Obecnie firmy stają się coraz bardziej niezależne od powierzchni biurowych. Do tej swoistej wirtualizacji przedsiębiorstwa niezbędne są narzędzia oferowane przez UC: rozproszony geograficznie system telefonii IP o spójnej strefie numeracyjnej (np. numery warszawskie dla pracowników rozproszonych po całej Polsce), możliwość śledzenia dostępności współpracowników, współdzielenie pulpitów umożliwiające pracę nad tym samym dokumentem. UC oferuje nowe możliwości pracy - telepracę, obniżenie kosztów biurowych, podróżowania i czasu.

Firmy zaczynają dostrzegać, że początkowo spore wydatki na systemy wideokonferencji i telepracy mogą się całkiem szybko zwrócić i zacząć przynosić policzalne korzyści. "Nowoczesne systemy Telefonii IP oraz UC z pewnością mogą okazać się pomocne przy pracy osób z różnych dziedzin biznesu i nauki - mówi Grzegorz Dobrowolski z Cisco. "W siedzibach Cisco na całym świecie mamy 171 instalacji Cisco Telepresence (także w Polsce), łącznie przeprowadziliśmy już ponad 61 tys. spotkań. Oszczędziliśmy w ten sposób ponad 68 mln USD tylko na kosztach podróży.".

Jednak w przypadku zarówno małych firm, jak i tych, które korzystają z podstawowej funkcjonalności (VoIP czy fax-over-IP), inwestycje w zaawansowane i tym samym drogie systemy UC nie są ani konieczne, ani opłacalne. Mogą one ograniczyć się albo do niedrogich bramek VOIP, albo skorzystać z hostingu VoIP. Nemertes Research na podstawie wywiadu przeprowadzonego z 65 dyrektorami IT opracowało podstawowe wytyczne przy wdrażaniu UC w firmach:

• planowanie wstępne, uwzględniające aplikacje i funkcjonalności, z jakich firma chce korzystać, oraz przewidywany rozwój przedsiębiorstwa;
• oszacowanie kosztów początkowych, operacyjnych związanych z pracami nad opracowaniem projektu, konfiguracją i testowaniem oraz kapitałowych na zakup central, telefonów, licencji;
• określenie wydatków na zakup narzędzi monitorująco-zarządzających i szkolenia personelu;
• prognozowanie oszczędności na połączeniach międzynarodowych i pomiędzy oddziałami;
• zmniejszenie kosztów zarządzania dwoma systemami IP i PBX, możliwe redukcje personelu;
• w firmach z rozproszonymi oddziałami centralne umiejscowienie aplikacji i baz danych prowadzi do zmniejszenia kosztów licencji i ich utrzymania.

<hr>

Olgierd Wisiorowski dyrektor ds. strategii i marketinguSiemens Enterprise Communications

Myślę, że osiągnęliśmy w Polsce taki poziom rozwoju, że nie ma już pytania, "czy powinienem zastosować VoIP?", ale jak szybko uruchomię ten projekt. VoIP stał się w tej chwili sprawą oczywistą. Istotniejszym jest pytanie: czy w tej chwili infrastruktura w mojej firmie jest do tego gotowa? I to jest właśnie jeden z czynników, który ma wpływ na ilość wdrożeń i szybkość "proliferacji" tego rozwiązania, gdyż projekt VoIP staje się zależny od szerszego projektu modernizacji sieci, co jest zawsze poważnym projektem w skali przedsiębiorstwa.

Kolejnym etapem rozwoju firmy w kierunku otwartej komunikacji jest wdrożenie rozwiązań Unified Communications. Do tego, aby takie wdrożenie można było uznać za udane i skuteczne, bardzo ważną rzeczą jest zrozumienie, czym jest UC. O ile wprowadzenie VoIP było projektem infrastrukturalnym (inna sieć transmisyjna) i ma charakter taktyczny (obniżanie kosztów połączeń, kosztów administracji itp.), o tyle projekt UC jest projektem strategicznym i ma zasadniczy wpływ na organizację pracy i procesy w firmie. I to właśnie jest jedno z największych wyzwań, jakie stoją przed dostawcami rozwiązań: pokazać, że UC jest rozwiązaniem autentycznie wspierającym biznes. Wyzwanie dla użytkowników to dostrzec i zrozumieć, że UC ma realny wpływ na to jak dzisiaj pracujemy, jak kontaktujemy się z rynkiem i jak sprostać wyzwaniu związanemu z ogromną ilością informacji, jaka do nas dociera.