Spoiwo biznesu

Od początku 2010 roku Azoty Tarnów korzystają z pełnego outsourcingu usług IT. Dział IT zajmuje się rozwojem strategii wynikającej z potrzeb biznesu.

"Chcieliśmy mieć stałego, zaangażowanego partnera biznesowego. Podłożem dla tej decyzji były m.in. wizje zarządu, który już wtedy planował konsolidację. Wiadomo było, że IT powinno być gotowe, aby obsłużyć dodatkowe podmioty".

Anetta Pilch, pełnomocnik zarządu ds. systemów zarządzania i IT

Departament IT koncentruje się na budowaniu powiązanej z planami biznesu strategii rozwoju IT oraz współpracy z firmą outsourcingową. Bieżące utrzymanie środowiska informatycznego zlecono w całości firmie HP. Przyjęcie takiego rozwiązania wynika z potrzeb biznesowych, które pojawiły się w trakcie rozwoju firmy, głównie z konieczności lepszego i szybszego raportowania po prywatyzacji spółki, a także dążeń do optymalizacji zasobów i potrzeby podnoszenia efektywności biznesu. Inspiratorami zmian były w dużej mierze działy księgowości i finansów.

Pierwszą odpowiedzią na pojawiające się potrzeby w zakresie konsolidacji danych księgowych oraz raportowania było wdrożenie zintegrowanego systemu wspierającego zarządzanie. Sprawozdawczość finansowa w systemie SAP ERP została w pełni uruchomiona na początku 2009 roku. Od tej pory platforma SAP jest rozwijana o nowe funkcjonalności i rozszerzana na nowe obszary biznesu. "Wdrożenie systemu SAP to duży przełom w funkcjonowaniu sfery informacyjnej naszej firmy. Możliwa stała się lepsza koordynacja i usprawnienie działań, a także eliminacja blokad w przepływie informacji. Teraz aktualne dane finansowe są dostępne na bieżąco. Liczymy na to, że realizacja planowanej na kolejne lata strategii w zakresie rozwoju IT pozwoli na jeszcze lepsze zintegrowanie procesów oraz umożliwi zarządzanie działalnością całej grupy, tak jakby to była jedna spółka" - mówi Jarosław Wrona, odpowiedzialny za kontroling finansowy spółki.

Wraz z zamknięciem projektu wdrożenia SAP ERP pojawił się pomysł na wydzielenie obsługi informatycznej do zewnętrznego, wyspecjalizowanego dostawcy. Okazało się bowiem, że mimo posiadania licznego zespołu IT w firmie brakowało kompetencji adekwatnych do specyfiki i skali tego typu przedsięwzięcia. "Jednym z pierwszych pytań prezesa Jerzego Marciniaka, który w nowej roli wrócił do firmy po dłuższej przerwie, było pytanie o plany rozwoju systemu SAP. Wcześniej nie dysponowaliśmy rozwiązaniem tej klasy i w takim stopniu zintegrowanym. Nagle okazało się, że piony biznesowe, które pierwotnie negowały sens wdrożenia systemu, także potrzebują dodatkowych narzędzi. Skala oczekiwań okazała się bardzo szeroka. Strategiczne plany rozwoju środowiska SAP stały się koniecznością" - mówi Anetta Pilch, pełnomocnik zarządu ds. systemów zarządzania i IT w firmie Azoty Tarnów.

Po uporządkowaniu procesów biznesowych rozpoczęto poszukiwania partnera w zakresie outsourcingu usług IT. "Doszliśmy do wniosku, że bez radykalnych zmian organizacyjnych w zakresie IT nie uda nam się w krótkim czasie dokonać większości założeń biznesowych, które zaplanowaliśmy. Wyszliśmy z założenia, że wyjaśnienie zakresu zmian w IT, sposobu ich przeprowadzenia i celów to początek drogi do dalszych zmian, także w zakresie postrzegania roli informatyki w organizacji" - wyjaśnia Andrzej Skolmowski, wiceprezes zarządu firmy Azoty Tarnów. Sytuacja jest jednak o tyle skomplikowana, że rozwój środowiska IT musi nadążać za intensywnym rozwojem Grupy Azoty Tarnów, a nawet go wyprzedzać. Strategia biznesowa spółki zakłada bowiem m.in. agresywną konsolidację rynku producentów chemicznych. Dość wymienić, że od początku 2010 roku do Grupy Azoty Tarnów dołączyły firmy, takie jak: Zakłady Chemiczne Police, Zakłady Azotowe Kędzierzyn oraz ATT Polymers.

O krok dalej

"Gotowe rozwiązanie w postaci outsourcingu to dodatkowa wartość, zwłaszcza dla firmy, dla której core biznesem nie jest zarządzanie procesami IT. Owszem, outsourcing wiąże się z pewnym ryzykiem, ale trzeba nauczyć się z nim pracować".

