Ryzyko jako koszt wdrożenia

Wycena ryzyka projektowego może dostarczyć podobnych emocji jak lektura dobrej powieści przygodowej. Pamiętajmy jednak, że gra toczy się o rzeczywiste pieniądze, o sukces firmy i wszystkich osób zaangażowanych we wdrożenie.

Ryzyko projektowe jest ważnym aspektem wyboru oferty. Jeśli na etapie wyboru rozwiązania nie weźmiemy pod uwagę kwestii ryzyka może okazać się, że tańsza opcja jest związana z dużym prawdopodobieństwem fiaska projektu. Nawet jeśli dwie oferty dotyczą wdrożenia tego samego systemu i opiewają na tę samą kwotę, należy wziąć pod uwagę, że dostawcy mogą różnić się pod względem doświadczenia i kompetencji - co oznacza, że różne jest prawdopodobieństwo sukcesu wdrożenia. Zadaniem osób zaangażowanych w wybór dostawcy jest minimalizacja prawdopodobieństwa niepowodzenia projektu. Niezbędna jest tu ocena ryzyka fiaska projektu - najlepiej wyrażonego w pieniądzu, co zapewni lepszą porównywalność ofert.

Dobra metoda oceny ryzyka to taka, która nie przysporzy dużego nakładu pracy i będzie możliwa do przeprowadzenia w oparciu o informacje zbierane w procesie wyboru ofert. Taką metodą jest metoda wartościowej wyceny oceny ryzyka, która polega na oszacowaniu wysokości nieprzewidzianych w ofertach kosztów, wynikających ze współpracy z danym oferentem. Bazuje ona na obszarach ryzyka, określanych na podstawie iloczynu wyrażonej w pieniądzu wartości, na którą powodzenie projektu (lub jego etapu) ma wpływ oraz prawdopodobieństwa wystąpienia niekorzystnego scenariusza. Kwotę, która przedstawia wyrażoną w pieniądzu kwotę określającą ryzyko realizacji projektu z danym dostawcą, należy dodać do ceny ujętej w ofercie. Warto pamiętać, że powodzenie wdrożenia systemu klasy ERP jest uzależnione także od czynników zależnych tylko od firmy - przygotowania, zaangażowania zespołu, czy poparcia zarządu. Na potrzeby tej analizy założymy jednak, że ryzyko wynikające z czynników wewnętrznych jest niezależnie od wyboru oferenta. Główne czynniki ryzyka to: nieuruchomienie systemu, przekroczenie planowanego budżetu, nieosiągnięcie oczekiwanych korzyści, opóźnienie w realizacji wdrożenia.

1. Nieuruchomienie systemu

Pierwszy obszar ryzyka opisuje sytuację, w której - wskutek przyczyn leżących po stronie oferenta - wdrożenie nie zostało zakończone startem produkcyjnym. Skalę ryzyka warunkuje m.in. funkcjonalność systemu i jego zaawansowanie technologiczne, a także skuteczność metodyki wdrożeniowej oraz doświadczenie konsultantów firmy wdrożeniowej. Aby ocenić prawdopodobieństwo niezakończenia wdrożenia, należy uzyskać informację, jaka liczba firm nie zakończyła wdrożenia z danym oferentem lub wycofała się z użytkowania danego systemu. Stosunek liczby tych firm do liczby rozpoczętych wdrożeń da nam współczynnik prawdopodobieństwa dla tego obszaru ryzyka. Najlepszym źródłem takich informacji będą listy referencyjne oferentów. Warto zwłaszcza skontaktować się z klientami oferenta wymienianymi w notatkach prasowych, a pominiętymi na listach referencyjnych.

2. Przekroczony budżet

Wydatkowanie większych środków niż pierwotnie planowano jest chyba najczęściej spotykanym obszarem ryzyka - niezależnie od wybranego rozwiązania klasy ERP. Jednocześnie szczególnie trudno jest obronić się przez taką sytuacją - w przypadku znacznego zaawansowania projektu zarząd firmy zwykle godzi się na przyznanie dodatkowych środków, byle tylko uruchomić system. Wykorzystując ten fakt dostawcom zdarza się pomijać niektóre kosztochłonne elementy projektu w formalnej wycenie i liczyć na wynegocjowanie dodatkowego budżetu już po rozpoczęciu projektu. Ustalenie wartości przekroczenia budżetu przez oferenta może być trudne. Dlatego też proponuję wartość podstawy tego obszaru ryzyka ustalić jako - wspólny dla wszystkich oferentów - procent wartości całkowitego kosztu wdrożenia, np. 30% wartości oferty. Z rozmów z klientami oferenta dowiemy się, czy wdrożenie zakończyło się w przewidzianym budżecie. Stosunek odpowiedzi negatywnych do ogółu badanych da nam wielkość naszego czynnika.

3. Niedostatek korzyści

Określenie wymiernych skutków niepowodzenia projektu w tym obszarze wymaga precyzyjnego zdefiniowania oczekiwanych korzyści z wdrożenia systemu. Korzyści z wdrożenia, osiągane w ciągu 1-2 lat, przewyższają jego koszt, dlatego też ich utrata jest dla firmy najbardziej dotkliwa. Dlatego też to właśnie ten obszar ryzyka należy uznać za najbardziej istotny. Drogą do oszacowania wartości prawdopodobieństwa jest z jednej strony - poznanie na ile system umożliwił osiągnięcie zakładanych celów u innych firm z podobnej branży, a z drugiej - wnikliwa analiza kompetencji konsultantów, która pozwoli ocenić, na ile ich wykształcenie i doświadczenie gwarantuje realizację wdrożenia zorientowanego na osiągnięcie korzyści biznesowych. Wartość możliwych do osiągnięcia korzyści zależy natomiast m.in. od funkcjonalności wybranego oprogramowania.

4. Opóźnienie w realizacji

Ryzyko odnosi się tu do sytuacji, w której system został uruchomiony, zakładane korzyści biznesowe będą osiągnięte, ale z istotnym opóźnieniem. Ten z pozoru mniej groźny obszar ryzyka nabiera szczególnego znaczenia w kontekście intensywnej walki konkurencyjnej. Wdrażając system ERP firmy liczą na osiągnięcie przewagi konkurencyjnej. Tymczasem przeciągające się wdrożenie daje rywalom szansę na zniwelowanie tej przewagi. Podstawę kalkulacji wartości ryzyka stanowi ta sama wartość, co w przypadku braku korzyści z wdrożenia, pomniejszona proporcjonalnie do wielkości opóźnienia. Prawdopodobieństwo wystąpienia określimy kontaktując się z dotychczasowymi klientami oferenta. Warto pytać, czy cała zakładana funkcjonalność ERP została uruchomiona w terminie określonym w ofercie i kontrakcie. Do czynników najmocniej wpływających na ten obszar zaliczyć należy jakość zarządzania projektem, oferowaną przez firmę wdrożeniową. Dlatego, analogicznie jak w przypadku oceny kompetencji konsultantów, warto poświęcić czas na poznanie zaproponowanej przez oferenta osoby kierownika projektu.

Andrzej Moskalik jest dyrektorem ds. współpracy z klientami w firmie BCC, specjalizującej się w projektach SAP oraz outsourcingu IT

Przykładowa kalkulacja ryzyka według przedstawionego w tekście wzoru jest dostępna w internetowym Centrum Aplikacji Biznesowych Computerworld.

www.computerworld.pl/aplikacjebiznesowe

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200