Portal społecznościowy, czyli jak ożywić platformę korporacyjną

Pierwszym krokiem do stworzenia wydajnego środowiska pracy jest zwiększenie zaangażowania użytkowników platformy, co można osiągnąć kilkoma prostymi zabiegami. Przede wszystkim, portal musi być atrakcyjny i przykuwać uwagę. W tym celu warto posłużyć się aplikacjami o lekko rozrywkowym charakterze. Pracownicy chętnie odwiedzą galerię zdjęć z wydarzeń firmowych, przeglądną aktualności czy forum z wpisami poświęconymi nie tylko kwestiom ściśle zawodowym – zwykle największym zainteresowaniem cieszy się dział Kupię/Sprzedam. Zbudowanie witryny pełniącej funkcje społecznościowe, gdzie znajdą się informacje o nowych i wyróżnionych pracownikach, urodzinach lub planowanych wydarzeniach towarzyskich z pewnością zmotywuje użytkowników do odwiedzania portalu, skąd większość z nich, choćby z ciekawości, przejdzie do sekcji biznesowych. Przeglądając cześć społecznościową portalu, użytkownicy oswajają się z jego obsługą i odważniej korzystają z pozostałych funkcji. Powoli SharePoint zaczyna stawać się ich podstawowym narzędziem pracy.

Sprawna praca z dokumentami

Dobrze zaprojektowane środowisko SharePoint świetnie sprawdza się jako narzędzie do zarządzania dużym wolumenem informacji i dokumentów. Platforma umożliwia stworzenie logicznej struktury informacji oraz przechowywanie plików w scentralizowanym systemie, na przykład w sekcji dedykowanej dla danego działu lub zespołu, co pozwala uniknąć sytuacji, w której w obiegu jest jednocześnie kilka wersji tego samego pliku i panuje niemałe zamieszanie.

Dzięki wbudowanemu wersjonowaniu dokumentów pracownicy mają pewność, że opublikowana treść jest zawsze aktualna, a w razie potrzeby będzie można wrócić do poprzednio udostępnionego wariantu. Innym udogodnieniem jest możliwość pracy z dokumentem na platformie bez konieczności dzielenia się nim z innymi użytkownikami – dokument jest wówczas widoczny jedynie dla autora, który może go opublikować dopiero gdy ostatecznie ukończy edycję.

Ostatnią, lecz stosunkowo największą zaletą technologii SharePoint jest jednoczesna edycja dokumentu przez kilka osób. W przeciwieństwie do innych narzędzi, użytkownik SharePoint pracujący z danym plikiem nie blokuje innym dostępu – pozostali pracownicy mogą współuczestniczyć w modyfikacji, a wszystkie wprowadzone zmiany lub dodane treści zostają wyróżnione kolorem i oznaczone nazwiskiem autora dla łatwej identyfikacji. Wszystkie te funkcjonalności zostały wprowadzone w jednym celu, jakim jest odejście od papierowych wersji dokumentów, a w konsekwencji znacząca redukcja kosztów związana z ich produkcją i przechowywaniem.

Automatyzacja procesów biznesowych

Nie ulega wątpliwości, że decyzja o zaangażowaniu nowoczesnych technologii to kamień milowy na drodze do produktywnego zarządzania. Optymalizacja procesów biznesowych, skrócenie czasu potrzebnego na ich przetworzenie oraz zmniejszenie nakładu pracy poświęcanego na tego typu operacje to tylko niektóre z założeń budowanych obecnie systemów informatycznych. Odejście od papierowych wniosków, ręcznych podpisów czy manualnej wysyłki wiadomości email jest naturalnym kierunkiem rozwoju dojrzałych firm. O wiele prościej jest wypełnić i następnie przesłać wirtualny wniosek lub formularz, jednak wymaga to odpowiedniego środowiska. I w tym wypadku z pomocą przychodzi SharePoint, oferujący wbudowany mechanizm przepływów pracy. Oprogramowanie to wspomaga prace grupową poprzez nadanie pracownikom odpowiednich ról w określonym procesie. Zgłoszenie wygenerowane przez użytkownika trafia do przełożonych, którzy akceptują je bądź odrzucają. Przepływy pracy, przedstawiane wizualnie w formie grafu, mogą mieć dowolną liczbę etapów, dlatego też okazują się przydatne nawet w skomplikowanych operacjach. Dzięki funkcjom automatycznego powiadomienia prześlą wiadomość na mail osoby odpowiedzialnej za kolejny krok.

Inną fundamentalną kwestią rozwiązywaną przez komputeryzację procesu jest znaczna eliminacja błędu ludzkiego. Zastosowanie gotowych słowników i zdefiniowanych przepływów pracy ogranicza ilość ręcznie wprowadzanych informacji, przez co prawdopodobieństwo popełnienia błędu jest minimalizowane. Stanowi to kolejne źródło oszczędności, gdyż pracownicy nie tracą czasu na poprawianie nieścisłości w formularzach czy wnioskach.

