Siła autorskich projektów

Drugim kluczowym systemem firmy jest Portal Przewoźników umożliwiający przewoźnikom m.in. bezgotówkowe zakupy paliwa, podgląd faktur, rozliczeń i zlecenie natychmiastowego przelewu gotówki za zrealizowane przewozy. Trzeci system to system śledzenia transportów Track&Trace, który powstał na życzenie klientów oczekujących możliwości natychmiastowego sprawdzenia statusu transportu. Na uwagę zasługuje też bardzo rozbudowany firmowy Intranet, w którym zamieszczane są nie tylko wszelkie regulaminy, formularze, umowy i podręczniki przydatne użytkownikom, ale też autorska aplikacja Projects, dzięki której pracownicy mogą nie tylko zgłaszać nowe projekty, ale także brać udział w dyskusji dotyczącej projektów zgłoszonych przez innych. "Intranet to też miejsce na dość często aktualizowane profile pracowników, dzięki którym wiemy - szukając ludzi do uczestnictwa w kolejnych projektach - kto jakimi możliwościami i umiejętnościami dysponuje, kto w jakich projektach uczestniczył, czy też kto zgłasza chęć wyjazdów zagranicznych i może np. przeszkolić pracowników nowego oddziału" - wyjaśnia Adam Kasperowicz.

Informatyzacja przez cele

Informatyka w grupie VAN ma bardzo jasno określone i realizowane cele. Po pierwsze, ma pomagać w utrzymywaniu wysokiego poziomu jakości. Służy temu m.in. scentralizowana baza danych dotyczących jakości świadczonych przez przewoźników usług. Po drugie, ma wspierać utrzymywanie zyskowności i płynności finansowej, a temu służy z kolei scentralizowana baza danych o klientach pozwalająca określić ich finansową wiarygodność. Kluczowym, syntetycznym wskaźnikiem możliwości dalszej współpracy z klientem jest tzw. parametr finansowy, określający w tysiącach złotych wartość zleceń, które spedytorzy mogą przyjąć do realizacji, zanim klient ureguluje płatności z wystawionych wcześniej faktur. "Jeśli klient wygląda obiecująco, spedytor może zgłosić uzasadniony wniosek o podwyższenie parametru finansowego lub podjąć ryzyko przyjęcia kolejnego zlecenia, ale płaci wówczas coś w rodzaju opłaty spekulacyjnej. Chcemy, aby system IT, którego parametry określiłem, bardzo konkretnie i ilościowo wspierał ludzi w podejmowaniu decyzji, lecz też nie zabraniał podejmowania decyzji na własne ryzyko" - wyjaśnia Zbigniew Ławecki zarządzający spółkami Grupy VAN.

Trzecim, istotnym celem informatyki jest automatyzacja wszystkiego, co da się zautomatyzować, aby oszczędzić pracownikom zbędnych zajęć i pozwolić im skoncentrować się na działalności przynoszącej zyski. I wreszcie czwartym celem jest wykorzystanie informatyki do motywowania pracowników poprzez udostępnienie im bieżącej informacji o aktualnej wysokości premii naliczanej od wyników finansowych (poprzez moduł BSC).

"Wierzę w otwartość i dostępność informacji: w końcu informacja nie jest po to, aby ją ukrywać, a pewne problemy finansowe czy organizacyjne rozwiązuje już samo jej udostępnienie. Chcemy, aby wszyscy wiedzieli, że gramy w jednej drużynie i decyzje każdego z nas wpływają na wspólny wynik" - mówi Zbigniew Ławecki. "Jestem też przekonany, że systemy wspierające zarządzanie trzeba budować w oparciu o istniejące zasoby informacyjne. Jeśli zbudujemy system, który będzie wymagał późniejszego motywowania pracowników do wklepywania danych, to 20% z nich z pewnością nie zrobi tego prawidłowo, co oznacza, że dostaniemy niekompletne, nieprzydatne analizy, a do tego podkopiemy autorytet swój i IT" - kończy.


TOP 200