Na rynku IT, naznaczonym przez turbulencje, inflację i niepewność gospodarczą, proces zawierania umów z dostawcami produktów i usług technologicznych stał się znacznie trudniejszy dla dyrektorów ds. IT.

„Managerowie IT mogą zauważyć, że ceny rosną bez towarzyszącego im wzrostu korzyści, ale dostawcy technologii - mniej zależni od jednej branży lub geografii - przyjmują twardsze stanowisko w sprawie umów”, mówi nam Achint Arora, partner w dziale pricing assurance w Everest Group. „Ceny rosną, a negocjacje stają się coraz trudniejsze” - zgadza się Melanie Alexander, starszy dyrektor analityk w zespole Gartnera ds. sourcingu, zamówień i zarządzania dostawcami. „Sprzedawcy nie udzielają takich samych zniżek, jakie dawali wcześniej”.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT

Ewoluujące przepisy związane z prywatnością danych, suwerennością danych i odpowiedzialnością sztucznej inteligencji dodatkowo komplikują sprawy, ponieważ klienci i dostawcy wypracowują odpowiedzialność i koszty spełnienia coraz bardziej rygorystycznych wymagań.

Co więcej, umowy technologiczne są często wielowarstwowe. Dostawca SaaS, z którym negocjujesz, może być ograniczony przez swoje własne umowy z dostawcami IaaS i dostawcami usług IT. „Największymi wyzwaniami są dziś złożoność i zgodność z przepisami” - mówi Brad Peterson, partner w biurze Mayer Brown w Chicago i lider globalnej praktyki transakcji technologicznych. „Zakres technologii i dostawców rozrasta się. Technologie takie jak sztuczna inteligencja oraz procesy takie jak agile sprawiają, że trudniej jest wiedzieć, jakich zobowiązań szukać. Grupa interesariuszy wciąż się powiększa”. Modele cenowe i metryki mogą być również złożone, co utrudnia zrozumienie, kiedy mogą pojawić się dodatkowe koszty, mówi Alexander. Rzeczywiście, arytmetyka może być wręcz nieprzejrzysta. „Niektóre umowy są skonstruowane jak czarna skrzynka z ograniczonym wglądem w elementy składowe i ich wpływ handlowy” - mówi Arora, dodając, że nabywcy z ograniczonym dostępem do danych rynkowych są w niekorzystnej sytuacji podczas negocjacji. „Strona sprzedająca ma zazwyczaj przewagę informacyjną”.

Możliwości technologiczne, często dostarczane przez strony trzecie, są nieodłącznie związane z działalnością biznesową i wzrostem, dlatego umowy zawierane przez liderów IT ze swoimi dostawcami i usługodawcami mają znaczenie strategiczne, co sprawia, że skuteczne negocjacje są kluczowym czynnikiem różnicującym nie tylko dla IT, ale i dla biznesu.

CIO.com rozmawiał z ekspertami od transakcji technologicznych, którzy żyją i oddychają umowami i cenami, o najlepszych działaniach, jakie mogą podjąć liderzy IT, aby skutecznie negocjować z dostawcami w celu uzyskania pożądanych rezultatów. Oto ich 10 najważniejszych wskazówek:

Rozpoznaj znaczenie umowy

Umowa prawna między sprzedawcą a klientem nie jest tylko dokumentem stojącym na drodze do rozpoczęcia pracy; nadaje ton relacjom i oczekiwaniom dotyczącym wydajności sprzedawcy. Jeśli to, czego szukasz, nie jest w umowie, to się nie stanie. „Największe błędy wydają się wynikać z zastosowania podejść, które odniosły sukces wewnętrzny w różnych organizacjach” - mówi Peterson. „To powoduje, że lider IT nie docenia roli umowy jako fundamentu relacji i znaczenia zachęt, kultury i biznesu dostawcy dla sukcesu umowy”.

Przewidzieć czas na rozmowy

Dochodzenie do warunków wymaga czasu, który liderzy IT powinni uwzględnić w procesie i wszelkich oczekiwaniach biznesowych dotyczących tego, jak szybko umowa może zostać zrealizowana. „Często widzimy, że liderzy IT nie dają wystarczająco dużo czasu na udane negocjacje” - mówi Arora. „Osiągnięcie porozumienia typu win-win wymaga cierpliwości od obu stron”.

