Umiejętność wystąpień publicznych to dziś „must have” wielu osób na wysokich szczeblach kariery zawodowej. Kluczowe osoby w firmach muszą w godny, budzący zaufanie sposób prezentować nie tylko siebie czy produkt, ale to przez nich odbierana jest organizacja i jej kompetencje. Wystąpienie publiczne to nie tylko prezentacja dla wielu osób, ale też umiejętność dobrego prowadzenia zebrań w firmie, wewnętrznych konferencji, czy nawet spotkania jeden na jeden.

Każdy szuka czegoś dla siebie

Potrzeba dobrych wystąpień publicznych znalazła odzwierciedlenie rynkowe – wiele firm szkoleniowych, także konsultingowych, włączyła do swoich ofert kursy, których celem jest przygotowanie dobrych mówców. „Kiedyś w pakietach firm szkoleniowych ofert z autoprezentacji było mało. Podsumowując ostatnie dwa lata zauważyłam wyraźnie tendencję wzrostową sprzedaży szczególnie dwóch rodzajów szkoleń – zarówno w systemie otwartym, zamkniętym i w toku indywidualnym. Są to: szkolenia z wystąpień publicznych i autoprezentacji oraz komunikacja interpersonalna z inteligencją emocjonalną – tłumaczy Agnieszka Olejnik, trener wystąpień publicznych w AVENHANSEN.

Zobacz również:

• Atos ma nowego CEO
• Nie tylko PowerPoint - najlepsze biznesowe narzędzia do prezentacji

Łukasz Dąbrowski, senior partner i trener wystąpień publicznych w House of Skills bazując na swoim doświadczeniu wskazuje trzy podstawowe grupy, które trafiają do niego na szkolenia. „Pierwsza grupa to ludzie z niezwykle dużym doświadczeniem biznesowym, menedżerskim i też prezentacyjnym, którzy na przykład mają bardzo ważną dla siebie czy firmy prezentację i chcą się do niej jak najlepiej przygotować. Druga grupa to ci, którzy mają już duże doświadczenie, nie mają specjalnej okazji do wystąpienia, ale chcą się sprawdzić, dostać informację zwrotną, co działa, a co należałoby w ich prezentacjach zmienić. Trzecia grupa nigdy nie występowała publicznie, ale wiedzą, że ich stanowisko i charakter pracy wymusi niebawem publiczne wystąpienia i potrzebują oswoić się z ekspozycją społeczną” – wyjaśnia Łukasz Dąbrowski.

Jak zauważa Agnieszka Olejnik, do firm szkoleniowych coraz częściej, obok menedżerów czy właścicieli firm trafiają studenci, którzy chcą inwestować w swoją przyszłą karierę czy na przykład... pisarze, którzy z racji swojego zawodu również muszą występować przed większym gronem i udzielać wywiadów.

Z pewną dozą niepewności...

Choć wielu menedżerów nie formułuje tego na głos, zdarza się często, że motywacją do wzięcia udziału w profesjonalnym szkoleniu jest strach. „ Ale rozumiany nie jako coś irracjonalnego, tylko jako obawa przed oceną. Osoby topowe w firmie boją się, że występując publicznie mogą się ośmieszyć, że publiczność będzie ich oceniać”- zauważa Agnieszka Olejnik. „ My, jako widzowie, mamy duże wymagania. Jesteśmy świadomi tego, czego potrzebujemy od występującego na sali. Mamy dostęp do mediów, widzimy, jak budowany jest przekaz, tego samego chcemy od naszego mówcy. Dlatego przychodzący na szkolenie chcą, by ich wystąpienia były profesjonalne i świadczyły o ich wiarygodności” – mówi. „Ujmę to w ten sposób – kwestia niepewności pojawia się także w momencie, kiedy dane wystąpienie ma szczególne znaczenie dla mówcy, np. menedżer do tej pory prezentował wewnątrz firmy, teraz musi wystąpić na konferencji, bądź ma możliwość zaprezentowania dokonań biznesu w Polsce w gronie międzynarodowym” – dodaje Łukasz Dąbrowski.

Po co nam cele?

Trener z House of Skills identyfikuje trzy główne przyczyny niepowodzeń w wystąpieniach publicznych. Ich identyfikacja pozwala na pracę nad osobą, która chce dobrze wypadać przed innymi.

