Przeżyj urlop bez awarii w firmie

W czasie wakacji można sprawdzić, czy dział IT jest w stanie poradzić sobie w sytuacji, gdy kluczowi pracownicy są nieobecni.

Dzisiaj potrzeba czasu wolnego zeszła na dalszy plan, tłumiona przez konieczność bycia niezbędnym i chęć przetrwania w pracy. Taka sytuacja jest szczególnie bolesna dla działów IT, które przez biznes postrzegane są jako wysoce dyspozycyjne, a to uderza w dużym stopniu również w menedżerów i szefów tych działów.

Jednak nie tylko pracownicy IT doświadczają ograniczeń w realizacji planów urlopowych - wynika z sondażu przeprowadzonego pod koniec maja 2011 r. przez CareerBuilder, jeden z największych internetowych serwisów rekrutacyjnych na świecie. Spośród ankietowanych 5600 amerykańskich pracowników aż 24% musiało pracować, podczas gdy ich rodziny jechały na wakacje. Z kolei 16% poświęciło w poprzednich latach swój urlop, bo nie miało czasu go wykorzystać.

Problem wakacji w firmie jest o wiele poważniejszy, niż się wydaje. Aż 30% respondentów, którzy tego lata chcą wyjechać na wakacje, zadeklarowało, że w czasie urlopu będą pozostawać w kontakcie z firmą. Kolejne 30% ankietowanych stwierdziło, że na wakacje zabierze ze sobą pracę biurową.

Wakacyjna smycz

Statystyki, takie jak przytoczone powyżej, napełniają niepokojem ekspertów obserwujących branżę IT. Prawdą jest, że obecne systemy IT stały się niezbędne dla operacji biznesowych, ale ich właściwe funkcjonowanie nie powinno spoczywać na barkach jednej osoby. Tym bardziej takiej, która przebywa akurat na wakacjach, jest chora albo po prostu w danej chwili niedostępna z innych powodów.

To zły znak, jeśli firma nie jest w stanie przetrwać bez szefa przez tydzień. Taka sytuacja uświadamia ogromne ryzyko polegania wyłącznie na jednej osobie. Na równi ze zdrowym funkcjonowaniem firmy za sprawą roli odgrywanej przez IT należy traktować też zdrowie personelu informatycznego. Eksperci przestrzegają, że wśród pracowników, którzy nie wykorzystują urlopów, znacznie częściej dochodzi do wypalenia zawodowego. Nawet najbardziej wydajni pracownicy w końcu tracą koncentrację.

W czasie wakacji można sprawdzić, czy departament IT jest w stanie poradzić sobie w sytuacji, gdy kluczowi pracownicy są nieobecni. Gdy jednak do tego już faktycznie dojdzie, bardzo często działy IT takie egzaminy sromotnie oblewają. Efekty mogą być albo komiczne, albo bardzo poważne, ale zawsze są gwałtowną pobudką dla całej organizacji przez uzmysłowienie potrzeby posiadania lepszego planu na wypadek wyjazdu menedżera IT na wakacje.

Dobre rady dla niezastąpionych

Na kilku zabawnych przykładach pokazujemy, jak świetne wakacje zamieniły się w koszmar. Na szczęście ich bohaterowie potrafili wyciągnąć właściwe wnioski. Warto się z nimi zapoznać, by lepiej przygotować się mentalnie na własne wakacje lub wspomóc właściwą organizację stanowiska pracy przed kolejnym urlopem.

Pamiętaj, aby pokazać zastępcom podstawy

Matthew Laping jest jedynym pracownikiem departamentu IT Almuni Research w niewielkiej miejscowości Holiday na Florydzie. W razie urlopu jego obowiązki w firmie, zajmującej się publikacją spisów absolwentów, przejmuje obeznany z technologią dyrektor generalny oraz specjalista do spraw danych, który jest również zaawansowanym użytkownikiem. W takich wypadkach Laping, nim opuści miasto, zazwyczaj przekazuje im klucze do serwerowni i wykaz haseł administratora.