Andrzej Skolmowski, wiceprezes zarządu

Od początku 2010 roku Azoty Tarnów korzystają z pełnego outsourcingu usług IT. Za funkcjonowanie systemu dla podmiotu dysponującego rocznymi przychodami na poziomie 1 mld zł i zatrudniającego ponad 2 tys. pracowników odpowiada zespół IT liczący cztery osoby. "Chcieliśmy mieć stałego, zaangażowanego partnera biznesowego. Podłożem dla tej decyzji były m.in. wizje zarządu, który już wtedy planował konsolidację. Wiadomo było, że IT powinno być gotowe, aby obsłużyć dodatkowe podmioty" - wyjaśnia Anetta Pilch.

Prace nad założeniami i wstępną umową trwały kilka miesięcy. Dwa kolejne zajęła faza due dilligence, do której zaproszono trójkę dostawców z czołówki polskiego rynku outsourcingu usług IT. "Ten etap dał nam wiele do myślenia. Jeśli zalecenia najlepszych dostawców pokrywają się, to taka powinna być słuszna linia działania. Z analizy złożonych ofert wynikało również wiele mniej lub bardziej oczywistych kwestii, które zostały wpisane do naszej strategii IT" - dodaje Anetta Pilch. Ostatecznie obsługę IT na okres sześciu lat powierzono firmie Hewlett-Packard. Złożone wcześniej oferty wykorzystano do sformułowania zapisów ostatecznej umowy.

Umowa z HP obejmuje głównie utrzymanie i rozwój środowiska SAP, ale dotyczy także m.in. kompleksowych rozwiązań infrastrukturalnych oraz nowych projektów aplikacyjnych. Wewnętrzny zespół IT w firmie Azoty Tarnów odpowiada za planowanie, koordynowanie, nadzór nad kosztami i zarządzanie kontraktami. Prostsze zadania są podzlecane lokalnym wykonawcom. W efekcie dział informatyczny pełni głównie funkcje związane z nadzorem funkcjonowania środowiska IT oraz realizacji założeń kontraktu outsourcingowego, a także zarządzaniem zmianą i budowaniem strategii rozwoju IT na kolejne lata. Postępy prac są regularnie omawiane na komitecie sterującym IT z Azotów wraz z członkami kierownictwa zespołu HP.

Obopólne korzyści

Azoty Tarnów pozostały właścicielem zasobów, za obsługę których odpowiada firma HP. Wspierany przez zarząd firmy dział IT sprawuje pełną kontrolę nad działaniami outsourcera, także w sytuacjach awaryjnych, kiedy obowiązują odpowiednie procedury oraz zdefiniowane ścieżki eskalacji. Ułatwieniem jest tu fakt, że w umowie outsourcingowej szczegółowo zdefiniowano warunki świadczenia usług oraz zakresy odpowiedzialności za poszczególne obszary IT. Outsourcer po części pełni też rolę doradcy w sprawie optymalnych rozwiązań informatycznych, a także najlepszych praktyk związanych z zarządzaniem procesami biznesowymi. "Podpatrujemy, jak funkcjonuje HP, z jakich narzędzi i metodyk korzysta. Najciekawsze usprawnienia wdrażamy u siebie. Dotyczy to zarówno kwestii organizacyjnych, jak i stosunkowo niewielkich usprawnień organizacyjnych, np. sposobu tworzenia notatek czy prezentowania danych" - mówi Anetta Pilch. "Staramy się też podpatrywać, w jaki sposób procesy podobne do naszych są realizowane w innych firmach, aby nie trzymać się własnych, niekoniecznie dobrych rozwiązań" - dodaje Andrzej Skolmowski.

W ramach zawartej umowy do zespołu HP przeszła większość pracowników działu IT tarnowskiej spółki. Poza realizacją projektów na rzecz Azotów odpowiadają także za projekty dla innych firm. Taki model ma być m.in. szansą na znacznie utrudniony we wcześniejszych realiach rozwój kariery wielu osób związanych z IT. "Gotowe rozwiązanie w postaci outsourcingu to dodatkowa wartość, zwłaszcza dla firmy, dla której core biznesem nie jest zarządzanie procesami IT. Owszem, outsourcing wiąże się z pewnym ryzykiem, ale trzeba nauczyć się z nim pracować" - mówi Andrzej Skolmowski.

