Pierwsze wrażenia

Po uruchomieniu usługi pod adresem https://ready-os.com i zalogowaniu do systemu, od razu widać, że program wyróżnia się spośród innych rozwiązań. Użytkownik otrzymuje bardzo dopracowany i nowoczesny interfejs, który działa jak pulpit Windows. Już po kilku chwilach pracy i zapoznaniu się z obsługą, użytkownik doceni wysoką responsywność i sposób nawigacji pozwalający na uruchamianie wielu okien i interakcje między nimi (np. przenoszenie plików, wysyłanie linków). Trochę może zająć przejście przez konfigurację, ale za to później system nadrabia poprzez bardzo spójną i przemyślanie zaprojektowaną strukturę informacji, które podzielone są wg tego, co odnajdziemy w każdej rzeczywistej firmie, czyli:

• Klienci firmy – kartoteki z danymi firmy i wszystkimi powiązanymi informacjami,
• Struktura firmy - złożona z działów i stanowisk pracy,
• Teczki – segregatory, które przydziela się do działów,
• Sprawy – odrębne foldery dla każdego tematu wymagającego załatwienia, które rejestruje się w teczkach,
• Dokumenty i Terminarz – czyli pliki i skany oraz zadania, które można wiązać z Klientami lub Sprawami,
• Poczta – klient poczty email, z którego wybrane maile mogą stawać się dokumentami,
• Procesy – różnego rodzaju aktywności, które prowadzą dokument lub sprawę przez określoną wcześniej procedurę.

Instalacja aplikacji ze sklepu

Koncepcja systemu realizuje założenia wirtualnego biura (digital workplace), które pozwala na wydajne zorganizowanie pracy w firmie. W jednym miejscu pracownicy mogą się komunikować ze sobą, organizować pracę, zlecać zadania oraz realizować popularne procesy biznesowe poprzez udostępnione w AppStore aplikacje. Obecnie jest ich 10, ale jak podaje producent, wkrótce oferta będzie poszerzana.

Każda z wymienionych niżej aplikacji dostępnych w sklepie może być zakupiona oddzielnie i w dowolnym czasie:

• Faktury zakupu – obsługa procesu obiegu faktur
• Płatności – zarządzanie i eksport płatności do banku
• Wnioski urlopowe – pełna, zgodna z wszelkimi przepisami obsługa urlopów,
• Delegacje – kompletna obsługa delegacji krajowych i zagranicznych, od wniosku aż po rozliczenie,
• Wnioski zakupowe – obsługa procesu akceptacji i realizacji zakupów,
• Umowy – baza umów oraz proces przeglądu projektów nowych umów,
• Pipeline CRM – zarządzanie procesem sprzedaży, w tym przygotowywanie i akceptacja ofert,
• Projekty – zarządzanie projektami metodą Gantta i Kanban,
• Intranet – zorganizowana forma udostępniania ważnych dokumentów firmowych,
• Czas pracy – Lista obecności oraz ewidencja czasu pracy online

Opłaty za jednego użytkownika Ready każdej z aplikacji wahają się pomiędzy 5 a 10 zł za miesiąc, a więc za dość niewielką kwotę miesięcznego abonamentu firma otrzymuje dedykowane do obsługi wielu procesów narzędzie, które pozwala na zaawansowaną konfigurację, a równocześnie zapewnia sprawdzony przez wiele firm schemat (prekonfigurowany proces) który można dość łatwo wykorzystać do własnych potrzeb. Ustawienie większości procesów nie sprawi dużego problemu, nawet dla osoby, niebędącej informatykiem. Wystarczy znajomość dziedziny danej aplikacji, aby „połapać się” w opcjach konfiguracji. Dostępna jest również pomoc online w formie dość obszernej dokumentacji.

Zaczynamy od poczty email w systemie

W firmach w których ważne sprawy i dokumenty (w tym podpisane elektronicznie zamówienia i umowy) gromadzone są w skrzynce mailowej, pomieszane z mniej istotnymi wiadomościami coraz częściej odczuwa się problemy z wyszukiwaniem tych istotnych informacji.

Potrzebne do tego jest odpowiednie repozytorium, w którym można łatwo umieszczać takie ważne dokumenty. Pracownicy korzystający z Ready_™ mogą łatwo dodać w systemie dowolną skrzynkę email obsługującą protokół IMAP, aby po chwili móc korzystać z w pełni funkcjonalnego programu pocztowego w systemie. Choć początkowo porzucenie Outlooka wydaje się nieosiągalne, to jednak jak podaje producent, aż 55% użytkowników Ready_™ korzysta w systemie z poczty, a dla ponad 35% stanowi on jedyną poza telefonem platformę do obsługi emaili.

