Sposób na transakcje

Żywiołowo rozwijającą się metodą gwarantującą szybkość i dokładność przeprowadzania transakcji handlowych jest EDI (Electronic Data Interchange) - Elektroniczna Wymiana Danych. Jednym z najważniejszych czynników warunkujących powodzenie zawieranych kontraktów jest terminowa i zgodna z oczekiwaniami klientów dostawa towarów.

Żywiołowo rozwijającą się metodą gwarantującą szybkość i dokładność przeprowadzania transakcji handlowych jest EDI (Electronic Data Interchange) - Elektroniczna Wymiana Danych. Jednym z najważniejszych czynników warunkujących powodzenie zawieranych kontraktów jest terminowa i zgodna z oczekiwaniami klientów dostawa towarów.

Wbrew pozorom realizacja tego prostego postulatu nie jest łatwa. Przypomnijmy sobie nasze doświadczenia, kiedy to np. z niepokojem liczymy śrubki i podkładki, konieczne do złożenia nowego mebla czy też do instalacji wielosegmentowej anteny TV. Często okazuje się, że brakuje jednej śrubki, natomiast zbyteczne są dwie podkładki. Zdarzenia tego typu potrafią skutecznie opóźnić prace domowe. Jeżeli teraz przeniesiemy problemy tego typu (plus nieterminowość dostaw) na działalność przemysłową, konieczność eliminacji takich zdarzeń staje się kwestią "być albo nie być" zakładów przemysłowych.

Na szczęście produkcja (szczególnie automatyczna), magazynowanie towaru, kompletacja dostaw, transport i rozliczenia finansowe prawie zawsze są skomputeryzowane, co powinno eliminować większe pomyłki. Służą temu, prezentowane również na Softargu, liczne programy magazynowe i rozliczeniowe. Kupując je trzeba koniecznie pamiętać, że na świecie Elektroniczna Wymiana Danych jest obowiązującym standardem, a w Polsce będzie powszechnie używana już w najbliższym czasie.

Co to jest EDI?

Elektroniczna Wymiana Danych (EDI) jest nowoczesną formą realizacji wymiany danych handlowych lub administracyjnych w standardowym formacie, zastępująca tradycyjną wymianę dokumentów papierowych przez wymianę komunikatów elektronicznych realizujących te same funkcje. EDI jest wymianą danych między systemami komputerowymi użytkowników, mogącą odbywać się bez udziału człowieka i współpracującą z różnymi systemami komputerowymi. W wielu dużych i średnich firmach zachodnich EDI jest jedyną formą prowadzenia gospodarki magazynowej, zawierania i rozliczania kontraktów oraz zarządzania dostawami i transportem.

EDI różni się jednak od systemów transmisji przesyłających jedynie dane tym, że jest w stanie wywołać akcje ze strony systemów komputerowych. Całkowite wprowadzenie EDI pozwala na automatyzację wszystkich operacji związanych z kontraktami handlowymi. Ponieważ EDI może działać na praktycznie wszystkich platformach sprzętowych, oprogramowanie mogące mieć zastosowanie przy tworzeniu i wymianie komunikatów EDI pozostaje aktualne przez wiele lat.

Korzyści ze stosowania EDI

Najważniejszym powodem, dla którego powinno stosować się EDI w polskich przedsiębiorstwach, jest możliwość współpracy z większością światowych organizmów gospodarczych. Według prognoz zachodnich specjalistów, już w 1995 r. firmy nie stosujące EDI mogą wypaść z rynku, a prawie na pewno zostaną objęte tym systemem wszystkie duże i średnie przedsiębiorstwa, w których elektroniczna wymiana danych zredukuje niemal całkowicie tradycyjną, papierową metodę tworzenia dokumentów. Poza tym zastosowanie EDI przynosi następujące korzyści:

1. Przyspiesza przepływ informacji i zmniejsza nakład pracy. Dane są wprowadzane do komputera tylko raz, poza tym nie jest potrzebna kontrola i przesyłanie dokumentów metodami tradycyjnymi. System EDI umożliwia prowadzenie rutynowych procesów transakcyjnych przez 7 dni w tygodniu po 24 godz.

2. Przyspiesza rozliczenia finansowe zarówno między firmami oraz firmą i bankiem. Znacznie niższe są także koszty takich rozliczeń (eliminacja dokumentów papierowych i ich wysyłki) oraz bardziej elastyczne są działania marketingowe.

3. Eliminuje błędy, które zdarzają się zazwyczaj podczas wielokrotnego wprowadzania tych samych danych do komputera. Nie występują także błędy w adresach i literówki, częste przy korespondecji papierowej.

4. Likwiduje bariery językowe. Ustalone standardy wymiany komunikatów EDI, umożliwiające przeprowadzanie transakcji, posługują się własnymi określeniami, wspólnymi dla wszystkich użytkowników EDI i nie wymagającymi znajomości innych języków narodowych.

