Przepływy sterowane automatycznie

Systemy automatyzujące przepływ pracy i dokumentów stają się standardowym elementem aplikacji do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwami.

Systemy automatyzujące przepływ pracy i dokumentów stają się standardowym elementem aplikacji do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwami.

Obieg dokumentów, przepływ danych i informacji w przedsiębiorstwach w coraz większym stopniu opiera się na narzędziach informatycznych. Systemy typu workflow, zarządzające i kontrolujące przebieg pracy, przez długi czas stanowiły odrębną kategorię oprogramowania. Choć na rynku nadal istnieje mnóstwo produktów software'owych, dedykowanych do sterowania przepływem zadań w ramach firmy, to elementy workflow można już znaleźć praktycznie w każdym systemie wspomagającym pracę przedsiębiorstwa - ERP, CRM, i innych.

Ekspansja workflow

Systemy workflow umożliwiają automatyczne sterowanie wewnątrz przedsiębiorstwa przepływem informacji, dokumentów i zadań przy wykorzystaniu stałych reguł. Podstawowe funkcje to kierowanie informacji do odpowiednich pracowników, tworzenie i edycja formularzy, definiowanie ról i przywilejów poszczególnych osób. "Zadaniem systemu workflow jest dostarczenie zadań do wykonania przez odpowiednich pracowników i we właściwym czasie" - definiuje Michael Cincinatus z BEA Systems.

Głównym elementem workflow jest mechanizm do tworzenia reguł, według których ma następować przepływ zadań, i sterujący obiegiem.

Powinien on obsługiwać wyjątki, kontrolować czas wykonania, analizować stan wykonania poszczególnych prac, odpowiednio modyfikować kierunki przepływu, a w określonych sytuacjach również eliminować procesy lub cofać wykonanie zadań. Drugim podstawowym elementem systemu workflow jest graficzny interfejs użytkownika pozwalający na projektowanie, modelowanie i modyfikowanie reguł rządzących przepływem pracy.

Początkowo systemy workflow były przeznaczone przede wszystkim do obsługi względnie małych zespołów, np. w oddziałach firm bazowały na prostych regułach i formularzach, a ich funkcje analityczne - z dzisiejszej perspektywy - były bardzo ograniczone. Od kilku lat występuje tendencja do tworzenia zintegrowanych, korporacyjnych systemów workflow. Największe z nich są w stanie obsłużyć tysiące jednoczesnych użytkowników i ok. stu sygnałów zakończenia/rozpoczęcia wykonania zadania na sekundę. Modułami workflow dysponują producenci ERP, m.in. PeopleSoft i SAP, oraz firmy oferujące aplikacje do zarządzania dokumentami i treścią, np. FileNet i Documentum.

Documentum przejęła we wrześniu 2002 r. spółkę eRoom Technology, autora oprogramowania do współpracy w czasie rzeczywistym, i wprowadziła na rynek wersję pakietu ECM (Enterprise Content Management) wzbogaconą w mechanizmy workflow.

Najnowszy produkt firmy FileNet - platforma FileNet P8 - umożliwia złożenie z modułów systemu dopasowanego do wymagań użytkowników i zawierającego takie elementy, jak aplikacje BPM (Business Process Management) do zarządzania procesami biznesowymi oraz do zarządzania treścią lub dokumentami multimedialnymi i publikowanymi na stronach Web. Także w tym przypadku obieg zadań odgrywa kluczową rolę.

Dobrym przykładem ekspansji workflow jest rynek oprogramowania BPM, wspierającego zarządzanie procesami biznesowymi. W ostatnich miesiącach prawie wszyscy producenci narzędzi BPM postawili na opracowanie własnych mechanizmów workflow lub zdecydowali się przejąć mniejsze firmy specjalizujące się w tej dziedzinie. Tak postąpiły m.in. Tibco Software, WebMethods i BEA Systems, które kupiły odpowiednio firmy: InConcert, Intelliframe i Workflow Automation - wszystkie są producentami typowych aplikacji workflow.

Polski przepływ

Na rynku dużych systemów do zarządzania dokumentami i przepływem pracy dominują takie firmy, jak FileNet, Documentum, Staffware. Przykładowo, na wdrożenie oprogramowania FileNet Panagon Visual Workflow zdecydowała się PTC - obsługuje ono archiwum biura obsługi abonentów sieci Era PTC, na które składa się ok. 75 mln dokumentów formatu A4, co jest równoważne pojemności 1,5 TB (system odpowiada na kilka tysięcy żądań dostępu dziennie).

Liczne krajowe firmy opracowują własne systemy workflow, starając się trafić w nisze rynkowe. Odpowiadają tym samym na potrzeby mniejszych przedsiębiorstw, dla których rozwiązania FileNet czy Documentum są zbyt drogie i zbyt rozbudowane. Wśród polskich producentów można wymienić , który specjalizuje się w systemach do zarządzania obiegiem dokumentów technicznych, Altkom Akademię, która stworzyła własny Workflow Management System, i firmę Humandialog, producenta oryginalnego systemu HumanWork.


TOP 200