W 1999 roku informatycy agencji reklamowej Ogilvy and Mather zbudowali narzędzie nazwane Truffles. Nazwa ta nawiązywała do jednego z powiedzeń Davida Ogilvy, który stwierdzić miał, że jego agencja „poszukuje wiedzy, jak świnie poszukują trufli”. Truffles było platformą zawierającą kilkudziesięcioletnie zbiory „case studies” (analizy przypadku) powiązane z klientami agencji. Wraz z upływem czasu, narzędzie to przekształciło się jednak w zwykłą bazę danych, z której 18 tysięcy pracowników agencji wyciągało numery telefonów i informacje dotyczące klientów.

CIO agencji – Yuri Aguiar – wraz ze swoim zespołem postanowił stworzyć na bazie Truffles nowoczesne, funkcjonalne rozwiązanie. W pierwszej kolejności przeprowadzono wywiady ze 120 pracownikami Ogilvy and Mather z całego świata. Na podstawie ich wypowiedzi uznano, że nowe narzędzie przypominać ma serwis społecznościowy. Mając solidną podstawę dopracowano bardziej drobiazgowe funkcjonalności. Użytkownicy chcieli mieć dostęp między innymi do specjalnych grup dyskusyjnych z własnoręcznie modyfikowanym poziomem zabezpieczeń i prywatności. Zatrudnieni w agencji chcieli także w niektórych przypadkach mieć możliwość przeskakiwania „szczebli dowodzenia” – chcieli publikować treści wewnątrz usługi, bez uprzedniego zatwierdzania ich przez centralę.

Zobacz również:

• Telegram chce, aby z jego usługi zaczął korzystać biznes
• WordPress 6.5 trafia na rynek. Oto 5 najważniejszych zmian

Efekty prac zespołu IT przedstawiono w lutym tego roku. Nowe narzędzie wykorzystuje portal open-source autorstwa firmy Liferay. Działa jednak w prywatnej chmurze agencji. Narzędzie pozwala upraszcza komunikację między pracownikami Ogilvy and Mather i działa na podobnych zasadach jak popularne serwisy społecznościowe.

Pracownicy mogą tworzyć społeczności bazujące na konkretnej lokalizacji, wspólnych klientach lub innych tematach pozostających w kręgu ich zainteresowań. Zgodnie z sugestią zatrudnionych w agencji, poszczególne grupy dzielą się na takie, w których otwarto wyszukiwanie i udostępnianie treści, ale i takie, do których dostęp przyznawany jest przez przełożonych bądź założycieli grup. Inne, mogące zawierać poufne dane, nie pojawiają się w wynikach wyszukiwania i są dostępne tylko dla wyselekcjonowanej grupy użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami. Narzędzie posiada nawet wyszukiwarkę treści działającą w kilku językach. Potrafi ona w ramach jednego zapytania wyświetlić chociażby wyniki dla jednoznacznych słów „gas” i „petrol” lub innych, podobnych przypadków.

Przykład mający zachęcić pracowników do korzystania z narzędzia przyszedł z samej góry. CEO agencyjnego zespołu PR przeniósł swój blog wideo do firmowej usługi. Wysłuchanie opinii pracowników oraz udane zachęcanie ich do wykorzystywania nowości przyniosło odpowiednie skutki. Ruch w nowej usłudze wzrósł o 600% w porównaniu do tego, który odnotowano w przypadku Truffles i każdego dnia korzysta z niej około 20000 osób.

Rozwój narzędzia pokazał też jak efektownie zarządzać zespołem ekspertów rozsianych po całym świecie. Pracujący nad nim dział IT znajdował się w Kalifornii, architekturę projektowali ludzie z Nowego Jorku i Północnej Karoliny a testy wersji alfa przeprowadzono w Anglii. Stroną kreatywną zajęli się pracownicy firmy z Singapuru i Nowego Jorku, a testami językowymi ludzie z Niemiec i Chin. Część testów i zadań związanych z rozwojem usługi przejęły też zespoły z Mumbaju i Nowego Jorku.

Efektem prac tylu osób jest nie tylko udane narzędzie, ale i nagroda CIO 100 przyznawana firmom wyróżniającym się nadzwyczaj udanym wykorzystywaniem IT.