Razem łatwiej

Pięć lat temu grupa medialna ZPR zdecydowała się na integrację działów IT wszystkich spółek. Rozproszone działanie utrudniało realizację dużych projektów i podwyższało koszty. W tym czasie Dział IT przeprowadził kilka ciekawych wdrożeń.

Metryczka:

Firma: Grupa ZPR (ZPR SA, Time SA, Murator SA, Supermedia, SMI, IDM i inne)

Branża: Rozrywka, media, gry losowe

Marki: Radio Eska, Eska Rock, Wawa, Vox; telewizja: kanały DVB-T Polo TV, Eska TV oraz szereg kanałów muzycznych w internecie; prasa: Super Express, magazyny Murator, Podróże, Żagle, Architektura, Dobre Wnętrze i in. Największy polski operator salonów gier i kasyn (kilkadziesiąt koncesji na prowadzenie kasyn w Polsce). Usługodawca internetowy (ok. 300 km światłowodów w Warszawie), agencji interaktywnych, sprzedaży reklam w internecie, badań.

Zatrudnienie: 3000 (we wszystkich spółkach grupy)

Zatrudnienie w dziale IT: działy odpowiedzialne za help desk i administrację: 30 osób, zespoły programistów:- ok. 30 osób

Przychody: 2 mld zł

Pięć lat temu przed Piotrem Cichockim, dyrektorem informatyki i wiceprezesem zarządu w grupie medialnej Zjednoczone Przedsiębiorstwa Rozrywkowe, postawiono zadanie: zintegrować IT w całej grupie medialnej. Skala przedsięwzięcia niemała - ok. 3 tys. pracowników w całej grupie, 2,5 tys. komputerów, kilka osobnych działów IT. Do tej pory każda spółka grupy ZPR, w tym Wydawnictwo Murator, Radio Eska, Supermedia, SMI, miały własny dział IT zajmujący się utrzymaniem infrastruktury, własne serwerownie, infrastruktury sieciowe, sieci LAN i WAN. Każda kierowała się swoją strategią rozwoju w zakresie IT, miała własne metody kontaktów z użytkownikami. Koszty działania IT były wysokie, były problemy z realizacją dużych projektów, rozwiązywano te same problemy.

Wąskie gardło

W ZPR pracuje ok. 200 osób zajmujących się sprawami technicznymi, w tym programiści tworzący gry na automaty, ogólnopolski serwis kasyn, które należą do grupy, specjaliści od światłowodów duży dział IT, gdzie od czasu integracji pracują osoby z różnych części grupy. Pracownicy IT poszczególnych spółek pracują razem i wymieniają się informacjami.

Proces integracji IT powiązany z modernizacją niektórych elementów infrastruktury był skomplikowany i długotrwały, realizowany na dużą skalę. Same stacje radiowe należące do spółki to kilkadziesiąt oddziałów regionalnych, do których trzeba pojechać, zobaczyć, jak działa IT, przekonać je do nowego sposobu pracy. "Utrudnieniem jest tryb pracy mediów. Radio musi działać 24 godziny na dobę przez siedem dni w tygodniu. Wiele zmian technologicznych trzeba przeprowadzać w soboty. Sobotnia noc okazała się jedynym, niewielkim okienkiem, kiedy mogły być przeprowadzane duże zmiany infrastrukturalne" - opowiada Piotr Cichocki. Największym problemem były kwestie organizacyjne. Każda spółka musiała pogodzić się z nowym porządkiem: IT nie jest już wewnątrz firmy, ale wspólne w ramach grupy i obsługuje kilka firm. Wymagało to zdobycia dużego zaufania. "Proces takich zmian z ludzkiego punktu widzenia nie jest łatwy. Ale po jakimś czasie ludzie widzą plusy standaryzacji" - mówi Cichocki.

Potrzebny system wydawniczy

Piotr Cichocki, dyrektor informatyki i wiceprezes zarządu w grupie medialnej ZPR

Utrudnieniem modernizacji stacji radiowych jest tryb pracy mediów. Radio musi działać 24 godziny na dobę przez siedem dni w tygodniu. Sobotnia noc okazała się jedynym, niewielkim okienkiem, kiedy mogły być przeprowadzane duże zmiany infrastrukturalne.

W czasie kilkuletniej integracji dział IT przeprowadził kilka ciekawych projektów. Jednym z nich była zmiana systemu wydawniczego, który automatyzuje składanie pism należących do wydawnictwa. W firmie jest kilkanaście redakcji przygotowujących magazyny drukowane, każda przygotowuje materiały wg własnego schematu. Wykorzystanie tych materiałów w mediach elektronicznych lub ponowny druk w innych publikacjach wymaga dodatkowych działań. Firma potrzebowała nowego systemu, który zorganizowałby pracę w redakcjach i zachował materiały redakcyjne w postaci ustrukturalizowanej, gotowej do ponownego użycia w dowolnym medium.

Przymiarki do wdrożenia trwały wiele lat. Problemem były wygórowane ceny takich systemów. Dodatkowym problemem było przekonanie, że tego typu projekt wiąże się jedynie z ogromnymi kosztami. "Wszystkie przeszkody udało się pokonać. Trwa właśnie próbne wdrożenie własnego systemu wydawniczego. To owoc pracy bardzo wielu osób z firmy. Doświadczenia wykorzystane przy projektowaniu zostały zebrane na kilku nieudanych próbach. Dział projektów wewnętrznych poświęcił wiele godzin na rozmowy z użytkownikami, programiści dopracowali kwestie ergonomii. Jak to się uda, będzie to duży sukces całego zespołu" - mówi Piotr Cichocki.

Mało realne, a jednak się udało

Podobne problemy stały przed działem IT w przypadku systemu rozliczeń bezgotówkowych w automatach do gier. "Firma od dawna chciała wdrożyć taki system, jednak koszt jego zakupu był zbyt duży. Samodzielne wykonanie zawsze uważano za mało realne. Postanowiłem jednak rozpocząć projekt przygotowania systemu z wykorzystaniem jak największej liczby istniejących już w firmie komponentów" - opowiada Piotr Cichocki.

Po kilku miesiącach pracy trzech zespołów udało się zaprojektować rozwiązanie, wyprodukować terminale, napisać oprogramowanie na terminale i serwery, uruchomić prototyp i kasyno testowe. Trudnością była konieczność obsługi karty przypominającej kartę debetową. Gracz w kasie kasyna zasila ją pieniędzmi, a później używa jej w różnych automatach. "System wdrożyliśmy już w trzech kasynach i planujemy kolejne wdrożenia. A na początku wydawało się to mało realne" - uśmiecha się Cichocki.