Skany i wydruki prosto z sieci

Obok systemu przetwarzania dokumentów, na który składa się oprogramowanie przetwarzające i systemy przechowywania dokumentów (pamięci masowe), potrzebne są sieciowe urządzenia peryferyjne - skanery i drukarki. Jeszcze niedawno sprzęt, który można było podłączyć do sieci, był horrendalnie drogi. Dziś ceny podstawowych modeli tych urządzeń znacznie spadły (często poniżej tysiąca złotych), ale najbardziej wydajne wciąż kosztują kilkanaście tysięcy złotych.

Obok systemu przetwarzania dokumentów, na który składa się oprogramowanie przetwarzające i systemy przechowywania dokumentów (pamięci masowe), potrzebne są sieciowe urządzenia peryferyjne - skanery i drukarki. Jeszcze niedawno sprzęt, który można było podłączyć do sieci, był horrendalnie drogi. Dziś ceny podstawowych modeli tych urządzeń znacznie spadły (często poniżej tysiąca złotych), ale najbardziej wydajne wciąż kosztują kilkanaście tysięcy złotych.

W systemach IT obecnie są wykorzystywane dwa rodzaje skanerów. Skanery przemysłowe pozwalają na automatyczne skanowanie wielu dokumentów z dużą szybkością, z reguły kilkudziesięciu stron na minutę (parametr ten najczęściej przyjmuje się jako liczbę stron A4 zeskanowanych w rozdzielczości 200 dpi w trybie czarno-białym). Kartki z danymi do skanowania są pobierane z automatycznego podajnika dokumentów ADF (Automatic Document Feeder) o pojemności od 50 do nawet 1000 arkuszy. Ich wymiary mogą być od wizytówki do nawet A3. Większość skanerów potrafi przetwarzać dokumenty w trybie dwustronnym (duplex). W ok. połowie skanerów dostępna jest też funkcja tradycyjnego skanera płaskiego (flatbed), dzięki której można wprowadzać dane z książek lub zszytych dokumentów. Odbiorcą plików z zeskanowanych dokumentów z reguły są dedykowane do tego celu serwery.

Druga grupa to skanery dołączone bezpośrednio do sieci. Z reguły stanowią one jeden z elementów urządzeń wielofunkcyjnych, chociaż pojawiają się też oddzielne urządzenia (jak prezentowany obok skaner Canona). Wszystkie umożliwiają skanowanie "zadaniowe" - oferują wykonywanie skanów bezpośrednio do e-maila (włącznie z jego wysyłką), do folderu sieciowego czy aplikacji.

Kolejnym urządzeniem peryferyjnym, dołączanym do sieci, są . Modele oferowane firmom coraz częściej są wyposażane w karty sieciowe (już nawet gigabitowe), zaś do niektórych modeli drukarek dla przedsiębiorstw takie karty można dokupić (nie zawsze jednak jest to najbardziej korzystna finansowo opcja, często znacznie taniej wychodzi dołączenie do sieci prostego serwera wydruku). Opcjonalne karty sieciowe dla drukarek kosztują kilkaset złotych, różnica w cenie modeli z kartą i bez jest nieznacznie niższa.

Na polskim rynku są obecni prawie wszyscy dostawcy systemów przetwarzania dokumentów w przedsiębiorstwach (m.in. Brother, Canon, Epson, HP, Konica Minolta, Lexmark, Oki i Xerox). Firmy te mają w swojej ofercie tradycyjne profesjonalne , urządzenia wielofunkcyjne i coraz częściej oprogramowanie do zarządzania dołączonymi do sieci urządzeniami (m.in. oferowany przez HP Web Jetadmin 10.0 oraz udostępniany przez Oki PrintSuperVision - oba darmowe).

<hr>

Canon oferuje dwa modele skanerów sieciowych ScanFront 220 i 220P, przeznaczonych dla grup roboczych.

Canon oferuje dwa modele skanerów sieciowych ScanFront 220 i 220P, przeznaczonych dla grup roboczych.

Skanują one dokumenty z prędkością 26 kartek na minutę. Po podłączeniu do sieci nie potrzebują dodatkowego oprogramowania czy aplikacji. Ich sieciowe funkcje umożliwiają skanowanie i przesyłanie obrazów bezpośrednio do folderów sieciowych, serwerów FTP, pendrive'ów, czy też wysyłanie zeskanowanych obrazów jako załączników do poczty elektronicznej. Korzystając z funkcji skanowania do e-maila, użytkownik może także uzyskać dostęp do swojej osobistej lub globalnej książki adresowej poprzez protokół Lightweight Directory Access Protocol (LDAP).

Skanery z rodziny ScanFront 220 są wyposażone w 8,5-calowy kolorowy wyświetlacz ciekłokrystaliczny z panelem dotykowym. Dokumenty do skanowania umieszczane są w podajniku, który jest w stanie pomieścić do 50 kartek standardowej gramatury. Model 220P jest dodatkowo wyposażony w czytnik linii papilarnych (umożliwia szybszą autoryzację użytkowników) i moduł ultradźwiękowego wykrywania wciągniętych przez podajnik dwóch kartek.

Skanery Canon ScanFront 220 i 220P kosztują odpowiednio 1995 i 2195 euro.

<hr>

Chodzi o bezpieczeństwo

Wewnętrzny serwer druku HP Jetdirect 635n jest jednym z pierwszych tego typu urządzeń, które obsługuje protokoły IPv6 i IPSec oraz praktycznie wszystkie inne dostępne funkcje bezpieczeństwa. Kosztuje 1960 zł brutto.

