Oprócz działającego w Eldorado SA od ponad 4 lat systemu składania zleceń przez łącza modemowe, firma ostatnio uruchomiła dla klientów także rozwiązanie internetowe.

Eldorado SA dawno przestała być lokalną hurtownią spożywczą. Dzięki pozyskaniu, jako inwestora, Polskiego Funduszu Przedsiębiorczości i śmiałej strategii firma wyrosła na największego w regionie południowo-wschodnim dystrybutora artykułów spożywczych. Eldorado zatrudnia dziś ponad 600 osób, obsługuje ok. 6 tys. klientów, a obroty za 2000 r. osiągnęły 427 mln zł.

Do sukcesu rynkowego Eldorado walnie przyczyniła się informatyka, którą firma stosuje od wczesnych lat 90. Od chwili powstania używała systemu obsługującego sprzedaż i dystrybucję, autorstwa lubelskiej firmy Safo - stworzonego za pomocą narzędzi Clipper. W miarę otwierania kolejnych oddziałów system rozrastał się i był na bieżąco modyfikowany. W 1996 r. jednak stało się jasne, że firma potrzebuje nowego systemu. Od wielu lat Eldorado współpracowała z firmą Safo, dlatego jej zleciła napisanie systemu informatycznego w technologii Oracle. Po jego wykonaniu i wdrożeniu Eldorado odkupiła od Safo kody źródłowe i postanowiła rozwijać go samodzielnie.

System z odzysku

Potrzeba wymiany danych między centralą a oddziałami pojawiła się jednak na długo przed wdrożeniem nowego systemu. Jeszcze w 1992 r. firmowi informatycy stworzyli własne oprogramowanie komunikacyjne. "Stworzyliśmy wtedy własny protokół transmisji, uwzględniający mizerię ówczesnej telekomunikacji" - mówi Jacek Dudzik, dyrektor Działu Informatyki w Eldorado SA w Lublinie. Rzeczywiście, rozwiązanie umożliwiało transmisję danych po łączach telefonicznych, których przepustowość sięgała często tylko 2,4 Kb/s. Mogło też dynamicznie podwyższać prędkość transmisji i wznawiać ją od miejsca, w którym została zerwana.

Gdy wraz z wdrożeniem nowego systemu informatycznego powstała sieć rozległa, rozwiązanie offline stało się zbędne. Informatycy Eldorado nie porzucili jednak swojego dzieła i znaleźli dla niego nową rolę. Po modyfikacji i rozbudowie powstał system do elektronicznego składania zamówień przeznaczony dla klientów firmy. Od tamtej pory Eldorado oferuje klientom modemy wraz z oprogramowaniem - bez dodatkowych opłat. Z elektronicznego systemu składania zamówień korzysta obecnie ponad 300 klientów, a tygodniowo przybywa średnio 4 nowych. "Dzięki możliwości współpracy przez modem pozyskaliśmy wielu nowych klientów, w tym kilkanaście sklepów w Warszawie" - podkreśla Jacek Dudzik.

Wprowadzenie elektronicznej wymiany danych znacząco skróciło czas upływający od złożenia zamówienia do dostawy. Gdy zamówienia były zbierane przez handlowców, towary zamówione w poniedziałek trafiały do klientów we wtorek lub środę rano. "Po wprowadzeniu modemów okazało się, że najwięcej zamówień spływa w niedzielę po południu. Ze względu na to, że firma pracuje w trybie ciągłym, towar trafia do klientów już w poniedziałek rano" - tłumaczy Jacek Dudzik. Uruchomienie elektronicznej wymiany danych z klientami wpłynęło także na zmianę roli handlowców.

Wraz z fakturą klienci otrzymują od Eldorado dyskietki z jej elektroniczną wersją. Dzięki temu po przyjęciu dostawy klient nie musi tracić czasu na ręczne wprowadzanie towaru do własnego systemu. Firma samodzielnie opracowała interfejsy do popularnych programów sprzedażowych i magazynowych, m.in. InsERT i WA-PRO.

Zmiana technologii

Wiosną 2000 r. informatycy Eldorado postanowili pójść dalej i udostępnić klientom dane w Internecie. Prace nad projektem eHurtownia rozpoczęły się od spotkań z klientami, których celem było ustalenie ich oczekiwań w stosunku do planowanego systemu. Okazało się, że najważniejsza jest dla nich, dostępna w systemie modemowym, możliwość natychmiastowego potwierdzania zamówienia. W dalszej kolejności wymieniane były: możliwość codziennego sprawdzania oferty, składania zamówienia w każdej chwili i zamówień "według szablonu".