Jest to szczególnie ważne w przypadku odnawiania umów as-a-service. „Zaniedbanie śledzenia dat odnowienia kontraktu nieuchronnie skutkuje małą ilością czasu na skuteczne negocjacje” - mówi Alexander. „Proaktywnie zarządzaj odnawianiem umów dotyczących konserwacji i wsparcia oprogramowania, a także odnawianiem umów SaaS, i zapewnij sobie wystarczająco dużo czasu, aby naprawdę ocenić, jak te umowy pasują do Twojej mapy drogowej technologii”.

Szukaj wielowymiarowej wiedzy i wkładu

Wiele problemów może się pojawić, gdy osoby prowadzące negocjacje są odłączone od tych, którzy realizują umowę, uważa Marc Tanowitz, partner zarządzający w dziale doradztwa i transformacji w West Monroe. „Powoduje to pewne tarcia, ponieważ operacje, które są skonceptualizowane w umowie, niekoniecznie trafiają do zespołu realizującego. To może ostatecznie osłabić zaufanie i wartość dostarczaną klientowi”, mówi Tanowitz.

Przed przystąpieniem do negocjacji z jakimkolwiek dostawcą dział IT musi porozumieć się z innymi liderami biznesowymi w sprawie głównych celów, apetytu na ryzyko i standardów, według których należy oceniać warunki transakcji – zanim jeszcze dojdzie do podpisania umowy na produkt lub usługę. „Sourcing IT to sport zespołowy”, twierdzi Peterson. Transakcje przeprowadzane wyłącznie przez użytkowników biznesowych mogą być technicznie nieuzasadnione. Zakupy dokonywane wyłącznie przez specjalistów ds. zaopatrzenia mogą obniżyć koszty, ale rozczarować użytkowników. Zakupy dokonywane wyłącznie przez działy IT zapewniają najnowocześniejszą technologię, ale często wiążą się z wysokimi kosztami i ryzykiem prawnym. Dlatego liderzy IT powinni stworzyć zespół doradczy - lub przynajmniej uzyskać odpowiedni wkład - przy podejmowaniu decyzji o kluczowych punktach transakcji. Peterson radzi więc, aby stworzyć zespół, w którym reprezentowani będą nie tylko przedstawiciele IT, ale także użytkownicy, operacje, finanse, zaopatrzenie i prawo. „Wcześnie zasięgnij porady specjalistów, aby uniknąć kosztownych pułapek” - mówi Peterson. Dodatkowo „prowadź świadomy, wydajny, skuteczny proces zaprojektowany tak, aby podejmować dobre decyzje, budując jednocześnie dobre relacje”.

Cena to nie wszystko

Czy jest to największy błąd, jaki Tanowitz widzi w negocjacjach z dostawcami? „Zbytnie skupianie się na cenie - na przykład na postrzeganym najniższym koszcie - zamiast na wartości” – i dodaje, że nabywcy z branży IT, którzy współpracują z dostawcami usług w celu stworzenia pełnych rozwiązań, które stanowią wartość dodaną dla ich przedsiębiorstwa, osiągają wyższy poziom zadowolenia w relacjach z dostawcami usług IT.

Nabywcy IT mogą myśleć, że zawarli dobrą umowę, jeśli uda im się przekonać sprzedawcę do obniżenia ceny. Ale to prawie nigdy nie jest prawda. W rzeczywistości niskie ceny mogą być ostrzegawczą czerwoną flagą - wskazówką ukrytych kosztów, które pojawią się później lub zaniżonych rozmiarów transakcji przez sprzedawcę. „Umowa, która jest wyceniona zbyt nisko, może mieć większy negatywny wpływ niż przepłacanie” – uważa Arora.

Odrób pracę domową

„Rozważ benchmarki, normy rynkowe i strategię przed wejściem do pokoju negocjacyjnego”, to rada Amy Fong z Everest Group. Cena powinna być częścią oceny przednegocjacyjnej, ale nie głównym czynnikiem. „Zbuduj holistyczny pogląd na dostarczanie usług i rozważ czynniki poza kosztami, takie jak wydajność, efektywność i zarządzanie ryzykiem”- mówi Fong.