Pierwsza z nich to niejasny cel. „Jeśli zapraszam grupę osób, zajmuję ich czas, to cel, który powinienem sobie postawić, musi być opisany jako zmiana, do jakiej chcę doprowadzić. Często spotykam się ze sformułowaniem celów w ten sposób: muszę ludzi o tym poinformować, chcę przedstawić co robimy w naszym dziale, „to jest prezentacja informacyjna”. Jednak w takim wypadku jeśli chcę kogoś o czymś poinformować, to mogę przecież wysłać prezentację mailem. Prezentuję by kogoś do czegoś przekonać, by postępował w określony sposób, by coś zrobił inaczej lub przestał robić, by podjął decyzję, kontrakt. Cel prezentacji powinien być związany ze zmianą, którą chcemy słuchaczowi zaproponować. Pracując z menedżerami na szkoleniach zadaję pytanie: jakie działania grupa ludzi, do których mówisz, ma podjąć w wyniku prezentacji przez ciebie danego tematu? Odpowiedź na to pytanie to właśnie cel prezentacji.” – tłumaczy Łukasz Dąbrowski.

Jeśli cele są jasno sformułowane i dana osoba wie już, jakie wrażenie chce wywrzeć na słuchaczach, powinna – jak zauważa Agnieszka Olejnik – dobrze przygotować swoje wystąpienie, popracować nad treścią przekazu. „Nie ma dobrego wystąpienia publicznego bez przygotowania. Nie może być mowy o spontanicznym wychodzeniu na mównicę. Trzeba być naprawdę dobrze przygotowanym, szczególnie do „setek” – tak nazywam krótkie wystąpienia, np. odpowiedź na pytania dziennikarzy czy przedstawienie stanowiska firmy. Przygotowanie to połowa sukcesu. Mówi się, że przy świadomości że jesteśmy przygotowani do występu publicznego, trema spada nawet o połowę” – wyjaśnia.

Streszczenie w krótkiej formie całej własnej wiedzy stanowi wyzwanie nawet dla doświadczonego mówcy. „W ubiegłym roku zaproponowano mi wykład dotyczący wystąpień publicznych i autoprezentacji dla studentów jednej z uczelni. Standardowe szkolenie z tego tematu prowadzę 2 dni. To 16 godzin wiedzy, którą musiałam zamknąć w 1,5 godziny wystąpienia. Dla mnie to było wyzwanie, z którym mierzyłam się dwa tygodnie” – mówi Agnieszka Olejnik. Jej ulubiony cytat, opisujący rolę przygotowywania się do wystąpień to sentencja Bismarcka: „Potrzeba mi trzech minut, jeśli muszę przygotować przemówienie trzygodzinne, trzech godzin, jeśli mam do przygotowania przemówienie trzyminutowe, a będę potrzebował 6 godzin, jeśli doskonale znam temat”. Agnieszka Olejnik rekomenduje przy przygotowywaniu się do dłuższych wystąpień zastosować schemat, który roboczo nazywa „diamentem”: otwarcie, treść główna i zamknięcie. Informacje podane na początku i na końcu są najważniejsze dla słuchającego – w psychologii nazywamy to regułą początku i końca. To te informacje słuchacze najlepiej zapamiętują. Warto więc na początku przygotować super wejście, inspirujące mocne otwarcie, zakończyć zaś ciekawie i błyskotliwie, podsumować, powtórzyć najważniejsze myśli wystąpienia, by słuchający wyszli i zapamiętali tą (jedną) najważniejszą rzecz, na której nam najbardziej zależy. Na szkoleniach powtarzam: „najpierw powiedz, o czym będziesz mówił, potem to powiedz, a potem powiedz o czym powiedziałeś”. Lubię inspirujące i mądre cytaty, mam więc kolejny. G.B. Shaw powiedział: „Jestem najbardziej spontanicznym mówcą na świecie, ponieważ każde słowo, każdy gest i każda riposta są wcześniej dokładnie przemyślane”. Trenerka rekomenduje również robienie notatek podczas przygotowywania się do swojego wystąpienia. Po pierwsze, nikt nie zabrania spoglądania do nich podczas wystąpienia (w granicach rozsądku), po drugie, wypisując najważniejsze wątki i przesłania wystąpienia, zapisujemy je w swojej pamięci długotrwałej.

