Przepływy sterowane automatycznie

System workflow, opracowany przez Altkom Akademię, służy przede wszystkim do automatyzacji procesów biznesowych. Oparto go na technologii J2EE (Java2 Enterprise Edition) i zbudowano na bazie modelu referencyjnego WfMC. "To jeden z pierwszych na świecie programów zgodnych ze standardem WfMC XPDL 1.0" - mówi Jarosław Buchowiecki, kierownik projektu WMS w Altkom Akademii. Dzięki XPDL oprogramowanie Altkom można łatwo integrować z narzędziami i aplikacjami innych producentów, pod warunkiem że te również będą zgodne z tym standardem.

Altkom nie zamierza oferować systemu składającego się z 37 elementów jako oddzielnego, gotowego produktu. Pierwsze, pilotażowe wdrożenie WMS jest prowadzone w jednej z firm sektora ubezpieczeniowego, gdzie ma on obsługiwać ponad 1000 użytkowników.

System HumanWork, produkt wrocławskiej firmy Humandialog, umożliwia zarządzanie projektami, obsługuje przepływ pracy i obieg dokumentów. Jak twierdzi Andrzej Krawczyk z Humandialog, oprogramowanie wykorzystuje nowe, dotychczas nie stosowane rozwiązania umożliwiające zarządzanie pracą i dokumentami zarówno w procesach powtarzalnych opartych na zestawie zdefiniowanych procedur i formularzy, jak i w procesach sterowanych indywidualnie. HumanWork jest połączeniem systemów do zarządzania projektami i narzędzia klasy BPM.

Aplikacja umożliwia graficzne modelowanie procedur biznesowych i planowanie przedsięwzięć przy wykorzystaniu diagramów Gantta. Zdefiniowane w programie procedury biznesowe pełnią rolę wzorca projektu, a system automatycznie tworzy projekt w momencie uruchomienia procedury, następnie może go automatycznie modyfikować, dodając nowe zadania, na podstawie analizy decyzji podejmowanych w trakcie realizacji projektu. Wzorzec procedury jest potrzebny jedynie do uruchomienia nowego procesu, a po wygenerowaniu planu wykonania może być usunięty.

System HumanWork jest też względnie tani (cena licencji wynosi 500 zł za stanowisko klienckie i 2000 zł za program dla menedżera tworzącego procedury). Jego opracowanie kosztowało firmę ok. 6 mln zł. Oficjalna premiera systemu ma się odbyć podczas targów CeBIT 2003, gdzie Humandialog liczy na zainteresowanie ze strony zachodnich dystrybutorów i producentów oprogramowania.

Czy opłaca się inwestować w systemy zarządzania obiegiem dokumentów?

Firma analityczna Nucleus Research (http://www.NucleusResearch.com) niedawno opublikowała swój pierwszy raport prezentujący badania zwrotu inwestycji (ROI - Return Of Investment) w systemy zarządzania elektronicznymi dokumentami - EDM (Electronic Document Management).

Według Nucleus Research 83% badanych przedsiębiorstw uważa, że inwestycja okazała się opłacalna. Jeszcze więcej, bo 86% uczestników stwierdziło, że implementacja EDM spowodowała wzrost wydajności, a aż 91% widzi pozytywny wpływ po zainstalowaniu funkcji kontrolującej i zarządzającej wersjami plików. Oprócz tego nastąpiło skrócenie czasu dostępu do dokumentów - średnio o 52%.

Największy, negatywny wpływ na ROI ma natomiast wydłużanie czasu wdrożenia. Stąd też rada publikowana przez Nucleus: zamiast wdrażania jednego, dużego i skomplikowanego systemu, bardziej efektywna i opłacalna jest stopniowa implementacja serii mniejszych projektów.

Nucleus Research została założona w 2000 r. przez osoby zajmujące wcześniej kierownicze stanowiska w IDC, Dataquest i AMR Research. Firma specjalizuje się w opracowywaniu raportów i narzędzi do oceny współczynników ROI - szybkości zwrotu w przypadku inwestycji w różnego rodzaju systemy i rozwiązania IT.

Jak podkreślają jej przedstawiciele, prezentowany raport powstał bez sponsoringu lub finansowania ze strony producentów oprogramowania do zarządzania dokumentami.

Badaniami objęto 30 firm z branży energetycznej, usług finansowych, służby zdrowia, administracji rządowej i przemysłu, których systemy EDM zawierały średnio 250 tys. dokumentów każdy.