Dzięki temu różne procesy mogą łatwo być zasilane informacjami otrzymanymi mailem a co najważniejsze, odebrana poczta, wymagająca przesłania dalej, nie musi być już forwardowana do innych osób za pomocą maila, tworząc łańcuszki osób DW. O wiele łatwiej jest dodać dokument do sprawy i powiadomić o nim odpowiednie osoby, lub też przydzielić zadanie z mailem, które będzie widoczne w kalendarzu z odpowiednią datą i linkiem do emaila. Można również pozwolić systemowi na automatyczne automatyczne przydzielenie otrzymanej poczty do kartotek klientów na podstawie rozpoznanego adresu nadawcy. Szacuje się że wykorzystanie tej technologii, pozwala zaoszczędzić nawet 2/3 miejsca na serwerach pocztowych!

Testujemy pracę grupową – eliminacja wielu narzędzi

W wielu firmach można obecnie zauważyć problem polegający na tym, że część pracowników woli jeden komunikator, część drugi. Stosuje się różne narzędzia do przechowywania i wspólnej pracy na dokumentach, a czasem nawet różne niepołączone ze sobą kalendarze. Wiele narzędzi, nawet jednolicie stosowanych, to też wiele interfejsów, konieczność przełączania się między nimi i bałagan w zadaniach rozrzuconych po wielu miejscach. Jak zauważają firmy, to także wydłużony czas wdrażania nowych pracowników.

Rozwiązaniem tego problemu jest scentralizowany i prosty w obsłudze pakiet obejmujący wszystkie potrzebne narzędzia pracy grupowej: pocztę, kalendarz, czat i firmową bazę plików. Bardzo przydatny jest również mechanizm powiadomień emitowanych z komentarzy, które użytkownicy mogą dodawać do różnego typu obiektów: dokumentów, zadań czy np. wpisów w kalendarzu dotyczących spotkań.

Bardzo użyteczne jest to, że wszystkie wpisy w kalendarzu a także dodawane maile i pliki można łatwo przypisać do kartotek klientów i spraw. Bazę klientów można wczytać z przygotowanego wcześniej pliku Excel, a foldery ze sprawami możemy założyć poprzez konfigurację tzw. kategorii spraw i teczek. Wydaje się to nieco trudne na początku, ale po niedługim czasie można to docenić, bo dzięki temu otrzymujemy bardziej przemyślaną strukturę folderów, która będzie czytelna w bardzo długim terminie. Każdy wie jak trudno jest utrzymać ład i porządek na dysku komputera czy wspólnym dysku sieciowym, gdzie możemy zbyt łatwo dodawać foldery - najczęściej wtedy, kiedy nie mamy wiele czasu, przez co tworzymy je niekonsekwentnie. Już po kilku miesiącach, zaczynamy się gubić w nich, a po kilku latach stwierdzamy, że trzeba założyć je od nowa.

Zaproponowane rozwiązanie zapewnia utrzymanie porządku przez długie lata, dlatego warto poświęcić nieco czasu na przygotowanie dopasowanego do swojej firmy zestawu kategorii i przydzielenia ich do poszczególnych działów firmy. W takich teczkach następnie pracownicy mogą już dowolnie wg swoich potrzeb zakładać kolejne foldery a dokładnie sprawy, w których przechowywane są dokumenty.

Podsumowanie

Pakiet programów Ready_™ sprawia niezwykle duże wrażenie. Widać system jest dopracowany i przemyślany. Posiada przyjemną w odbiorze szatę graficzną, ale nie są to wodotryski. Każdy element wydaje się mieć swoje miejsce i funkcję. Poszczególne aplikacje łatwo się instaluje, a ich konfiguracja choć czasem dość złożona – jest intuicyjna. Dość szybko otrzymujemy więc kompleksowy pakiet do pracy w firmie zastępujący wiele różnych narzędzi. Jego największą zaletą staje się wówczas to, że system faktycznie staje się cyfrowym biurem: środowiskiem pracy i komunikacji, które dodatkowo jest niezależne od tego, gdzie się znajdujemy. A to chyba przyświecało autorom systemu o czym więcej można znaleźć na stronie https://ready-os.com/pl/cyfrowe-biuro/. Polecamy!