Przenośny zawrót głowy

Coraz częściej w polskich przedsiębiorstwach wyposaża się w komputery przenośne menedżerów średniego szczebla, a nawet szeregowych pracowników. Podejmując taką decyzję, należy pamiętać, że oprócz wielu zalet i nowych możliwości, powszechność stosowania notebooków w firmie może stać się także przyczyną zagrożeń i znacznego obciążenia działu informatyki.

Coraz częściej w polskich przedsiębiorstwach wyposaża się w komputery przenośne menedżerów średniego szczebla, a nawet szeregowych pracowników. Podejmując taką decyzję, należy pamiętać, że oprócz wielu zalet i nowych możliwości, powszechność stosowania notebooków w firmie może stać się także przyczyną zagrożeń i znacznego obciążenia działu informatyki.

Niegdyś bardzo drogie, będące oznaką prestiżu i pozycji w firmie, komputery przenośne stają się dzisiaj sprzętem coraz bardziej powszechnym. W ofercie producentów można znaleźć modele dostosowane do różnych wymagań i możliwości finansowych użytkowników. Spadek cen zachęca przedsiębiorstwa do zastępowania notebookami starszych modeli komputerów biurkowych.

Nadgodziny za darmo

Proces ten rozpoczął się przed kilkoma laty w USA. Powodem nie był wyłącznie spadek cen sprzętu przenośnego. Amerykańscy pracodawcy przekonali się, że korzyści wynikające z zastosowania komputerów przenośnych szybko przewyższają koszty poniesione na zakup i utrzymanie sprzętu. Firmy, oddające komputer przenośny do dyspozycji pracownika, rzadko myślą wyłącznie o jego wygodzie. Ukryta korzyść dla pracodawcy wiąże się z tym, że pracownik, po powrocie do domu, poświęca dodatkowy czas na wykonanie zadań służbowych.

Według badań przeprowadzonych przez Gartner Group w największych amerykańskich przedsiębiorstwach, czas wykorzystania firmowych komputerów "po godzinach" dochodzi do 3 godz. dziennie, w zależności od zajmowanego stanowiska. Nawet jeżeli jest to tylko jedna godzina dziennie, w skali roku czas ten kumuluje się do około miesiąca. Za ten czas pracodawcy nie płacą ani wynagrodzeń, ani składek ubezpieczeniowych!

Obecnie w amerykańskich firmach udział notebooków w ogólnej liczbie nowo kupowanych komputerów wynosi ok. 30%. W codziennej pracy najczęściej towarzyszą one handlowcom. Coraz mniej prezentacji jest przeprowadzanych z użyciem tradycyjnego rzutnika, a zamiast niego stosowane są projektory podłączone do komputera przenoś-nego. W firmach produkcyjnych służby utrzymania ruchu regulują pracę maszyn i urządzeń, podłączając do nich komputer z odpowiednim oprogramowaniem, a przedsiębiorstwa handlowe skracają czas remanentu w magazynach, wyposażając pracowników w komputery ze skanerami kodów kreskowych. Prawnicy, wydawałoby się niechętni technice, również docenili komputery przenośne, które zastąpiły im papierowe kodeksy. Przykłady można by mnożyć. Lecz oprócz niewątpliwych zalet i niezliczonych możliwości zastosowań, komputery przenośne mają także wady, a ich stosowanie może stwarzać wiele poważnych problemów.

Do pierwszej awarii

W powszechnym przekonaniu komputer przenośny to zminiaturyzowany PC. I rzeczywiście, podzespoły elektroniczne mają budowę logiczną, analogiczną jak w biurkowych PC. Jednak ich fizyczna budowa i połączenia mają niewiele wspólnego z tym, co znajduje się wewnątrz tradycyjnego komputera. Ewentualnej awarii komputera przenośnego nie uda się usunąć od razu - zepsutego układu pamięci, procesora czy dysku notebooka nie można zastąpić układami wyjętymi z komputera biurkowego. W większości przypadków części do komputerów przenośnych nie można kupić w najbliższym sklepie komputerowym. Są dostępne jedynie u wyspecjalizowanych dystrybutorów i w nielicznych autoryzowanych serwisach. Lokalny dział IT zazwyczaj nie może niczego zrobić, szczególnie gdy urządzenie jest na gwarancji.

Oddając notebooka do serwisu, należy się liczyć z tym, że nie wróci on do firmy wcześniej niż za tydzień. Czas serwisowania w dużej mierze zależy od tego, czy serwis ma zapas podzespołów. W gorszej sytuacji są posiadacze komputerów przenośnych mniej znanych marek. W przypadku poważniejszych awarii oczekiwanie na potrzebny element może potrwać nawet kilka tygodni. Istnieje jednak możliwość znacznego skrócenia tego okresu. Za dodatkową opłatą niektórzy producenci oferują specjalne, rozszerzone pakiety gwarancyjne, wydłużające gwarancję do 3 lat i skracające czas naprawy nawet do jednego dnia roboczego. Doświadczeni użytkownicy radzą, aby korzystać z tych opcji, nawet jeżeli ich koszt podwyższa cenę urządzenia o 200-300 USD. Wykupienie rozszerzonej gwarancji pozwala uniknąć przykrych niespodzianek, np. ewentualna awaria płyty głównej lub wyświetlacza mogą wiązać się jedynie z czasową niewygodą, a nie wydatkiem 5-7 tys. zł na każdy z tych elementów.