Prace nad nowym systemem rozpoczęły się w maju ub.r. Na początku informatycy Eldorado planowali stworzenie tylko internetowej wersji systemu modemowego. Szybko jednak okazało się, że nowe medium daje nieporównywalnie więcej możliwości.

System został oparty na serwerze iPlanet na platformie Windows NT 4.0 SP6, działającym na jednoprocesorowym serwerze Compaq ML 350. Co ciekawe, nie wykorzystuje on bezpośrednio produkcyjnej bazy danych. Ma własną instancję bazy Oracle, która w momencie składania zamówienia łączy się z bazą produkcyjną. Oprócz pracy online, system eHurtownia umożliwia składanie zamówień także w trybie offline. Z witryny eHurtownia można pobrać plik z odpowiednim programem. Plik zamówienia po połączeniu z witryną jest wysyłany do Eldorado poprzez mechanizm HTTP UPLOAD. Witryna udostępnia dynamiczne strony stworzone za pomocą DHTML i wzbogacone o Java Script. Transmisja jest zabezpieczana z wykorzystaniem 128-bitowego szyfrowania SSL (tylko w trakcie przesyłania haseł). Rozważany jest zakup sprzętowego akceleratora SSL.

Duża różnica

Możliwości funkcjonalne nowego systemu są imponujące. Został on podzielony na część publiczną, gdzie znajduje się tylko oferta standardowa, i część przeznaczoną do składania zamówień przez klientów. Eldorado udostępnia serwis współpracującym firmom - dystrybutorom owoców i warzyw Grente oraz chemii gospodarczej - Marpio. Za tę usługę Eldorado pobiera od nich niewielką prowizję od obrotu. W nadchodzącym roku do systemu włączonych zostanie kolejnych kilkanaście lokalnych i ogólnopolskich hurtowni. Po wprowadzeniu identyfikatora i hasła klient uzyskuje dostęp do spersonalizowanej oferty i możliwość składania zamówień. Wcześniej ma możliwość wybrania konkretnego magazynu terenowego, w którym zamówienie powinno być zrealizowane.

Okno serwisu zostało podzielone na kilka części. Wybranego towaru można szukać za pomocą słów kluczowych i filtrować wyświetlane dane wg dowolnego pola, typu, producenta, grupy towarowej, ceny netto, brutto itd. Ustawienia dotyczące filtrowania, sortowania i kolejności wyświetlania kolumn można zapisać w systemie jako schemat. Jeżeli klient dokładnie wie, co chce zamówić, może skorzystać z opcji Szybkie Zakupy. Wystarczy wpisać numer indeksu i ilość. Po złożeniu zamówienia klienci mają możliwość otrzymywania każdorazowo potwierdzenia przez SMS lub e-mail.

Klient ma także możliwość dodawania użytkowników serwisu, np. własnych pracowników i nadawania im praw w systemie. Może także skorzystać z historii zamówień, w której znajdzie wszystkie zamówienia złożone u dystrybutora wraz z opisem. Zamówienie znajdujące się w historii można łatwo ponowić. Pod opcją płatności znajduje się lista wszystkich wystawionych klientowi przez Eldorado faktur z numerem, datą wystawienia i datą płatności. System pozwala na wydrukowanie formularza przelewu, na którym od razu znajduje się numer odpowiedniej faktury lub faktur. "Ta drobna opcja okazała się naprawdę dobrym rozwiązaniem. Doceniają ją klienci i nasz dział księgowości" - mówi Jacek Dudzik.

Na stronie eHurtownia klienci mają dostęp do aktualnie przyznanych im rabatów i zniżek. Znajdą tam również elektroniczną wersję tzw. Marżownika, w którym mogą wpisać stosowane przez siebie marże na poszczególne towary ich grupy. Dzięki temu na fakturze, oprócz danych ewidencyjnych, klienci mają także ceny detaliczne, które od razu mogą drukować na naklejkach. Marżownik umożliwia nawet wyznaczanie różnych marż na różne okresy - opcja "Od-Do".

Prowadzone są rozmowy z lokalny-mi biurami rachunkowymi, które na stronach serwisu miałyby udostępniać klientom porady prawne i podatkowe. Informatycy Eldorado zapewniają, że z czasem serwis www.ehurtownia.pl będzie wzbogacany o nową funkcjonalność, która spowoduje, że stanie się swego rodzaju portalem dla sklepów.