Między nami słówkami

Kolejny problem, który może zaważyć na wystąpieniu, to nieoswojenie się z ekspozycją do grupy osób, do których mówię publicznie. „Jeśli rzadko znajduję się w sytuacjach, w których mówię do innych ludzi, to kiedy w końcu staję przed nimi i mam ich do czegoś zachęcić, osiągnąć jakiś cel, to naturalnie pojawia się stres. Jego źródłem może być krytyczna samoocena i związana z tym obawa „jak wypadnę, jak wyglądam, co inni myślą teraz o mnie” w efekcie stojąc przed innymi czuję się całkowicie obnażony. Z tym efektem związane jest ciekawe zjawisko. Otóż czas płynie szybciej w miejscu, w którym stoi mówca, niż dla osób siedzących przed nami. Dla nas chwila milczenia to wieki, dla nich niezauważalne kilka sekund” – mówi Łukasz Dąbrowski. Według niego brak ekspozycji może przejawiać się w języku niewerbalnym, pojawiają się „gesty manipulujące” (nerwowe bawienie się pierścionkiem, poprawianie krawata, dotykanie zegarka), ponieważ przestajemy panować nad mową ciała. „Komunikacja werbalna i niewerbalna musi być spójna, język ciała może wzmocnić lub osłabić przesłanie. Gesty manipulujące mogą przeszkadzać w zrozumieniu przekazu, będzie odciągać uwagę” – dodaje.

Potwierdza to również Agnieszka Olejnik, która uważa, że gesty potrafią dodać nam wiarygodności, o ile unikamy gestów sztucznych, pełnych patosu, jak również unikamy bezruchu i pozwolimy swojemu ciału mówić we właściwy sposób. „Często menedżerowie pytają mnie, co mają zrobić z rękami. Gdy człowiek staje przed ludźmi, czuje się obnażony. Nie mamy nic za czym moglibyśmy się ukryć. Wszyscy patrzą właśnie na nas. Dlatego najczęściej splatamy ręce w geście obrony, odgrodzenia, robimy też mnóstwo niekontrolowanych ruchów, ponieważ nad mową ciała najtrudniej nam zapanować i dlatego właśnie odpowiednią mowę ciała powinniśmy najmocniej ćwiczyć” – zauważa. Łukasz Dąbrowski zwraca uwagę na kolejny element osłabiający wiarygodność – tzw. międzysłówka. „Zdarza się, że używamy całej palety samogłosek, y,e,a, i, czy nawet całych wyrazów: "prawda? Nie? Że tak powiem". Popularne ostatnio jest dodawanie na końcu zdania: tak? Należy pamiętać, że międzysłówka to czynniki niskiej wiarygodności” – mówi ekspert z House of Skills.

Trening zawsze czynił mistrza

Rekomendacja na dobre wystąpienie? Ćwiczyć, ćwiczyć i jeszcze raz ćwiczyć, bo tego wymaga zarówno dobre formułowanie celu jak i oswojenie się z ekspozycją. Brak ćwiczeń to trzecia najczęstsza przyczynia nieudanego wystąpienia publicznego. –„Do ćwiczeń można używać lustra, Lustro jednak nie da nam informacji zwrotnej, co poprawić w formie i treści wystąpienia, do tego lepsza będzie kamera. Nagranie pozwoli przeanalizować wystąpienie.

Lustro natomiast, według mnie, może służyć temu, by przełamać własną krytyczną ocenę. Przed lustrem trzeba ćwiczyć tak długo, aż to, co, czy raczej, kogo w nim widzimy, zaakceptujemy. Jeśli zaakceptujemy siebie, wówczas o wiele łatwiej przyjdzie nam zdobyć akceptację innych. Może to banał ale w wystąpieniach publicznych ta reguła sprawdza się w 100%.” – uważa Łukasz Dąbrowski.

Budujemy wiarygodność

W wystąpieniach publicznych bardzo ważne jest umiejętne budowanie wiarygodności. „Każda prezentacja jest sprzedażą – idei, pomysłu, konieczności postępowania w określony sposób. Co zatem powoduje, że kupujemy od tego, kto wypowiada pewne słowa? Źródłem zaufania może być wiele rzeczy. Czasami, jak nazywa to Arystoteles, to charakter mówcy. To etos w trójkącie retorycznym – etos, patos, logos. Jak jestem odbierany, kim jestem i jaki mam charakter, jakie wartości za mną stoją? I w jaki sposób mogę oddziaływać sobą na ludzi. To niesłychanie ważne, by zdawać sobie z tego sprawę. Często zadaję pytanie, po co się przedstawiać, jeśli prezentuję do grupy, która mnie nie zna?

