Serwery Office: InfoPath i Forms Server 2007

W procesach biznesowych, opartych na przetwarzaniu formularzy i inteligentnej analizie danych (Business Intelligence), kombinacja InfoPath 2007 i Forms Server 2007 wydaje się niezwykle atrakcyjna.

W procesach biznesowych, opartych na przetwarzaniu formularzy i inteligentnej analizie danych (Business Intelligence), kombinacja InfoPath 2007 i Forms Server 2007 wydaje się niezwykle atrakcyjna.

Serwerami Office zajmiemy się z punktu widzenia możliwości podjęcia zadań przetwarzania formularzy, co być może jest najbardziej atrakcyjnym zastosowaniem dla SharePoint i Office. Rozpoczniemy od InfoPath 2007, następnie przyjrzymy się podstawowym funkcjom Forms Services zawartym w Office SharePoint Server, aby na końcu sprawdzić, co można osiągnąć z pełnym przetwarzaniem formularzy, jakie oferuje Forms Server 2007.

InfoPath 2007

Serwery Office: InfoPath i Forms Server 2007

InfoPath 2007 zapewnia wzorce formularzy, które łączą się z różnymi źródłami danych za pośrednictwem Forms Server 2007 lub SharePoint Server 2007 Enterprise

InfoPath to w pierwotnym zamyśle próba przekształcenia stosów papieru zalegających biurka w przedsiębiorstwach w bardziej zorganizowaną formę informacji elektronicznej, ale wraz z wersją 2007 można tę koncepcję trochę poszerzyć. Zamiast jedynie "elektronizować" formularze papierowe, InfoPath może przekształcić te formularze w żyjące dokumenty, gromadzące informacje, a nawet w narzędzia Business Intelligence. Dostęp do tych możliwości można uzyskać poprzez powiązanie formularzy InfoPath z istniejącymi danymi zaplecza przetwarzania - czasami InfoPath 2007 może to wykonać sam, bez zawracania głowy użytkownikowi, ale jest to znacznie łatwiejsze, jeżeli włączy się do tego SharePoint.

Praca z InfoPath przypomina trochę pracę z wizualnymi edytorami stron WWW, takimi jak FrontPage. Środowisko projektowe formularzy InfoPath zapewnia opcje typów pól czy źródeł danych z zaplecza przetwarzania, które użytkownik może umieścić w użytecznej dla siebie formie. Jednak nie jest to takie łatwe, jak się na pierwszy rzut oka wydaje. Microsoft podjął próbę ułatwienia tego procesu, dołączając do InfoPath kilka podstawowych wzorców formularzy i oferując Microsoft Forms Template Library, do którego użytkownicy InfoPath mogą uzyskać dostęp na witrynie Microsoftu.

Z biblioteki można sprowadzić cały wybór wzorców formularzy, w tym faktury, zamówienia, raporty projektów, tabele czasowe itp. Sprowadzając takie szablony i edytując je w celu przystosowania do własnych potrzeb, można sobie znacznie ułatwić zadanie tworzenia nowych formularzy - po prostu nie trzeba ich tworzyć od podstaw. InfoPath obsługuje także konwersję formularzy z Word i Excel 2007, używając nowego formatu pliku Office 2007 opartego na XML.

Edycja i zachowanie formularza w tym trybie są podobne do edycji stron WWW. Użytkownicy mogą manipulować wyglądem za pośrednictwem interfejsu graficznego i przydzielać źródła danych, które InfoPath automatycznie kieruje do Forms Definition File (.xfs) i odpowiedniego schematu XML (.xsd). Taki wizualny wygląd formularza zachowywany jest jako plik XML Transformation (.xsl), a wszystko to prowadzi do zbudowania tego szczególnego wzorca formularza.

