Formalna decyzja o rozpoczęciu planowania projektu

Wyjaśnij wszystkie niejasności formalne i proceduralne, dokonaj przeglądu kontraktu, upewnij się, że wszyscy udziałowcy i sponsorzy mają ten sam punkt widzenia na projekt w najważniejszych kwestiach, wyrażonych jasno w udokumentowanych ustaleniach (kontrakcie/umowie). Uzyskaj od przełożonych pisemną zgodę na rozpoczęcie planowania projektu.

Definicja planowania projektu

Określ zakres projektu i szczegółową definicję celu, zidentyfikuj wszystkich udziałowców, nakreśl plan zarządzania wymaganiami, przygotuj ogólny plan prac, opracuj cykl życia projektu z podziałem na poszczególne fazy.

Definicja działań

Przeprowadź szczegółową analizę faz projektowych i stwórz listę działań projektowych, zaktualizuj plan prac, określ zależności czasowe (kolejność, zasady następstwa itp.) między poszczególnymi działaniami.

Szacowanie zasobów

Oszacuj czas wymagany do realizacji poszczególnych działań, określ zasoby (ludzkie i materialne) potrzebne do ich realizacji, zaktualizuj listę działań i ich wzajemne relacje.

Harmonogram projektu

Przygotuj szczegółowy harmonogram działań projektowych w formie tabeli, wykresu Gantta itp. Przeprowadź analizę i przygotuj odpowiednie wykresy/ zestawienia wykorzystania zasobów w czasie. Dodaj do harmonogramu niezbędne punkty kontrolne, przeglądy i odbiory produktów poszczególnych faz. Dla każdej fazy i całego projektu uwzględnij rezerwę czasu na ich zakończenie w razie niekorzystnych wypadków losowych.

Szacowanie kosztów

Oszacuj koszt ukończenia każdego z działań projektowych, uwzględniając wymagania, ograniczenia i ryzyko niepowodzenia.

Budżet projektu

Przygotuj plan wydatków w poszczególnych fazach i projekcję przepływów w czasie trwania projektu. Pamiętaj o oszacowaniu całkowitego kosztu projektu i zachowaniu rezerwy finansowej na obsługę sytuacji losowych.

Organizacja zespołu projektowego

Określ strukturę zespołu projektowego, jego liczebność, role, odpowiedzialność za poszczególne działania, wymagane poziomy kwalifikacji. Opracuj politykę zatrudniania, warianty kooperacji z klientem i podwykonawcami. Ustal hierarchię odpowiedzialności i uprawnień. Przygotuj plan niezbędnych szkoleń.

Planowanie jakości

Opracuj plan zapewnienia jakości w całym cyklu życia projektu, wyznacz pełnomocników ds. jakości i niezbędne zasoby. Skoryguj plan działań i kosztorys, jeśli będzie to niezbędne.

Minimalizacja ryzyka

Określ wszystkie możliwe źródła ryzyka niepowodzenia projektu, faz projektowych i poszczególnych działań, oszacuj ich wymierny wpływ na przekroczenie czasu, kosztu i jakości realizacji, zaplanuj działania minimalizujące ryzyko oraz przygotuj się do obsługi sytuacji, których nie przewidziałeś. Skoryguj plan działań i kosztorys, jeśli będzie to niezbędne.