5. Pozwala na koordynację dostaw zaopatrzeniowych z procesem produkcyjnym, co umożliwia minimalizację zapasów i tym samym zwolnienie powierzchni magazynowych nawet o 80%. Jednocześnie dostawy kierowane są bezpośrednio do produkcji i dzięki systemowi EDI są całkowicie zgodne z bieżącym zapotrzebowaniem, nawet w przypadku stosowania odmiennych elementów produkcyjnych. (Na przykład fotele samochodowe w fabryce VOLVO dostarczane są w odpowiednim modelu oraz kolorystyce bezpośrednio na linię produkcyjną i natychmiast montowane).

Oczywiście wdrożenie EDI wymaga stosowania odpowiednich standardów, możliwości wysyłania i przyjmowania komunikatów elektronicznych oraz odpowiednio zorganizowanej gospodarki magazynowej.

Standardy

Historia EDI sięga roku 1977, kiedy to Międzynarodowa Organizacja Standardów ISO opracowała pierwszy standard ISO 7498 określający wzorcowy model współdziałania systemów otwartych tzw. Model Odniesienia OSI/ISO (Open System Interconnection). W 1986 r. zespół z 8 krajów, w tym z Polski, pracujący w ramach Grupy Roboczej nr 4 EKG/ONZ opracował podstawy zatwierdzonego w 1988 r. standardu UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Według tego standardu powstała norma ISO 9735 zawierająca zasady składni EDIFACT. Norma określa struktury komunikatów elektronicznych projektowanych i zatwierdzanych jako odpowiedniki tradycyjnych dokumentów handlowych, bankowych, transportowych lub celnych.

10 kwietnia 1992 r. ustanowiona została Polska Norma PN-90/T-20091 - Elektroniczna Wymiana Danych dla Administracji, Handlu i Transportu (EDIFACT) - Zasady składni dla warstwy zastosowań. Norma ta obowiązuje od 1 stycznia 1993 r. Lista opracowanych i zatwierdzonych komunikatów wciąż rośnie i obejmuje coraz to nowe dziedziny zastosowań.

Przesyłanie komunikatów EDI

W naszych warunkach większość komunikatów EDI przesyłana jest powszechną siecią telefoniczną, tylko niektóre firmy mogą korzystać z sieci komputerowych np. POLPAK. Obecnie stosowane modemy, ograniczane w szybkości przekazywania danych jedynie stanem technicznym sieci telefonicznej, bez problemów dadzą sobie radę z przesyłaniem danych EDI. Wybór odpowiedniego programu uzależniony jest natomiast od indywidualnych potrzeb, m.in. jakiego typu komunikaty chcemy przesyłać oraz w jakim stopniu chcemy je utajnić. Zainstalowane w komputerze PC oprogramowanie EDI składać się będzie z konwertera (edytora dokumentów), który będzie tłumaczył istniejące dotychczas w firmie formaty danych na standard EDI oraz przyjmował dokumenty EDI i oprogramowania modemu.

Gospodarka magazynowa

Towary przechowywane w magazynie muszą być jednoznacznie określone i łatwo dostępne. Na całym świecie powszechnie przyjętym sposobem oznaczania towarów są kody kreskowe. Używane są one nie tylko w systemie EDI, przy jego zastosowaniu jednak stają się koniecznością. System kodów kreskowych pozwala zdefiniować towar aż do najdrobniejszych szczegółów, począwszy od kraju w którym go wyprodukowano, aż do np. pojemności, rodzaju szkła (lub plastiku), formie, typie zamknięcia i rodzaju etykiety butelki z napojem, którego rodzaj też jest oczywiście zapisany w kodzie kreskowym. Niestety istnieje kilka rodzajów kodów kreskowych i dlatego warto sprawdzić, który z nich znajdzie zastosowanie. Oczywiście musi to być system kodów kreskowych umożliwiający współpracę z EDI.

Liczba użytkowników EDI gwałtownie rośnie. W 1991 r. było ich ok. 200 tys., w 1994 r. prawdopodobnie przekroczy 2 mln. Wzrost ten będzie coraz szybszy, bowiem zastosowanie EDI zaczyna być wymuszane przez dużych użytkowników. Rynek konwerterów EDI określany jest często jako najszybciej rosnący spośród rynków oprogramowania.

Zastanawiając się więc nad zakupem oprogramowania, warto pomyśleć przez chwilę czy będzie ono przydatne dla zastosowań EDI.

Informacje o Elektronicznej Wymianie Danych (EDI) można uzyskać w:

Fundacja Polska Eksportuje, ul. Królewska 27A, tel. 26 62 96, fax 27 68 10, 01-684 Warszawa

EDIPOL sp. z o.o. ul Królewska 27, tel. 26 60 65, fax 27 68 10, 00-060 Warszawa

Marian Niedźwiedziński - Consulting, ul. Szklana 2/14 m. 3, tel./fax 55 67 57, 91-844 Łódź

Informacje o kodach kreskowych można uzyskać w Centrum Kodów Kreskowych - Instytut Gospodarki Magazynowej, ul. Estkowskiego 6, tel. 52 76 81, 61-755 Poznań.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200