To nie tylko kwestia dobrych manier, ale to również budowanie swojej wiarygodności. Jeśli słuchacze nas nie znają, trzeba powiedzieć, że jest się ekspertem. Ale należy pamiętać, by przedstawiać się selektywnie, z całego koła, które symbolizuje nasze życie zawodowe, wybierać to, co buduje nas w określonym temacie” – wyjaśnia Łukasz Dąbrowski. „Ważne jest też budowanie relacji z grupą, czyli patos w trójkącie retorycznym - oddziaływanie na emocje. Musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy podczas prezentacji operuję historiami, przykładami, czy potrafię tak skonstruować swoją wypowiedź, by wzbudzała w uczestnikach pewne emocje. To niesłychanie ważne, by ludzie zobaczyli, że jestem człowiekiem i ich rozumiem. W końcu trzeci element trójkąta, logos – czy jestem dobrze osadzony w rzeczywistości, operuję faktami, wiedzą, potrafię podać źródła, wiarygodne dane o firmie. To w sumie składa się na wiarygodność mnie i moich wypowiedzi. Jeśli człowiek prezentuje, to jest prezentacją, tego się nie da oddzielić” – dodaje.

Pierwsza sekunda

Agnieszka Olejnik zwraca jeszcze uwagę na inny element budowania wiarygodności – pierwsze wrażenie. „Pierwsze co widać, to nasz ubiór, wyraz twarzy, fryzura, ruch. Potem dochodzi ton głosu, dopiero później, jeśli ktoś nam zaufa, zechce posłuchać tego, co mamy do powiedzenia. Pierwsze wrażenie powstaje w ciągu 5-30 sekund od wejścia. Dlatego dla zbudowania naszej wiarygodności tak ważne są te pierwsze sekundy. Pierwsze wrażenie to swego rodzaju stempel, który przystawiają nam słuchacze. Jeśli na początku wystąpienia źle nas odbiorą, będzie nam bardzo trudno zbudować autorytet i wiarygodność występującego. Dlatego na początku wystąpienia zaopiekuj się przede wszystkim sobą: tym jak wyglądasz, czy masz wszystkie potrzebne materiały, notatki. To zredukuje twoją tremę o 20-30%. Druga rzecz to oczywiście przygotowanie, o którym nie możemy nigdy zapominać” – tłumaczy Agnieszka Olejnik.

„Jak budować pierwsze wrażenie? Na poziomie ubioru, możemy zainwestować na przykład w tzw. „gadżet”. To może wydawać się banalne, ale nieświadomie oceniamy mówcę przez pryzmat jakiejś jednej rzeczy wysokiej jakości. To może być zegarek, telefon, okulary, biżuteria, torebka. W psychologii pierwszego wrażenia jesteśmy oceniani przez ten gadżet, jeśli mamy taką atrakcyjną rzecz, to znaczy że dobrze zarabiamy na tym co robimy, że jesteśmy fachowcami. To bardzo często działa. Nie chodzi o to, by mieć dużo „gadżetów”, ale jeden ciekawy, coś co przyciągnie nieświadomie wzrok” – dodaje. W tworzeniu wiarygodności istotny jest również ton głosu, w którym, jak zauważa trenerka AVENHANSEN, powinien być wyczuwalny uśmiech. „Ludzie lubią ludzi przyjacielskich, otwartych. Jeśli jako mówcy oczekujemy od publiczności zaangażowania, przyjaznego nastawienia, to musimy dać od siebie to samo. Jeśli mam znudzoną lub smutną twarz, to nie mogę oczekiwać entuzjazmu i ciepłego przyjęcia z sali. Jeśli się uśmiecham, wysyłam komunikat, że jestem osobą otwartą, można ze mną porozmawiać, a to co przedstawię, na pewno będzie interesujące, ciekawe i mądre. Istnieje coś takiego jak neurony lustrzane - to nasza ludzka zdolność do odbierania emocji innych ludzi. Jeśli ktoś się uśmiecha, to nam też chce się zrobić to samo. Pamiętajmy, że nasz uśmiech musi być naturalny, widoczny też w oczach, w mimice twarzy ( tzw. uśmiech Duchenne’a). Absolutnie nie stosujemy uśmiechu typu „Pan Am”, czyli wymuszonego grymasu, który stosowały kiedyś linii lotniczych stewardesy Pan American World Airways. Ludzie muszą nam uwierzyć , że jesteśmy im życzliwi, że mamy poczucie humoru, że sprawia nam przyjemność obcowanie z publicznością.