Wewnętrzny serwer druku HP Jetdirect 635n jest jednym z pierwszych tego typu urządzeń, które obsługuje protokoły IPv6 i IPSec oraz praktycznie wszystkie inne dostępne funkcje bezpieczeństwa. Kosztuje 1960 zł brutto.

Głównym czynnikiem, który skazuje użytkowników na kupno nowych urządzeń do przetwarzania dokumentów, jest szeroko pojęte bezpieczeństwo. Natomiast nie wszyscy klienci są tego świadomi: - Dzisiaj klientom wydaje się, że posiadany już przez nich sprzęt jest wystarczający - mówi Robert Bębenek, szef działu sprzedaży dealerskiej Canon Business Solutions. - Dopiero po rozmowie z naszym handlowcem uświadamiają sobie, że brakuje im pełnej funkcjonalności odnośnie do bezpieczeństwa. Są to dość trudne rozmowy, bo przez ostatnie lata sprzęt bardzo się skomplikował i znacznie urosła liczba niuansów technicznych, na które trzeba zwrócić uwagę.

Wspomniane bezpieczeństwo może być rozpatrywane w wielu aspektach. Dla administratorów podstawowym są kwestie bezpieczeństwa sieci. Tu prawie wszyscy dostawcy profesjonalnych urządzeń dostosowali się już do najnowszych trendów. Coraz więcej kart sieciowych w urządzeniach wielofunkcyjnych obsługuje standardy Network Management Protocol (SNMP) v3, Secure Sockets Layer (SSL), IP Security (IPSec) oraz 802.1x do uwierzytelniania. Wspierane są także procesy pojedynczego logowania (single sign-on) czy szyfrowania przesyłanych danych. W niektórych urządzeniach jest funkcjonalność nadpisywania danych na twardym dysku po wydrukowaniu poufnego dokumentu i szyfrowania kluczem AES. Normą stała się możliwość odebrania wydruków dopiero po wpisaniu osobistego numeru PIN. Coraz więcej urządzeń ma też funkcjonalność wydruku niewidocznego znaku wodnego, który pojawi się dopiero po wykonaniu próby skopiowania takiego dokumentu.

Istnieje także możliwość sprawowania kontroli nad kosztami wydruków. Użytkownicy mogą mieć ograniczony dostęp do pewnych funkcjonalności (kopiowanie, faksowanie) lub limity ilościowe w skali czasu, także z podziałem na pewne funkcjonalności.

Drukowanie w chmurach

Prawdopodobnie większość z nas doświadczyła problemów z drukowaniem dokumentów w podróży. Nie zawsze możemy podłączyć się z naszym laptopem do drukarki albo podłączyć pendrive'a do komputera z drukarką. A nawet jeśli, to okazuje się, że wersja oprogramowania, w której został stworzony dokument, jest niekompatybilna z tą, do której mamy dostęp. Proste, a jednocześnie genialne rozwiązanie tego problemu zaproponowała firma HP, rozpoczynając świadczenie darmowej usługi CloudPrint ( www.cloudprint.net ), która jest dostępna w USA, Kanadzie i Europie.

Idea jest bardzo prosta. Na komputerze z naszymi dokumentami instalujemy sterownik wirtualnej drukarki. "Drukując" dokument wybieramy usługę CloudPrint jako drukarkę i podajemy numer telefonu, pod który będzie wysłany SMS-em kod dokumentu umieszczonego na serwerze usługi (kod pojawia się także w okienku na ekranie, ale nie ma możliwości zaznaczenia go i skopiowania). Wskazane przez nas dane do wydrukowania są przesyłane na serwer usługi w postaci pliku PDF. Chcąc wydrukować tak przygotowany dokument możemy wejść na stronę usługi, podać nasz numer telefonu i przyznany wcześniej kod dokumentu, aby uzyskać dostęp do dokumentu (otworzy się w wewnętrznym okienku przeglądarki internetowej) i móc wydrukować go na lokalnej drukarce. Niestety, do wydrukowania konieczne jest posiadanie aplikacji odczytującej pliki PDF (która nie zawsze jest dostępna, a często komputery mają też blokadę na instalację nowych aplikacji). Być może w następnych wersjach pojawi się możliwość przechowywania dokumentu jako pliku graficznego, co pozwoli na jego wydruk bez żadnych ograniczeń.

W ten sposób w Internecie można przechowywać swoje dokumenty oraz współdzielić je ("drukując" dokument można wskazać telefony komórkowe innych odbiorców, do których także zostanie wysłany SMS z kodem). Nie ma określonego czasu, przez który dokumenty są przechowywane na serwerze HP (przy czym brak jest możliwości ich usunięcia).

Usługa jest dość młoda i wciąż znajduje się w fazie beta. Nie jest też wolna od błędów (w testowanej przez nas wersji 0.8 w katalogu zainstalowanej aplikacji brakowało biblioteki msvcp71.dll, na szczęście jest to dość popularna biblioteka i zdobycie tego pliku nie stanowiło problemu). Jest stale rozwijana. W najnowszej wersji pojawiła się możliwość drukowania na odległej drukarce (wystarczy, żeby był uruchomiony komputer, do którego jest dołączona, i żeby było uruchomione na niej oprogramowanie i sterowniki CloudPrint).