Należy jednak pamiętać, że wszelkie gwarancje udzielane przez producentów dotyczą jedynie usterek wynikających z wad konstrukcyjnych lub materiałowych. A te są trudne do udowodnienia. Za uszkodzenia mechaniczne użytkownik musi zapłacić sam. "Często użytkownicy zwracają się o naprawę gwarancyjną, mimo że sami spowodowali awarię. Wytarcie klawiatury nic nie pomoże, ślady kawy zostają wewnątrz" - z uśmiechem mówi pracownik serwisu w firmie sprzedającej komputery przenośne.

Rozbudowa - rzecz niełatwa

Kolejną niedogodnością komputerów przenośnych są ich ograniczone możliwości rozbudowy. Są to konstrukcje zdecydowanie mniej standardowe niż tradycyjne PC. Modularność, którą chwalą się niektórzy producenci, niewiele w tej kwestii zmienia. Bowiem producenci, aby zabezpieczyć swe zyski, konstruują komputery tak, aby użytkownik nie mógł kupić części zamiennych czy dodatkowego wyposażenia od konkurencji.

Praktyczne możliwości upgrade'u w większości przypadków kończą się na powiększeniu pamięci operacyjnej i wymianie dysku na nowy o większej pojemności. Wymiana pojedynczych układów graficznych lub dźwiękowych jest niemożliwa, ponieważ są one zwykle zintegrowane z płytą główną. Wymiana płyty na nowszą również jest trudna i najczęściej nieopłacalna.

Jedynym rozsądnym sposobem utrzymania funkcjonalności w dłuższym okresie jest zakup sprzętu o stosunkowo dobrych parametrach, przekraczających standard, obowiązujący w chwili zakupu. Pracownicy działów informatyki oceniają, że średni czas pracy notebooka wynosi 3 lata. Aby przez ten czas użytkownik mógł pracować z nowymi aplikacjami, informatycy doradzają zakup mocnego procesora, dużej liczby układów pamięci i jak największego dysku twardego. Kupiony przed dwoma laty średniej klasy notebook dziś nie radzi sobie z uruchomieniem nowej wersji Worda czy Excela.

Kłopoty pojawiają się również wtedy, gdy zaistnieje potrzeba rozbudowy funkcji notebooka przez zastosowanie specjalizowanych kart rozszerzeń. Mimo znanych od lat standardów, często zdarza się, że porty PC Card nie współpracują dobrze z pewnymi modelami kart konkretnych producentów. Dlatego warto przed zakupem przeprowadzić sondaż i sprawdzić zgodność u producentów.

Wszystkiemu winien użytkownik

Kłopoty z notebookami pojawią się tym szybciej, im mniej czasu poświęcono na szkolenie pracowników. Użytkownicy, po raz pierwszy korzystający z komputera przenośnego, nie wiedzą, jak się nimi posługiwać.

Trudno w to uwierzyć, ale użytkownicy często nie są świadomi, że komputer przenośny jest w istocie urządzeniem delikatnym. Przyczyną awarii bywa trzymanie notebooka za wyświetlacz lub przenoszenie go w trybie "uśpienia" w przekonaniu, że jest wyłączony. "Wyposażając pracowników w notebooki, od razu należy kupić torby, w których można je przewozić. W przeciwnym razie będą one podróżować na tylnym siedzeniu samochodu lub nawet w bagażniku. Prędzej czy później skończy się to awarią" - mówi Marek Ciszek, kierownik działu informatyki w Dębica SA.

Nagminnie uszkodzeniom ulegają karty PC Card. W praktyce okazuje się, że wymiana kart jest sporym kosztem. Producenci konstruują je tak, że uszkodzenie wtyczki czy przewodu powoduje konieczność wymiany całej karty. Warto poinstruować użytkowników, jak korzystać z akumulatorów. Jest to szczególnie ważne w przypadku tańszych modeli. Wskutek nieprawidłowego korzystania z baterii zdarza się, że komputer bez zasilania zewnętrznego pracuje zaledwie dwa kwadranse, a nie, jak początkowo, ponad 2 godz.

