Często niezbędny jest wybór oprogramowania i dostawcy usług w drodze formalnego przetargu. Przygotowanie go, a zwłaszcza wymagań przetargowych na system, a następnie jego przeprowadzenie jest sprawą trudną. Na pewno nie dla informatyków, amatorów w tej dziedzinie i również nie dla radców prawnych z przedsiębiorstw. Trzeba do tego wynająć sprawdzonych fachowców. Inne postępowanie prowadzi zwykle do kłopotów i dużych strat finansowych, a w przypadkach spornych przedsiębiorstwa z dostawcą ze złą umową w ręku możemy tylko rejestrować straty.

Zebranie ofert od potencjalnych dostawców

Można zwrócić się do kilku znanych przedsiębiorstwu firm - potencjalnych dostawców oprogramowania i usług o przedstawienie ich ofert. Jeżeli nie opracowano uprzednio wymagań na system, to tylko od dobrej woli handlowców potencjalnych dostawców zależy, jaki zakres oprogramowania i usług zostanie zaoferowany.

Negocjacje handlowe dotyczą zwykle tylko ceny. Ciągle bowiem ona - a nie cechy funkcjonalne - jest najistotniejsza. Do niedawna dość często przedsiębiorstwa kupowały to, co bardziej skutecznie reklamowali handlowcy. Takie podejście prowadziło często do nietrafionych inwestycji, takich jak: kupno dla małego przedsiębiorstwa oprogramowania przydatnego dla międzynarodowej korporacji, kilkakrotna zmiana oprogramowania w przedsiębiorstwie w czasie kilku lat w rytm zmian w zarządzie, kupno oprogramowania taniego, ale średnio przydatnego dla konkretnego przedsiębiorstwa. Właściwą metodą jest przygotowanie zapytania ofertowego i rozesłanie go do wybranego wstępnie grona potencjalnych dostawców. Zapytanie i poprzedzająca je analiza mogą być wykonane siłami własnymi lub przez wyspecjalizowaną firmę konsultingową.

Istotny jest wybór potencjalnych oferentów. Po serii ostatnich fuzji i akwizycji ich liczba istotnie zmalała. Kilka dużych firm dysponuje oprogramowaniem - według ich opinii - przydatnym dla wszystkich, niezależnie od branży, rodzaju działalności i wielkości. Doświadczenia praktyczne pokazują, że to co jest dobre dla dużej korporacji, jest zbyt skomplikowane i trudne w obsłudze dla małej i średniej firmy. Należy zwrócić uwagę na oferowane przez takie firmy zachodnie wersje - zwykle okrojone - pakietów oprogramowania pierwotnie przeznaczonych dla dużych przedsiębiorstw. Doświadczenia z ich zastosowania nie są zbyt zachęcające. Pozostało jednak kilka firm zorientowanych na obsługę średnich przedsiębiorstw. Rozwija się także prężnie kilka firm polskich mających tę przewagę, że ich oprogramowanie jest dostosowane do warunków działania w Polsce.

Uwarunkowania wyboru

Wiele pożytecznych informacji o różnych systemach oprogramowania dostępnych na polskim rynku oraz firmach konsultingowych świadczących usługi wdrożeniowe można znaleźć w corocznym Raporcie Specjalnym Tygodnika Computerworld Systemy ERP/MRP II, ukazującym się w czerwcu. Jego wyniki dostępne są na stroniehttp://www.erpstandard.pl .

Jeżeli nie opracowano wymagań na system, to można spodziewać się całego szeregu problemów, z których pierwszy to brak możliwości oceny merytorycznej oferowanego oprogramowania i na skutek tego arbitralny wybór oprogramowania przez nie zawsze kompetentne osoby. Ze względu na bardzo duże prawdopodobieństwo niewłaściwego wyboru nie wróży to dobrze powodzeniu projektu. Taka sytuacja powtarza się dość nagminnie, podobnie jak zdziwienie kierownictwa, gdy projekt kończy się klęską.