Posiadając elektroniczną wersję przepływu pracy użytkownik nie musi się już zastanawiać, jakie dokumenty oraz do kogo ma przekazać. Wszystkie potrzebne informacje odnajdzie w oknie przeglądarki, nie tracąc czasu na zbieranie i dostarczanie potrzebnych dokumentów do administracji. Jest to szczególnie ważne, jeśli oddziały firmy oddalone są od siebie o wiele kilometrów, a przesłanie papierowej wersji dokumentu zajęłoby kilka dni. Oczywiście dokumenty mogą zostać przesłane mailowo, jednak późniejsze znalezienie aktualnej wersji dokumentu lub osoby za nią odpowiedzialnej zajęłoby dużo czasu. Poprzez usprawnienie wspomnianych procesów decyzyjnych oraz automatyzację metod biznesowych, gwarantującą zmniejszenie nakładu pracy, a co za tym idzie także redukcję kosztów w firmie, SharePoint na pewno zyska wielu zwolenników w niejednej organizacji.

Zarządzanie uprawnieniami oraz danymi

Kluczem do efektywnego wykorzystania systemu jest możliwość szybkiego reagowania na pojawiające się trudności czy potrzeby. Na platformie SharePoint sekcja biznesowa może wspierać dział IT i w rezultacie być współodpowiedzialna za zarządzanie uprawnieniami. Po krótkim wprowadzeniu do narzędzia i zaznajomieniu się z jego specyfiką, obsługa nie powinna sprawiać problemów – interfejs jest przystępny i intuicyjny, zatem administrowanie bezpieczeństwem nie wymaga specjalistycznej wiedzy i może leżeć w kompetencjach team leaderów. W rezultacie czas reakcji na indywidualne zapotrzebowanie na dostęp do wybranych informacji drastycznie się skróci, gdyż proces ten odbywa się w ramach jednego zespołu. Co więcej, bezpośrednia modyfikacja ustawień zapewnia managerom przestrzeń do niezakłóconej pracy grupowej.

W sytuacji zaawansowanej współpracy użytkowników i dynamicznego charakteru wymiany treści należy pamiętać o konieczności okresowej kontroli uprawnień. Brzmi to groźnie i skomplikowanie, lecz w wypadku środowiska SharePoint wystarczy przeprowadzić prosty audyt i skorzystać z przejrzystych raportów opisujących obecne poziomy uprawnień zaimplementowane na portalu firmowym. Przeglądając proponowane przez platformę narzędzia ochrony danych, warto także zwrócić uwagę na możliwość zabezpieczenia informacji poprzez szyfrowanie dokumentów – zapewni ona, że pliki nie będą rozpowszechniane i nie trafią w niepowołane ręce, gdyż nie będzie można ich otworzyć poza środowiskiem firmowym. W ten sposób bezpieczeństwo danych w organizacji pozostanie niezagrożone.

Wyszukiwanie informacji

Wraz z rozwojem działalności firm rośnie również ilość witryn tworzonych na platformie oraz przechowywanych tam plików. W jaki sposób ułatwić użytkownikom poruszanie się po coraz bardziej złożonej strukturze SharePoint i dać im pewność, że zawsze znajdą to, czego potrzebują? Odpowiedzią na te pytania jest mechanizm wyszukiwania, który warto zbudować na portalu organizacji. Właściwa konfiguracja narzędzi wyszukiwania znacznie zawęża wyświetlane wyniki: przykładową funkcją mogą być filtry grupujące wyniki według tytułu, formatu lub autora pliku. By zoptymalizować opcję wyszukiwania, warto stworzyć własny słownik metadanych, którymi następnie opisuje się publikowane informacje – działa to podobnie do szeroko stosowanych obecnie tagów. Prócz tego typu rozwiązania, SharePoint oferuje również wyszukiwanie pełnotekstowe, analizujące występowanie danego słowa lub frazy w treści dokumentów. Używając tych funkcji, odnalezienie konkretnych informacji zawsze zakończy się powodzeniem. Jeżeli system informuje o braku wyników, oznacza to, że wyszukiwany element po prostu nie istnieje.

Podsumowanie

Istnieje wiele ścieżek prowadzących do usprawnienia platformy firmowej, co niesie ze sobą wymierne korzyści finansowe. Zarówno gotowe rozwiązania dostarczane wraz z pakietem SharePoint, jak i dedykowane aplikacje tworzone przez specjalistów pozwalają dostosować wygląd i funkcjonalność portalu do oczekiwań użytkowników. Możliwości rozbudowy i zwiększenia efektywności SharePoint są naprawdę szerokie i proste w realizacji, wystarczy jedynie wybrać te, które najlepiej sprawdzą się w danej organizacji.