Seat upolowany

Aby usprawnić swoje kontakty i wymianę informacji z dealerami, Iberia Motor Company SA, importer samochodów Seat w Polsce, zamierza wdrożyć narzędzia automatyzujące ten proces. Jednym z planowanych projektów jest opracowanie dla każdego z nich osobnej strony WWW . Firma jest również w trakcie wdrażania zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem, który ma umożliwić wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w obrębie spółki.

Aby usprawnić swoje kontakty i wymianę informacji z dealerami, Iberia Motor Company SA, importer samochodów Seat w Polsce, zamierza wdrożyć narzędzia automatyzujące ten proces. Jednym z planowanych projektów jest opracowanie dla każdego z nich osobnej strony WWW . Firma jest również w trakcie wdrażania zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem, który ma umożliwić wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w obrębie spółki.

"Zwiedzając nie tak dawno przedstawicielstwo Seata w Wlk. Brytanii, byłem pod wrażeniem tego, co tam osiągnięto. Zastosowane rozwiązania pozwoliły tamtejszej spółce znacznie ograniczyć liczbę pracowników. Zautomatyzowano wiele czynności w taki sposób, że w kilka godzin jedna osoba wykonuje pracę, która nam zabiera wciąż kilka dni" - stwierdza Jan Gudaniec, dyrektor finansowy w Iberia Motor Company SA. Być może zazdroszcząc nieco swojemu angielskiemu odpowiednikowi, spółka postanowiła wdrożyć zintegrowany system informatyczny, wspomagający jej działalność. Zastąpi on obecnie stosowane rozwiązania napisane w Excelu, które ze względu na szybki rozwój firmy nie mogą zaspokoić jej potrzeb.

Automatyzacja przede wszystkim

Automatyzacja prac była powodem zarówno obecnych, jak i pierwszych zakupów informatycznych w Iberia Motor Company. Na początku swojej działalności, w 1993 r., firma sprzedała tylko ok. 400 samochodów. Nie potrzebowała więc zbyt zaawansowanych narzędzi informatycznych, które wspomogłyby działania jej pracowników. Pierwszym impulsem, który zmusił przedstawicieli IMC do wdrożenia nieco bardziej zaawansowanych technologii, było wprowadzenie kontyngentu dla importerów aut. "Aby podołać wymogom, musieliśmy w ciągu kilku godzin wystawić na jedną transzę zamówienia ok. 400 faktur, podczas gdy zwykle zajmowało to kilku naszym pracownikom ok. 3 dni" - wspominają przedstawiciele firmy.

Dlatego informatyzacja objęła najpierw proces wystawiania faktur, następnie zarządzanie magazynami i kolejne działy. Nadal jednak importer ten nie ma zintegrowanego systemu. Jego wdrożenie stało się konieczne teraz, gdyż z 400 rocznie, liczba sprzedawanych aut wzrosła w ubiegłym roku do ponad 12 tys.

Od przyszłego roku mają działać moduły finansowo-księgowy i obsługi sprzedaży Egerii oraz narzędzia do kontroli procesów logistycznych. Dzięki nim można będzie skuteczniej i szybciej śledzić dostawy. W przyszłości, być może jako nakładka na system, powstanie moduł planowania i budżetowania. "Posiadamy ściśle wydzielone ośrodki przychodów i kosztów. Dla każdego z działów planujemy budżet. Bardzo pomocne byłoby dla nas narzędzie dla tej sfery działalności" - mówi dyrektor finansowy IMC.

Elektroniczne faktury...

Dealer zostanie silniej włączony w cykl logistyczny hiszpańskiego Seata i Iberii Motor Company. "Zależy nam na jak najszybszym otrzymywaniu informacji od dealerów. Powodów jest wiele, ale jednym z nich jest fakt, że od momentu sprzedaży auta rozpoczyna się jego okres gwarancyjny. O fakcie tym musimy powiadomić jak najszybciej centralę w Barcelonie, gdyż oferujemy nasze usługi serwisowe dostępne dla klientów z Polski na całym świecie" - mówi Jan Gudaniec. Z Seatem w Barcelonie polska spółka porozumiewa się za pośrednictwem wewnętrznego systemu o nazwie Redro. Za jego pomocą wymieniane są informacje o zamówieniach, jak również dane finansowe.

Po wdrożeniu Egerii, co ma nastąpić z końcem tego roku, w momencie wystawienia faktury dla dealera informacja ta natychmiast znajdzie się w module finansowo-księgowym. W tej samej chwili obciążone zostanie jego konto rozliczeń, jak również zmniejszy się wielkość przyznanego mu kredytu kupieckiego. "Można powiedzieć, że od naszej strony, elektroniczny obieg informacji zostanie zamknięty" - stwierdzają przedstawiciele firmy. Aby jednak w pełni zautomatyzować i zdigitalizować obieg informacji, spółka chciałaby wdrożyć podobne rozwiązanie od strony dealera, żeby informacje o płatnościach dokonywanych przez jej partnerów w Polsce za wystawione faktury napływały drogą elektroniczną.

...i płatności

W tym zakresie Iberia Motor Company rozpoczęła współpracę z polskimi bankami. Kilka z nich, w tym Citibank i Vereinsbank, zaoferowało usługę o nazwie cash management. Umożliwiłaby ona zautomatyzowanie operacji polegającej na potwierdzeniu zapłaty za fakturę wystawioną dealerowi. Banki stworzyłyby w ramach rachunku importera Seata subkonta dla każdego z dealerów. Informacje o przekazanych płatnościach byłyby przekazywane za pośrednictwem systemu typu home banking. Być może proces ten ułatwi także wdrożenie wśród dealerów "okrojonej" wersji systemu Egeria, którą przygotowałby ComArch. Nad takim rozwiązaniem zastanawiają się obecnie przedstawiciele IMC.

Kontakt Via Internet

Warszawska spółka zamierza także zmienić nieco zasady współpracy ze swoimi partnerami. Z wyjątkiem dwóch, wszyscy z 45 dealerów Seata w Polsce mają dostęp do Internetu. Dotychczas informacje były wysyłane faksem raz w tygodniu, a z chwilą wprowadzenia poczty elektronicznej rozsyłane są raz dziennie. Jednak przedstawiciele Seata planują zachęcić dealerów do sięgania do danych na własną rękę, w momencie gdy tylko są one im potrzebne. Umieszczane będą one na specjalnie przygotowanej dla każdego z nich stronie WWW.

Dane będą aktualizowane w momencie wystąpienia dowolnej zmiany, np. w formie zamówienia. Znajdować się tam będą wszystkie potrzebne dealerowi informacje, oprócz wymienionej, także dotyczące np. wielkości przypadającego kredytu kupieckiego. Oprócz indywidualnych, powstanie również strona ogólnie dostępna, na której będą przechowywane informacje o dostępnych w magazynach Seata w Polsce samochodach. "Mamy nadzieję, że odciąży to nieco naszych pracowników, którzy w większości spędzają dzień przy telefonie, odpowiadając na pytania naszych partnerów" - stwierdza przedstawiciel IMC. "Z naszych doświadczeń wynika, że dealerzy bardzo często korzystają z naszej strony internetowej, mimo że znajduje się na niej, na razie, tylko kurs marki w stosunku do złotego, według którego obliczamy aktualną cenę samochodu. Zależy im, aby mieć stały dostęp do informacji. Nie będzie problemu z przekonaniem ich do nowego modelu współpracy" - konkluduje Jan Gudaniec.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200