Tytułowa komputeryzacja dotyczy sklepu-salonu firmy Optimus sp. z o.o. znajdującego się w Warszawie przy ul. Kasprzaka. Został tam wdrożony przez warszawską firmę Soft-Lab zintegrowany system zarządzający, który obsługuje równocześnie sprzedaż, produkcję, obsługę gwarancyjną, kadry i płace oraz księgowość wraz z rozrachunkami, drukowaniem przelewów, naliczaniem odsetek, wezwaniami do zapłaty i kasą.

Cały system informatyczny w salonie oparty jest na 20-stanowiskowym systemie NetWare 3.11 firmy Novell. System finansowo-księgowy korzysta z 15 stanowisk PC - z czterech umieszczonych w salonie sprzedaży, dwóch w pomieszczeniu produkcji (kompletacji sprzętu zgodnie z zamówieniem), czterech w dziale księgowości, dwóch w dziale serwisu i po jednym na stoisku kasowym, w dziale kadrowo-płacowym i w salonie wydań.

Na przesyłaniu 24 rodzajów dokumentów oparta jest cała działalność firmy. Sprzedaż sprzętu komputerowego odbywa się w salonie Optimus na dwa sposoby - na podstawie wypisania faktury albo dzięki zamówieniu. W tym ostatnim wypadku zamówienie jest rejestrowane przez system jako zlecenie wykonania zestawu komputerowego o konkretnej konfiguracji dla określonego klienta oraz na z góry ustalony termin. Zamówienie przechodzi z działu handlowego w formie zlecenia produkcyjnego do działu produkcji, gdzie kompletuje się gotowy wyrób. Po skompletowaniu zestawu trafia on do salonu wydań. Odbiór towaru przez klienta poprzedzony jest skopiowaniem informacji z zamówienia do faktury, potwierdzeniem w kasie sposobu i terminu płatności, a następnie wydanie towaru w salonie wydań.

Praca salonu sprzężona jest z działalnością kilku magazynów - części, produkcyjnego, wyrobów gotowych, serwisu i braków. Dzięki pracy systemu komputerowego prowadzona jest szczegółowa ewidencja ilościowo-wartościowa stanu tych magazynów.

Odpowiednie informacje z całej firmy trafiają systematycznie do księgi głównej. Prowadzona jest w niej pełna ewidencja wartościowa firmy Optimus. Tam też można uzyskać zestawienie wynikowe (jak bilans, rachunek wyników itp.).

Cały system oparty jest na dobrze przemyślanej koncepcji organizacyjnej i wynikający z niej schemat wymiany dokumentów. Komputeryzacja pomaga w precyzyjnym współdziałaniu wszystkich działów firmy, a także pozwala na bieżące zarządzanie całym przedsiębiorstwem...