Kilka lat temu, gdy wybrał się z córkami na wakacje do oddalonego o dwie godziny jazdy Orlando, okazało się, że to zbyt mało. Krótko po przyjeździe na miejsce Laping odebrał telefon od dyrektora, który poinformował go, że jeden z serwerów dostarczających usługę sieciową dla 300 klientów firmy nie działa.

Po podłączeniu się do serwera ze swojego notebooka w lokalnym barze kanapkowym sieci Panera (dobrze znanej wśród podróżujących po Stanach Zjednoczonych za sprawą darmowego Wi-Fi) Laping stwierdził, że serwerowa karta sieciowa musi zostać wyłączona. Oznaczało to, że serwer powinien być ponownie uruchomiony, co wymagało jedynie naciśnięcia właściwego przycisku. Problem w tym, że nikt w biurze nie potrafił go odnaleźć.

Zarówno CEO, jak i zastępujący Lapinga specjalista zaczęli się irytować, gdyż nie mogli znaleźć potrzebnego przycisku. Ta maszyna była bowiem serwerem rackowym firmy Dell, przystosowanym do montażu w szafie, a nie w konfiguracji wieżowej, z którą byli lepiej zaznajomieni. W rezultacie obaj wielokrotnie wciskali przycisk odpowiedzialny za regulację wyświetlacza, a nie włączanie i wyłączanie urządzenia. Brak pożądanego efektu spowodował, że w końcu wpadli w panikę.

Ostatecznie wszyscy razem zgodzili się, że najprostszym sposobem zaradzenia całej tej sytuacji będzie powrót Lapinga do firmy i własnoręczne rozwiązanie problemu. Nasz bohater musiał więc jechać dwie godziny tylko po to, aby nacisnąć właściwy przycisk. Gdy tylko serwer uruchomił się po restarcie, Laping wsiadł ponownie do samochodu i znowu ruszył w drogę.

Lekcja na przyszłość

Nawet mając dostęp do inteligentnych urządzeń, usług bezprzewodowych i technologii VPN, nie każdy problem da się rozwiązać zdalnie. Zadbaj o to, aby twoi zastępcy znali podstawy, takie jak choćby to, w jaki sposób wyłączyć serwer.

Nie zapomnij delegować swoich uprawnień decyzyjnych

W noc poprzedzającą Święto Dziękczynienia w 2011 r. T.J. Whelana dzieliło kilka minut od wejścia do domu swoich teściów, do których jechał z rodziną. Po dwóch godzinach podróży z Waszyngtonu do Wilmington w stanie Delaware, około godziny 9 wieczorem, gdy tylko samochód znalazł się na przydomowym podjeździe, telefon Whelana ożył za sprawą nadchodzących SMS-ów. Pochodziły one od administratora sieci z waszyngtońskiej firmy prawniczej, w której Whelan piastuje stanowisko Managera, czyli menedżera systemów informatycznych.

Wiadomości sygnalizowały brak łączności z klastrem Microsoft Exchange, co oznaczało, że prawnicy z dwóch amerykańskich i dwóch zagranicznych biur zostali całkowicie odcięci od poczty elektronicznej. Whelan pamięta nawet, że przeglądając listę alarmów, natknął się na jeden wyróżniający się wpis: "Jesteśmy udup@ni!".

Whelan skontaktował się z administratorem sieci, który także powinien być już w drodze na święta, ale nie udało mu się nawet wyjść za próg domu. Z rozmowy dowiedział się, że nastąpiła poważna awaria w sieci SAN zawierającej zasób Exchange’a. Kłopot w tym, że choć pomoc techniczna firmy Dell potwierdziła usterkę dysków, to nie mogła określić, kiedy ewentualne części zamienne będą dostępne. Były to bowiem starsze modele, które firma planowała wymienić w nadchodzących miesiącach.