Pod adresem InfoPath 2007 można jednak mieć kilka życzeń. Po pierwsze, Microsoft powinien uelastycznić dość wyraźne ukierunkowanie InfoPath na przedsiębiorstwo. Chociaż można powiązać Forms Server 2007 z infrastrukturą SharePoint małego lub średniego biznesu, to jednak InfoPath jest elementem wyłącznie edycji Enterprise Microsoft Office. Nie ma specjalnej wersji czy też opcji cenowej dla SMB. Można to uznać za niedopatrzenie, jeżeli weźmie się pod uwagę jak wiele małych i średnich przedsiębiorstw chciałoby stosować InfoPath jako narzędzie inteligencji biznesowej własnej produkcji.

Zmyślne formularze

Serwery Office: InfoPath i Forms Server 2007

Wypełniony formularz online

Jakie więc ważne mechanizmy zapewnia aplikacja InfoPath? Projektant formularza może wbudowywać zarówno funkcjonalność offline, jak i bezpośrednich mechanizmów online, tak aby użytkownik formularza mógł pracować z formularzami sprowadzanymi na własny desktop i zwracać dane w wygodnym dla siebie momencie. Formularze mogą być także dystrybuowane jako załącznik poczty elektronicznej lub zagnieżdżone w samej wiadomości - ten ostatni przypadek wymaga jednak, by odbiorca korzystał z Microsoft Outlook.

W obszarze bezpieczeństwa zapewniono pewne wyrafinowane możliwości, oferując zarówno podpisy cyfrowe, jak i przydział poziomu ufności dla formularza na poziomie domeny. Autor formularza może zastrzec akceptowanie przez formularz jedynie specyficznych rodzajów wprowadzanych danych (oferując zaufanie na poziomie domeny) lub pełne otwarcie, z pełnym zaufaniem. Podpisy cyfrowe pozwalają użytkownikowi na przydzielanie certyfikatów podpisów w odniesieniu do indywidualnych pól formularza. Oznacza to, że formularz może wymagać na swojej "drodze życia" specyficznych podpisów użytkownika, tworząc w ten sposób rodzaj bezpiecznego przepływu danych.

Projektanci mogą używać struktury .Net do budowania specjalizowanych formularzy lub ich fragmentów. Projektanci (lub użytkownicy) mogą także wykorzystywać języki skryptowe spoza .Net, ale w tym przypadku utracą niektóre możliwości prezentacji w środowisku Office. Mimo wszystko, taka możliwość zapewnia, że formularze InfoPath mogą być szerzej dostępne, za pośrednictwem weba, dla użytkowników niekorzystających z oprogramowania Microsoftu. Użytkownicy mają możliwość kontrolowania tej funkcjonalności za pośrednictwem wbudowanego wersjonowania, a formularze mogą być wyprowadzane, za pośrednictwem bezpłatnych wtyczek programowych, jako pliki Excel, Word lub PDF.

Przy większym doświadczeniu z InfoPath zaawansowani użytkownicy mogą wykorzystywać narzędzia, takie jak kontrola danych, warunkowe formatowanie, Logic Inspector i wspomniane wcześniej zewnętrzne źródła danych. Możliwości kontroli danych są takie same, jak w większości innych edytorów wizualnej prezentacji. Pozwalają one projektantowi wymuszać na użytkowniku wprowadzanie określonych wartości w pożądanym formacie i w określonym porządku. Są to m.in. obligatoryjne wypełnianie poszczególnych pól i wymagania, aby wprowadzane dane spełniały wymogi określonego formatu (np. data w formacie dd-mm-rrrr).

Warunkowe formatowanie pozwala projektantowi na zmianę wyglądu formularza wg kryteriów programowych, np. opcji wybranych w polu poprzednim, referencji użytkownika związanych z osobą wypełniającą formularz itp. Jeżeli użytkownik wypełnił formularz i wybierze np. konkretną nazwę oddziału zamiejscowego firmy, to pozostałe pola formularza mogą zmienić się, aby udostępnić opcje dostępne wyłącznie dla użytkowników z tego oddziału.

Logic Inspector jest w gruncie rzeczy narzędziem dla projektantów, służącym do odpluskwiania formularzy. Może on testować każdy z powyższych mechanizmów. Nie jest to jednak narzędzie dla początkujących czy nawet średnio zaawansowanych użytkowników InfoPath.


TOP 200