Zdecyduj o swoim podejściu do negocjacji

„Jedną z powszechnych skarg jest sytuacja, gdy któraś ze stron uważa, że negocjacje to wygrana/ przegrana” - mówi Arora. „Ma to tendencję do kierowania się strategią negocjacyjną opartą na pozycji”. Przyjmowanie jednostronnego stanowiska służącego własnym potrzebom, domaganie się wyników lub stawianie ultimatum może uprościć proces lub go przyspieszyć, ale nie sprzyja współpracy. „W rzeczywistości często skutkuje to dzieleniem różnicy z obiema stronami, które idą na kompromis w kwestii korzyści” - mówi Arora. Skuteczniejsze są negocjacje oparte na interesach. W tych ramach obie strony pracują nad zrozumieniem potrzeb, pragnień i problemów do rozwiązania przez drugą stronę. „Chociaż ten dodatkowy wysiłek może być trudny do wykonania - dekonstrukcja i analiza stanowisk może być skomplikowana i zniuansowana - proces ten skupia się bardziej na rozwiązywaniu problemów”, wyjaśnia Arora.

Rezultatem jest lepsza dystrybucja wartości i zazwyczaj silniejsza relacja z dostawcą. Poszukiwanie wzajemnych korzyści, uzgodnienie sprawiedliwych warunków i zawarcie zrównoważonego kontraktu powinno być celem, mówi Fong.

Nie zamykaj się w klatce oczywistych rozwiązań

Nabywcy IT często kończą negocjowanie umowy jako celu samego w sobie, zamiast spojrzeć szerzej na sposób generowania wartości biznesowej. Na przykład mogą skupić się na podpisaniu umowy dotyczącej IaaS, zamiast szukać niezawodnej platformy do uruchamiania konkretnego oprogramowania.

Nawet gdy negocjacje zaczynają się na poważnie, na początku opłaca się odłożyć na bok kwestię cen. „Zaprojektuj właściwe rozwiązanie z punktu widzenia biznesu przed negocjowaniem ostatecznej ceny. Pozwól dostawcom usług na zróżnicowanie w oparciu o unikalne aktywa lub narzędzia lub akceleratory, które mogą wnieść do operacji”- radzi Tanowitz.

Mogą istnieć alternatywne a sensowne modele transakcji. „Kupujący powinni przestać uciekać od bardziej złożonych modeli handlowych, takich jak umowy oparte na wynikach. Omawianie umów opartych na wynikach z dostawcami usług powinno być decyzją strategiczną, nastawioną na lepsze wyniki biznesowe dla obu stron”- mówi Arora.

Uzyskaj kompleksową wycenę i połóż nacisk na ochronę kosztów

Nawet jeśli liderzy IT przyjmują podejście typu win-win do zawierania umów z dostawcami, ważne jest, aby chronili swoje interesy. Zaczyna się to od upewnienia się, że otrzymujesz od dostawców ceny „all-in”, aby wyeliminować niespodziewane koszty, mówi Peterson. Alexander zaś radzi, aby naciskać na ochronę kosztów w umowach i odnowieniach. „ Niektóre umowy, w których brakuje takiej ochrony, spowodowały wzrost opłat rocznych od 5% do 20% - czasami nawet wyższy. Należy koniecznie negocjować limity podwyżek odnowień, chronić się przed ukrytymi kosztami oraz uwzględniaćelastyczność w modelu cenowym lub długości okresu obowiązywania umowy. Tanowitz zaleca również „twarde okablowanie” wszelkich usprawnień w zakresie produktywności i oszczędności kosztów w umowach z dostawcami, aby zapewnić ich realizację.

Wykorzystaj zmienność gospodarczą

Dynamika makroekonomiczna zmienia się szybciej niż kiedykolwiek, a liderzy IT powinni zadbać o to, aby ich umowy dostosowywały się do czasów. „W miarę przechodzenia od stanu rozpędzonej, nowoczesnej gospodarki opartej na technologiach do recesji, liderzy IT mają ogromne możliwości optymalizacji kosztów poprzez zawieranie umów z dostawcami IT” - mówi Peterson. „Stosuj zwinne podejście oparte na dźwigni negocjacyjnej, którą uzyskasz w okresie spowolnienia. Skoncentruj energię negocjacyjną na tym, co w przeszłości pokazało, że są to 'punkty finansowe' w negocjacjach, jednocześnie budując na przyszłość”.

Zrób plan wyjścia z inwestycji

Tak jak założyciele startupów mają jasny plan wyjścia, gdy rozpoczynają działalność, tak samo CIO powinni mieć plan wyjścia, gdy podchodzą do umowy z dostawcą. „Liderzy IT muszą rozumieć, co będzie potrzebne, aby uwolnić się od tego dostawcy i, co równie ważne, kiedy będą mogli” - mówi Alexander. „Zapewnij płynne przejście do innego rozwiąż\ania, włączając do umów ekstrakcję danych i pomoc w przejściu”.

Źródło: CIO