Jako MIS Manager Whelan był jedyną osobą zdolną nadzorować proces wymiany dysków z firmą Dell, gdyż tylko on miał wszystkie dowody zakupu i gwarancje. Wskutek tego spędził większość poranka Święta Dziękczynienia, rozmawiając przez telefon z serwisantami Della. Zaraz potem, po szybkim świątecznym posiłku, spakował rodzinę do samochodu i wrócił do Waszyngtonu.

Tam z miejsca udał się do firmy, gdzie wspólnie z administratorem sieci podjęli decyzję o rozpoczęciu odbudowy środowiska Exchange’a na zapasowym serwerze, nie czekając, aż Dell zdoła dostarczyć nowe części. Do południa następnego dnia serwer Exchange został odtworzony. Zdaniem Whelana, najlepsze było jednak to, że większość pracowników w Stanach Zjednoczonych nawet nie odczuła, że podczas świątecznej przerwy coś było nie tak.

Tego lata Whelan wybiera się z rodziną w podróż do Europy. Jego żona już teraz zabroniła mu wszelkich kontaktów z firmą podczas wakacji. Czy to się uda? Zobaczymy.

Lekcja na przyszłość

Zawsze sprawdzaj, czy informacje kontaktowe dostawców i gwarancje zakupionego sprzętu są łatwo dostępne dla twoich współpracowników. Pamiętaj także, że zbyt długa zwłoka z unowocześnianiem sprzętu może prowadzić do przerwania urlopu.

Wyznacz swojego bezpośredniego zastępcę i poinformuj o tym wszystkich#

W ciągu swoich 39 lat pracy dla waszyngtońskiej firmy CareFirst Blue Cross Blue Shield J. Alan Gray przeżył wiele wakacyjnych przesileń. Udało mu się wyciągnąć z nich kilka lekcji. Jedną z nich pamięta do dziś. Lata temu usterka bazy danych przeszkodziła mu w surfowaniu podczas urlopu na Viginia Beach.

Wszystko zaczęło się niewinnie. Po zauważeniu problemu z bazą danych, kluczową dla towarzystwa ubezpieczeniowego i generowania codziennych raportów, jeden z pracowników operacyjnych próbował skontaktować się z Grayem. Niestety, była to sobota, więc kontakt ograniczył się do pozostawienia mu wiadomości na telefonie domowym.

Następnego dnia do przebywającego na wakacjach Graya zaczęły docierać niepokojące informacje za pośrednictwem pagera. Jednodniowe opóźnienie w przepływie informacji znacząco pogorszyło sytuację w firmie.

Dzięki połączeniu się przez modem ze swojego laptopa i krótkiej rozmowie z dostawcą bazy, Grayowi udało się naprawić usterkę. Niestety, później musiał przetworzyć wszystkie wpisy danych z dni poprzednich i bieżącego, a to wymagało czasu. Problem w tym, że ówczesna technologia opierała się na połączeniu telefonicznym. Gray nie zwrócił się do obsługi hotelowej z prośbą o odblokowanie połączeń międzymiastowych, gdyż wiedział, że łączył się z darmowym numerem. Hotel nie rozpoznał jednak, że jest to połączenie wolne od opłat i kilkukrotnie odcinał telefon w pokoju Graya. Każdorazowo musiał schodzić do recepcji i prosić o ponowne połączenie. Choć sytuacja wydaje się komiczna, wtedy Grayowi nie było do śmiechu.

I pomyśleć, że gdyby departament operacyjny działał zgodnie z przyjętymi procedurami i już na początku kłopotów zawiadomił wyznaczonego zastępcę, zamiast próbować skontaktować się z Grayem osobiście, nie doszłoby przez noc do nasilenia się problemów. Choć Gray wie, że ktoś inny mógłby z łatwością poradzić sobie z całą sytuacją, to jednak przyznaje, że i on przyczynił się do zaognienia problemu. Nie pamięta bowiem, czy poinformował dział operacyjny, że wyjeżdża z miasta.

Lekcja na przyszłość

Przed spakowaniem bagaży mianuj swojego bezpośredniego zastępcę (a może i zastępcę zastępcy) i upewnij się, że wszyscy w firmie znają tych ludzi i potrafią do nich dotrzeć.