Skonsolidować informacje

Obecnie tarnowska firma koncentruje swoje wysiłki w zakresie IT na zbudowaniu rozwiązań upraszczających konsolidację przejętych spółek oraz na dalszych usprawnieniach w zakresie systemu informacji zarządczej. "Punktem wyjścia do dalszych zmian były m.in. dyskusje o raportowaniu. Przyjęliśmy założenie, że przy naszej specyfice informacja rzeczywiście może stanowić podstawę do podejmowania decyzji i ma charakter zarządczy, jeśli jest przeanalizowana w pierwszej połowie miesiąca" - mówi Andrzej Skolmowski. Ostatecznie udało się doprowadzić do sytuacji, w której księgi rachunkowe spółki są zamykane siódmego dnia roboczego każdego miesiąca. Równolegle wprowadzone zmiany pozwoliły na skrócenie czasu i centralizację w zakresie publikacji całościowych i cząstkowych raportów finansowych.

"Dzięki przemodelowaniu i zautomatyzowaniu niektórych procesów możemy więcej czasu przeznaczyć na poszukiwanie optymalnych dróg rozwoju. Naszym celem jest objęcie zintegrowanym systemem wszystkich procesów biznesowych i postępująca automatyzacja. Chcemy dojść do tego, żeby system podpowiadał najlepsze rozwiązanie na różnych etapach poszczególnych procesów. Trudno jednak powiedzieć, czy takie wdrożenie kiedyś się skończy, ponieważ po wejściu na jeden szczyt na horyzoncie widać kolejny" - dodaje Andrzej Skolmowski. Według niego, wykorzystanie zintegrowanych rozwiązań IT pozwoliło istotnie ograniczyć szereg czynności zarządczych, zupełnie niepotrzebnych z punktu widzenia celów biznesowych. Podczas wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów wykorzystano założenia koncepcji organizacji samouczącej się. Wyeliminowano część działań związanych z akceptacją wniosków zaopatrzeniowych czy rozliczaniem faktur. Dalsze oszczędności czasu przynieść ma wdrażana obecnie platforma wideokonferencyjna. Wykorzystanie tej formy komunikacji ma też pozwolić na obniżenie kosztów związanych z dojazdami pomiędzy poszczególnymi spółkami należącymi do Grupy Azoty Tarnów.

Strategiczny zasób

Strategia IT dla spółki Azoty Tarnów jest istotnym elementem budowania grupy kapitałowej oraz punktem odniesienia dla definiowania planów rozwoju środowiska teleinformatycznego w całej grupie kapitałowej. Wypracowane rozwiązania mają być traktowane jako modelowe i przenoszone do pozostałych spółek. Planowane jest też utworzenie wewnętrznego centrum usług wspólnych, które ma odpowiadać m.in. za procesy biznesowe typowe dla wszystkich spółek. "Chodzi o to, żeby rozwiązania wykorzystywane w całej grupie niczym klocki dawały się w elastyczny sposób dopasować do decyzji zarządu" - mówi Anetta Pilch. W procesie budowania takiego centrum wykorzystane mają zostać m.in. kompetencje zespołu HP w zakresie outsourcingu procesów biznesowych. Początkowo centrum obejmie swoim zasięgiem firmę Azoty Tarnów i trzy spółki strategiczne. Koncepcja biznesowa procesów obsługiwanych przez nową jednostkę ma być następnie systematycznie rozwijana.

Strategia IT na kolejne lata to standaryzacja i automatyzacja, a także inwestycje infrastrukturalne oraz kilkanaście projektów aplikacyjnych. Poza rozwojem systemu informacji zarządczej dotyczą one m.in. rozwiązań wspierających sprzedażowo zmiany w obszarze dystrybucji tworzyw. Realizowane są też projekty mające na celu stworzenie rozwiązań wspierających zakupy usług transportowych, zarządzanie nieruchomościami, ocenę ryzyka finansowego oraz narzędzi wspomagających tzw. miękki HR.

"Dział IT ma asystować w prowadzeniu biznesu. Jego zadaniem jest zrozumienie i wsparcie dla procesów biznesowych oraz podpowiadanie najlepszych rozwiązań, nierzadko wyprzedzając potrzeby biznesu. Najgorzej, jeśli IT nie rozumie potrzeb biznesu. Przekaz informacji jest bardzo ważny. Podobnie ustalenie jasnego podziału ról. Myślę, że w naszej firmie partnerstwo na linii biznes - IT jest pełne, bo mnóstwo czasu spędzamy na dyskusjach" - mówi Andrzej Skolmowski. Jego zdaniem, outsourcing pozwolił na przyjęcie innego spojrzenia na wiele obszarów funkcjonowania IT w tak rozbudowanym przedsiębiorstwie jak tarnowskie Azoty.

Główne korzyści ze stosowanych rozwiązań:

- Unowocześnienie, optymalizacja i zwiększenie elastyczności środowiska IT

- Podniesienie jakości obsługi informatycznej

- Uproszczenie dostępu do informacji zarządczej

- Centralizacja publikacji raportów finansowych


TOP 200