Projekt źle zdefiniowany na początku zwykle jest już nie do uratowania. W najlepszym wypadku powstanie kulawa proteza za duże pieniądze. Przykładem może być zainstalowanie w przedsiębiorstwie produkującym wyroby o dużej liczbie wariantów oprogramowania, które nie ma mechanizmu pozwalającego konfigurować wyroby dla poszczególnego zamówienia klienta, bez konieczności tworzenia w bazie danych opisu konkretnej struktury wyrobu. Wtedy np. w tkalni wytwarzającej tkaniny bawełniane w kilkudziesięciu kolorach, pięciu szerokościach i dziesięciu rodzajach wykończenia oraz dodatkowo z nieograniczoną liczbą nadruków trzeba przechowywać i zarządzać danymi setek tysięcy poszczególnych wersji tkanin. Staje się to szybko kosztowne i nieprzydatne. Zastosowanie opcji konfiguratora pozwala na tworzenie wariantu wyrobu, który "żyje" w bazie danych do momentu zrealizowania i rozliczenia konkretnego zamówienia klienta.

Innym przykładem może być zastosowanie oprogramowania przeznaczonego do obsługi produkcji dyskretnej - typu części maszyn - w przedsiębiorstwie o produkcji ciągłej, np. spożywczej (drobiarstwo czy rozlewnie napojów pracujące na liniach produkcyjnych). Procesy planowania, śledzenia realizacji produkcji, kontroli jakości i liczenia kosztów w obu typach produkcji są drastycznie różne i nic na to nie można poradzić. Na poziomie obsługi sprzedaży lub zakupów może to być nierozeznanie potrzeby obsługi specyficznych kontraktów i zakresu niezbędnych prac oraz brak oszacowania nakładów na ten cel. Błędny wybór to niepowodzenie i strata czasu oraz pieniędzy.

Wprowadzanie zmian i uzupełnień

Inną, nagminnie występującą słabością jest panująca w przedsiębiorstwach opinia, że my jesteśmy wyjątkowi i system informatyczny trzeba dostosować do naszych zwyczajów i obecnych potrzeb. Należy przyjąć, że oprogramowanie współczesnych systemów ERP jest opracowywane z wykorzystaniem najnowszej wiedzy przez wybitnych specjalistów z zakresu organizacji i budowy systemów IT. Systemy te nastawione są na obsługę procesów gospodarczych w przedsiębiorstwie lub szerzej w zintegrowanym łańcuchu dostaw SCM .

Próba dostosowywania ich do tzw. specyfiki przedsiębiorstwa, często działającego na zasadach z połowy XX w. (to nie przesada), jest porównywalna z żądaniem przeróbki fraka na siermięgę. Niestety, to typowe szkodnictwo u siebie, za własne pieniądze. Właściwie dobrany system IT powinien z reguły obsłużyć nie mniej niż 90% potrzeb przedsiębiorstwa. Pozostałe 10% trzeba będzie obsłużyć indywidualnie lub może okazać się, że dla części z nich ich obsługa ma marginalne znaczenie dla przedsiębiorstwa. Występujące u nas wśród niektórych konsultantów tendencje do namawiania przedsiębiorstw, aby żądały od dostawców oprogramowania standardowego rozległych zmian i uzupełnień jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia, nie mają podstaw poza zwiększeniem zakresu i kosztu prac wdrożeniowych. Za wprowadzenie w nowej wersji tych samych zmian trzeba zapłacić ponownie!

Weryfikacja oferentów

Sprawdzenie przydatności oprogramowania dla przedsiębiorstwa to dopiero część pracy. Istotne jest, aby dokładnie zweryfikować informacje o pozycji oferenta na rynku, a w szczególności:

Jaka jest wiarogodność oferenta (referencje, wdrożenia, kadra konsultantów itp.)? W tym wypadku nie należy dać się uwieść magii nazwy dostawcy. Znane są przypadki dużych uchybień, wręcz szalbierstw popełnianych w kraju przez firmy wielce szacowne i cenione na świecie. Niestety, nie są to tylko historie z przeszłości.