Ruch w dobrym kierunku

Ruch należy do nielicznych przedsiębiorstw, które prowadzą tak skomplikowane projekty IT i tak logicznie ze sobą powiązane. Można powiedzieć, że informatyka podniosła tę firmę z kolan.

FINALISTA KONKURSU: Handel i usługi

Jarosław Serba, dyrektor wykonawczy IT Ruchu

Dzięki modernizacji kas POS kioskarze za pośrednictwem jednej aplikacji zyskali łatwy dostęp do szerokiej gamy nowych produktów: doładowań GSM, płatności za rachunki, kart przedpłaconych. Spółka podniosła w ten sposób marżę z oferowanych produktów, przy równoczesnym obniżeniu kosztów.

Od stycznia 1919 r., kiedy na peronie dworca kolei wiedeńskiej w Warszawie otwarto pierwszy kiosk, przedsiębiorstwo Ruch przeżyło wiele rewolucji. Ostatnią w 2010 r., gdy ponad 55% akcji należących do Skarbu Państwa kupił fundusz Eton Park, co zakończyło prywatyzację spółki.

Bilans otwarcia nie wypadał korzystnie. 16 regionalnych oddziałów działało w stylu luźnej federacji. Każdy miał własną księgowość, prowadził niezależną politykę zakupową, po swojemu budował ofertę i po swojemu próbował ją sprzedawać. Jeśli centrala miała w ogóle jakieś informacje z regionów, to zwykle albo niepełne, albo zdezaktualizowane.

Nowy zarząd, powołany we wrześniu 2010 r., nawet nie był w stanie stwierdzić, co jest w Ruchu rentowne, a co nie. "W 99% to był efekt braku spójnych systemów: informacyjnego i informatycznego" - ocenia dyrektor wykonawczy IT Jarosław Serba, w Ruchu od października 2010 r.

W marcu 2011 r. ruszyły trzy wielkie projekty informatyczne.

ERP, workflow i księgowość

Ruch w liczbach

8 mln klientów każdego dnia

40% udziału w rynku kolportażu prasy

6 tys. tytułów prasowych w ofercie

23 tys. punktów, do których Ruch dostarcza prasę

3200 kiosków we własnej sieci

3200 kiosków ściśle współpracujących

Pierwszy obejmował zoptymalizowanie najważniejszych operacji spółki w dwóch obszarach: handlu produktami szybko rotującymi, czyli FMCG i finansowo-księgowym. Miało temu służyć wdrożenie ERP firmy SAP oraz elektronicznego obiegu dokumentów. W ten sposób miały powstać podstawy systemu informacyjnego spółki. Do właściwego spożytkowania informacji potrzebne było jedno centrum usług księgowych, które zastąpiłoby działy księgowe rozrzucone po regionach. Takie centrum powstało w październiku 2011 r., a trzy miesiące później nastąpił produkcyjny start systemów SAP oraz obiegu dokumentów.

Wdrożenie SAP doprowadziło do tego, że RUCH zyskał wspólną bazę podstawowych danych (asortyment, kontrahenci, sieć sprzedaży). Możliwe stało się szybkie raportowanie o sprzedaży FMCG. Z księgowości zniknęły papiery i ręczne przetwarzanie. Dokumenty powstają teraz online lub na podstawie danych z interfejsów do sprzedaży kioskowej, kolportażu i prenumeraty. Nawet faktury są weryfikowane i akceptowane elektronicznie.

Komputerowe kasy fiskalne

Tak zorganizowany system informacyjny wymaga sprawnego zasilania danymi. Ich dopływ miał zapewnić drugi projekt: wyposażenie punktów sprzedaży w nowoczesne kasy. Stanęły one w 3200 kioskach własnych Ruchu (kolejne 3200 jest prowadzonych przez ajentów, którzy sami decydują m.in. o kasach i części asortymentu; dodatkowo Ruch jest hurtowym dostawcą dla sklepów z sieci partnerskiej).

Wprowadzenie komputerowych kas miało też usprawnić sprzedaż. Każda transakcja zostaje zarejestrowana przez czytnik kodu kreskowego. Tak powstaje informacja o sprzedaży i zapasach w kioskach, która pozwala zoptymalizować zakupy centralne, np. przez ograniczenie dostaw tych, które słabo się sprzedają.

Wraz z nowymi kasami pojawiły się narzędzia do zarządzania sprzedażą (asortymentem, cenami, promocjami, z uwzględnieniem różnic lokalnych). Z kolei centrum usług księgowych zostało zasilone płynącymi z kas informacjami finansowymi. Automatycznie wyliczana jest prowizja sprzedawcy, gromadzone są informacje o wpłatach i wypłatach, anulowaniu paragonów czy godzinach pracy ajenta.

Kasy umożliwiają także wprowadzanie nowych usług (doładowanie kart płatniczych, usługi kurierskie, a nawet doładowanie baterii w telefonie).

Zarządzanie detalem

Skomputeryzowanie kiosków nie zdałoby się na wiele, gdyby w centrali nie wprowadzono odpowiednich systemów wsparcia. Dlatego działy odpowiadające za sprzedaż detaliczną wyposażono w narzędzia do analityki i zarządzania siecią kiosków. Tu także dział IT postawił na rozwiązania SAP: SAP Retail, SAP SCM, SAP Business Intelligence.

Taka platforma w połączeniu z nowoczesnymi kasami fiskalnymi umożliwia prowadzenie pełnej gospodarki magazynowej, zarządzanie zapasami i utrzymywanie ich odpowiedniego poziomu, optymalizację asortymentu, cen i marży, zarządzanie promocjami, ich rozliczanie i wreszcie usprawnienie wielu dodatkowych procesów na styku obszarów detalu, logistyki, hurtu, zakupów i księgowości.

Co dalej

Ruch wprowadza obecnie zmiany w procesach i narzędziach wspierających dział prasy, tak aby zwiększać sprzedaż i ograniczać zwroty. Rozwiązania, nad którymi pracuje dział IT, mają o ok. 40% zmniejszyć liczbę reklamacji.