InfoPath 2007 i SharePoint Server 2007 Forms Basic

Powyższe mechanizmy są dostępne dla użytkownika InfoPath 2007 Client, bez potrzeby jakiegokolwiek wsparcia serwera. Jednak dodając do tej mieszanki Office SharePoint 2007, otrzymujemy nowy pakiet korzyści w postaci Forms Basic. Sprowadza się to do biblioteki dokumentów zaprojektowanych specjalnie do zarządzania formularzami InfoPath. Utworzenie jej jest proste i wymaga jedynie wybrania opcji Biblioteka Formularzy w menu Utwórz. Forms Basic udostępnia funkcje, które są korzystne dla większości użytkowników, ale korzyści te są szczególnie cenne w miejscach, w których wykorzystanie InfoPath jest intensywne.

Przede wszystkim do formularza można dołączyć opcje bezpieczeństwa oparte na bezpieczeństwie użytkownika SharePoint, włączając w to indywidualny dostęp, dostęp na poziomie grupy lub wydziału oraz wersjonowanie. I tak np. menedżer może zlecić pracownikom tworzenie formularzy, mając jednocześnie gwarancję, że pozostają one w zgodzie z ograniczeniami dostępu, jakie ma zespół.

Trzeba tu jednak zaznaczyć, że Forms Basic tylko przechowują i manipulują formularzami InfoPath używanymi z klientem Office 2007. Użytkownicy mają możliwość tworzenia części formularzowej bibliotek SharePoint, przepływu zadań oraz kryteriów wyszukiwania, z tym że mogą jedynie przeglądać i manipulować tymi formularzami z rzeczywistego klienta InfoPath. InfoPath nie obsługuje publikowania formularzy na witrynie webowej, ale tutaj z pomocą przychodzi SharePoint 2007 Enterprise lub Forms Server 2007.

InfoPath 2007 i Forms Server 2007

W tym miejscu należy się pewne wyjaśnienie. Nie trzeba kupować Forms Server 2007, jeżeli zakupiło się już MOSS (Microsoft Office SharePoint Server) 2007 Enterprise, ponieważ ten ostatni zawiera wszystkie mechanizmy Forms Server. Forms Server 2007 jest dla użytkowników MOSS Standard Edition, potrzebujących przetwarzania formularzy lub po prostu intensywnie wykorzystujących InfoPath, a którzy jednocześnie nie potrzebują całej reszty SharePoint Enterprise. Forms Server jest tak naprawdę kolejną wersją SharePoint Server z włączonymi wszystkimi zaawansowanymi mechanizmami przetwarzania formularzy.

Po zainstalowaniu, Forms Server wykorzystuje wszystkie mechanizmy SharePoint do przetwarzania formularzy InfoPath. Jeden z tych mechanizmów zapewnia użytkownikowi łatwy dostęp do innych dokumentów SharePoint w celu użycia ich jako zewnętrznego źródła danych w formularzach. Podłączenie InfoPath do zewnętrznego źródła danych jest bardzo proste - z menu "Narzędzia" wybiera się pozycję "Źródła danych" i definiuje właściwe źródło. Jednak SharePoint jeszcze bardziej ułatwia to zadanie, utrzymując wszystko w formacie Office i stosując własną strukturę bezpieczeństwa w odniesieniu do biblioteki. Forms Server ma także scentralizowany mechanizm zarządzania aplikacjami, który pozwala administratorowi na śledzenie, które dane i w których formularzach są używane w ramach całego zespołu, w tym również nałożone bezpieczeństwo, wersjonowanie i zasoby biblioteki dokumentów.

Co ważniejsze, Forms Server ułatwia wdrażanie formularzy w formatach wyświetlanych w innych miejscach niż InfoPath. Formularze publikowane w InfoPath mogą stać się częścią przeglądarkowego oglądu SharePoint dla witryn roboczych, witryn partnerskich i przepływu zadań. Istnieje nawet rozszerzenie mobilne dla handheldów - wszystko to wykonywane automatycznie bez angażowania użytkownika. Wystarczy zaprojektować formularz, opublikować go w SharePoint, a przetwarzanie formularzy MOSS wykona resztę.

To umożliwia nie tylko szersze gromadzenie danych, lecz także pozwala budować formularze InfoPath, które działają jako agenty gromadzenia danych Business Intelligence, wyświetlając uaktualniane wartości z innych formularzy InfoPath, jak również z zewnętrznych źródeł danych. Kosztuje to trochę pracy, ale małe i średnie firmy, a także mniejsze zespoły w dużych przedsiębiorstwach, mogą używać tego do budowania własnymi siłami całkiem wymyślnych narzędzi do pomiaru wydajności biznesu, bez konieczności wynajmowania analityków biznesowych czy projektantów.

Podsumowanie

Można uznać, że kombinacja InfoPath 2007 i Forms Server 2007/SharePoint Server 2007 Enterprise jest mieszanką o bardzo dużych możliwościach. Co prawda, wykorzystanie tych możliwości wymaga pewnego nakładu pracy. Praktycznie nie ma innej drogi w przekształcaniu papierowych formularzy na formularze elektroniczne dostępne za pośrednictwem InfoPath niż ponowne ich przepisanie, ale korzyści mogą być ogromne. Partnerzy biznesowi mają możliwość dodawania danych do witryn roboczych w sposób łatwy i zorganizowany, a dane mogą być przeglądane z dokładnością do minut za pośrednictwem weba w innych formularzach - poprzez InfoPath lub Excel (wykorzystując SharePoint Excel Services).

Wszystko to jest do wykonania w zespołach, które można określić jako "użytkowników zaawansowanych", czyli innymi słowy personel biznesowy, ale niekoniecznie programistów. Taka możliwość znacząco odciąża zespoły IT i w wielu przypadkach eliminuje potrzebę zatrudniania drogich analityków biznesowych czy konsultantów. Przy dostatecznej liczbie formularzy i prawidłowej wizji wdrożenia, Forms Server 2007 i SharePoint Server 2007 mogą na siebie bez kłopotu zarobić. Nie oznacza to, że personel IT nie musi poświęcać uwagi serwerom SharePoint i Forms. Oba serwery wykorzystują znaczące zasoby. Pozostawione bez kontroli mogą szybko stać się przyczyną kłopotów - dyski zapchane niewykorzystywanymi formularzami, różnorodnymi wersjami formularzy czy innymi podobnymi śmieciami. Dopuszczenie możliwości definiowania własnych witryn roboczych przez użytkownika i formularzy potrzebnych w tych witrynach jest rzeczą dobrą, ale zarządcy IT muszą czuwać nad tym, jak wiele witryn jest otwieranych i wymuszać ścisłe postępowanie według przyjętych w przedsiębiorstwie reguł, aby utrzymać infrastrukturę SharePoint w stanie zarządzalnym.