnej komunikacji. Wprowadzono firmowy komunikator, telefonię internetową i konferencje wideo, dzięki temu można szybciej załatwić wiele spraw.

Początkowo firma rozważała system konferencji firmy Polycom, ale zdecydowano, że Lync room będzie łatwiejszy w użyciu, więc pracownicy będą chętniej z niego korzystać. Rozwiązanie działa w otwartej federacji Lync, dzięki czemu zewnętrzni kontrahenci i współpracownicy mogą dołączyć do konferencji z własnego komunikatora Lync i za pomocą Skype’a z kontem Microsoft. Pracownicy często korzystają z kamery wbudowanej w laptopa. Globalne systemy komunikacyjne są ze sobą zintegrowane i jeśli dana osoba uczestniczy w konferencji lub kalendarz pokazuje, że jest w tym czasie zajęta, system informuje o tym przy próbie połączenia. Pokoje konferencyjne zostały utworzone w Szanghaju, Gdańsku, Kopenhadze, Conroe (USA) i w Darwen (Wielka Brytania).

Firmowy komunikator i rozmowy wideo służą do wsparcia technicznego i szkoleń. Opcje współdzielenia ekranu oraz tablicy komunikacyjnej sprawiają, że typowe zadania wsparcia można przeprowadzić zdalnie. Hempel korzysta również z klienta webowego, głównie przy organizacji webinariów na zewnątrz firmy. Klienci lub współpracownicy otrzymują pocztą elektroniczną link do webinarium.

Piotr Szurek dodaje: „Warto wspomnieć, że w ramach komunikatora korzystamy z automatycznego tłumaczenia w chmurze. Usługi IT świadczymy w języku angielskim z Polski lub chińskim z Chin, ale nie możemy ignorować rzeczywistości. Są ludzie, którzy czasami potrzebują wsparcia w lokalnym języku. Korzystamy wtedy z automatycznego translatora, który daje możliwość efektywnej rozmowy. Nad wdrożeniem zintegrowanej komunikacji pracowało pięć osób, wdrożenie zajęło ok. sześciu miesięcy. W ciągu siedmiu miesięcy za pomocą komunikatora przesłano ponad 6 mln wiadomości, pracownicy zestawili ponad 1 mln połączeń audio i około 2 tys. połączeń wideo”.

Serwery na sterydach

Użytkownicy najważniejszych systemów IT w firmie narzekali na czas odpowiedzi aplikacji. Wąskim gardłem okazał się podsystem składowania danych. Współdzielone zasoby storage nie zapewniały oczekiwanej wydajności, dlatego dział IT podjął decyzję o budowie klastra fizycznego na potrzeby Microsoft Dynamics AX. Nie potrzebuje on współdzielonego storage'u do pracy.

„Obserwowaliśmy problemy wydajnościowe związane z niedostateczną przepustowością systemu storage. Rozwiązaniem było zbudowanie klastra specjalnie na potrzeby naszych systemów i wyposażenie go w akcelerację za pomocą modułów SSD” – tłumaczy Łukasz Terlecki, IT Specialist. Niestety, gdy Hempel zaczął ten projekt, Microsoft nie wspierał jeszcze AX 2009 na SQL Server 2012. Ale gdy tylko możliwe stało się zbudowanie takiej kombinacji aplikacji i serwerów, dział IT uruchomił dwuwęzłowy klaster akcelerowany kartami Fusion-IO. „Wzrost wydajności zaskoczył końcowych użytkowników” – stwierdza Terlecki. „Raporty, na których przygotowanie trzeba było czekać półtorej godziny, obecnie powstają w kilkanaście minut”.