Efektem projektu reorganizacji było wydzielenie tej części IT, która odpowiada za utrzymanie systemów Merlin.pl, i zorganizowanie jej pracy na nowo. Liczebność komórki odpowiadającej za rozwój aplikacji została znacznie ograniczona. Dziś trwają dyskusje, jak zorganizować ją w nowej formule współpracy z dostawcami zewnętrznymi. Nie zdecydowano jeszcze, które dziedziny technologii Merlin.pl będą rozwijane wewnętrznie, a które zostaną zamienione na gotowe rozwiązania, które dziś dostępne są już na rynku, a których - w chwili startu tego e-sklepu - na rynku nie było. Najdalej za pół roku wszystkie te kierunki zostaną określone, a firma wejdzie na nowe tory rozwoju systemów, i to nie tylko związanych z rozwojem systemu widzianego przez klientów, ale też systemów obsługujących magazyn, kompletację towarów i obejmujących obsługę 250 tys. różnych pozycji asortymentowych, które każdego roku pojawiają się w Merlin.pl.

Do tej pory informatyka skonstruowana była w ten sposób, że utrzymanie i rozwój ustawicznie się mieszały i nie było metody na ich rozdzielenie. "Teraz jasno określiliśmy elementy związane z utrzymaniem systemu i członków zespołu za to odpowiedzialnych. Zarząd firmy ma pełną wiedzę o tym, jakich potrzebujemy kompetencji i pewność co do tego, że gdy działowi IT przyjdzie przejąć system stworzony przez firmę zewnętrzną, to będzie w stanie to zrobić" - twierdzi Anna Bogdańska. Reorganizacja polegała nie tylko na przejrzeniu kadr, określeniu funkcji poszczególnych pracowników i sprawdzeniu posiadanych przez nich kompetencji, ale też na określeniu zasad przyjmowania drobnych zleceń na udoskonalenie systemu, wyznaczeniu poziomów świadczenia usług przez IT, czy określeniu kluczowych wskaźników dotyczących działania systemów. W zasadzie nie wprowadzono znaczących obciążeń "biurokratycznych", ale firma jest dziś w stanie ocenić, czy poziom reakcji IT na pojawiające się problemy jest odpowiedni, a strona zlecająca wie wreszcie, co właściwie dzieje się z jej zleceniem, dzięki czemu wzrósł poziom zaufania, którym zlecający darzą wykonawców.

Najtrudniejsze momenty

"Niewątpliwie najtrudniejszym elementem projektu było zarządzanie relacjami z pracownikami. Kiedy zaczyna się reorganizacja, ludzie wpadają w panikę, przestają myśleć o swoich zadaniach, bo koncentrują się głównie na negatywnych projekcjach przyszłości. W ten sposób straciliśmy dwie osoby, których wcale nie zamierzaliśmy zwalniać" - mówi Anna Bogdańska. "Wiadomo było, że w ostatecznym rozrachunku kilka osób straci pracę, ale jednocześnie potrzebowaliśmy w tej sytuacji zaangażowania całej załogi - dla dobra firmy" - dodaje.

Nie mniejsze obawy menedżerów reorganizujących IT od strony biznesowej budziła możliwość "wywrócenia się" systemów w trakcie reorganizacji. Odpowiedzialność za ciągłość działania przerzucono więc na firmę Infovide-Matrix, która od początku uczestniczyła w projekcie w charakterze doradcy i wykonawcy zmiany. "Mogłoby się okazać, że gdyby ten proces się nie powiódł, to nie mielibyśmy wystarczającej wiedzy, aby przywrócić ciągłość działania systemów, co oznaczałoby ogromne straty dla nas. Infovide-Matrix przejrzała więc wszystkie posiadane przez nas systemy, opisała je i wzięła za nie odpowiedzialność na wypadek awarii w okresie przemian" - wyjaśnia Anna Bogdańska.

Projekt, który zakończył się w styczniu br., powiódł się. Nie było żadnych problemów z działaniem systemów. Co prawda, na kilka miesięcy nastąpiło zahamowanie w rozwoju jego funkcjonalności, ale jednocześnie Merlin.pl pewniej stanął informatycznie na nogi. I wie dziś, na czym stoi.