Wiele niepotrzebnej pracy przysparzają działom IT użytkownicy komputerów przenośnych, gdy zaczynają zmieniać konfigurację systemu operacyjnego, a Windows 9x nie mają skutecznych zabezpieczeń przed tego typu zmianami. Systemy te są również wrażliwe na wielokrotne instalowanie i odinstalowywanie oprogramowania. Z notebooków, które pracownicy zabierają do domu, korzystają członkowie ich rodzin. Zmorą działów IT są płyty CD dołączane do czasopism komputerowych.

Windows NT jest znacznie lepszy pod względem bezpieczeństwa i stabilności, jednak system ten nie jest dedykowany urządzeniom przenośnym. Jedynym sposobem na przystosowanie Windows NT do pracy z notebookiem jest zakup specjalizowanego oprogramowania, które pozwala na efektywne zarządzanie poborem energii. Tak naprawdę problem rozwiąże dopiero pojawienie się systemu Windows 2000, który będzie przystosowany do pracy z komputerami przenośnymi.

Ulotne dane

Firmy decydujące się na stosowanie komputerów przenośnych muszą zwrócić szczególną uwagę na zagadnienie bezpieczeństwa danych. Dwa podstawowe problemy w tym zakresie to dostęp do danych przez osoby niepowołane oraz fizyczne uszkodzenia nośników.

Zabezpieczenie danych znajdujących się na komputerze przenośnym przed dostępem osób trzecich okazuje się niezwykle trudne. W niektórych firmach pracownicy, używający komputerów przenośnych, są zobowiązani pracować na dyskach sieciowych, a poza firmę mogą wynosić tylko dane niezbędne do załatwienia konkretnej sprawy. Ustanowienie hasła na BIOS jest rozwiązaniem iluzorycznym i niewiele osób poważnie traktuje tego typu zabezpieczenie. Również mechanizmy bezpieczeństwa w systemach Windows, a zwłaszcza Win9x, nie są wyzwaniem dla wprawionego włamywacza. Ochrona danych w przypadku komputerów przenośnych sprowadza się do dobrego zabezpieczenia dysku twardego. Ze względu na to, że dysk zazwyczaj można łatwo wyjąć i bez większych problemów podłączyć do innego komputera, wskazane jest zastosowanie szyfrowania na poziomie sprzętowym. Dzięki specjalnym aplikacjom można też zaszyfrować cały dysk lub konkretne katalogi.

W przypadku notebooków łatwo o utratę danych wskutek fizycznego uszkodzenia, np. upadku, zwarcia itp. Uszkodzenia dysków z winy producenta zdarzają się stosunkowo rzadko. Szansa na samodzielne odzyskanie danych z uszkodzonego dysku twardego jest niewielka, a usługi wyspecjalizowanych firm są bardzo kosztowne.

Jedynym skutecznym sposobem zabezpieczenia się przed utratą danych jest regularne wykonywanie kopii zapasowych. W przypadku tradycyjnych PC, na stałe podłączonych do sieci, wykonanie kopii nie stanowi problemu. Tymczasem użytkownicy komputerów przenośnych mogą być "poza zasięgiem" tydzień, a nawet dłużej. Mobilność użytkowników utrudnia także administratorom uaktualnianie oprogramowania, zwłaszcza antywirusowego. Czasami trzeba wezwać użytkownika, aby "stawił się" z notebookiem w dziale IT.

Kłopoty z polszczyzną

Najwięcej problemów mogą sprawić notebooki kupione za granicą. Ta sytuacja dotyczy głównie użytkowników indywidualnych, choć zdarzają się takie przypadki wśród dużych firm. Klienci skuszeni okazyjnie niską ceną zazwyczaj skłonni są uwierzyć sprzedawcy, który w dobrej lub złej wierze przekonuje, iż wszystko będzie działało prawidłowo, przedstawiając przy tym "globalną" kartę gwarancyjną. Nie wolno jednak zapominać, że sprzedaż niektórych modeli jest ograniczona terytorialnie i w przypadku awarii mogą wystąpić problemy z serwisem i częś-ciami.

Nie wszyscy producenci dbają o łatwy dostęp do sterowników. Trzeba też pamiętać, że np. standard DVD został opracowany z podziałem na strefy kontynentalne. Płyty kupione w Polsce prawdopodobnie nie będą działały na "zagranicznym" sprzęcie, i odwrotnie.

Nawet jeżeli komputer przenośny jest kupowany u polskiego dilera, należy zwrócić uwagę na obsługę języka polskiego. Dla przykładu, polski dystrybutor notebooków Toshiba standardowo wyposaża je w niestandardowo oznakowane klawiatury. Powoduje to ciągłe pomyłki, np. wciśnięcie kombinacji klawiszy Shift + 2 powoduje wyświetlenie znaku @, mimo że w górnej części klawisza 2 znajduje się znak cudzysłowu i odwrotnie. Zmiana oznakowania klawiatury na standardową nie jest jednak bezpłatna - opłata za dokupienie 6 "właściwych" klawiszy wynosi ok. 100 zł.


TOP 200