Opierając się na doświadczeniach zdobytych w pracy konsultanta w projektach dużych systemów informatycznych, zarówno w organizacjach komercyjnych, jak i administracji państwowej, autor odpowiada na pytanie: w jaki sposób rozpocząć projekt informatyczny w nie przygotowanej do tego organizacji? Doświadczenia autora obejmują także spojrzenie "z drugiej strony barykady", z pracy wewnątrz instytucji tworzącej swój system informatyczny, gdzie występuje w roli osoby współpracującej z konsultantami zewnętrznej firmy realizującej projekt.

W dobie szybkich przemian gospodarczych oraz błyskawicznego rozwoju technologii informacyjnej coraz większa liczba dużych instytucji odczuwa potrzebę wsparcia swojej działalności ogólnoorganizacyjnym systemem informatycznym. Informacja we współczesnym świecie traktowana jest jako jeden z podstawowych zasobów organizacji, jako zasób decydujący o sprawności działania instytucji oraz możliwościach świadomego podejmowania decyzji. Takie traktowanie informacji, wciąż rosnące wymagania wobec tempa wykonywanych usług, coraz silniejsza konkurencja na rynku oraz, w przypadku organizacji niekomercyjnych, duży nacisk położony na właściwe wypełnianie swojej roli, wymusza automatyzację podstawowej działalności organizacji. Budowa systemu informatycznego o zasięgu ogólnoorganizacyjnym staje się w którymś momencie jedynym sposobem rozwiązania powyższych, coraz bardziej palących problemów.

Termin "duża organizacja", często używany w tym tekscie, oznacza instytucje o zasięgu ogólnopolskim, złożone z centrali i kilkunastu bądź kilkudziesięciu jednostek lokalnych (okręgów bądź oddziałów).

Wybór sposobu realizacji projektu

Typowy obraz dużej organizacji na etapie przed budową czy wdrożeniem systemu informatycznego, jawi się chaotycznym zastosowaniem informatyki do wybranych, na ogół zupełnie wycinkowo, obszarów działalności. Niezbędny do utrzymania przy życiu "świata komputerów" personel skupiony jest w departamencie, sekcji, czy też centrum informatyki. W jednostkach lokalnych rolę tę pełnią informatycy oddziałowi lub okręgowi, w bardziej rozwiniętych informacyjnie jednostkach wspierani przez kilkuosobowy zespół. W sumie kilkadziesiąt osób, których zasadniczym zadaniem jest podtrzymywanie przy życiu działających systemów informatycznych, dokonywanie zakupów i instalacji sprzętu (zwykle komputery PC) oraz oprogramowania biurowego (edytory tekstów, arkusze kalkulacyjne itp.).

Potrzeba budowy systemu

Pojawia się jednak moment, w którym naczelne kierownictwo dochodzi do wniosku, że niezbędne do dalszego funkcjonowania organizacji staje się zbudowanie ogólnoorganizacyjnego systemu informatycznego. Systemu obejmującego swym zasięgiem centralę oraz wszystkie oddziały (okręgi), a być może także i jednostki niższego szczebla, o ile takie istnieją (np. biura terenowe). Droga do takiego przeświadczenia może być różna: może je wymusić konkurencja, może to być wniosek zatrudnionej firmy konsultingowej, czy też wreszcie wynik przeprowadzonej analizy strategicznej. Najważniejsze jest pojawienie się samej świadomości konieczności budowy takiego systemu u naczelnego kierownictwa organizacji.

Pierwsza myśl jaka się zwykle w tym momencie pojawia, to pomysł budowy systemu własnymi siłami - siłami departamentu (sekcji, centrum) informatyki, ewentualnie wzmocnionego przez dwie, trzy nowo zatrudnione osoby. Zwolennicy takiego rozwiązania liczą zwykle na niskie koszty rozwiązania i niewielkie kłopoty z nim związane. Przeświadczeniu temu często towarzyszy funkcjonujący schemat podejścia do budowy systemów informatycznych: wystarczy, że kilka osób usiądzie do klawiatury komputera i w trzy, cztery miesiące napisze potrzebny system. Jest to oczywiście nieco przesadzony obraz. Jednak bardzo rzadko naczelne kierownictwo organizacji ma świadomość, że budowa lub wdrożenie systemu informatycznego, to bardzo złożony i długotrwały proces technologiczny. Tylko przy bardzo sprawnej realizacji prac oraz dobrze zaplanowanym budżecie udaje się go zamknąć w granicach dwóch lat.

Świadomość własnych ograniczeń

Niezbędnym wydaje się uświadomienie sobie przez naczelne kierownictwo organizacji, że pomysł budowy dużego systemu własnymi siłami to pomysł nierealny. Co więcej, nie uzasadniony ekonomicznie. Zbudowanie dużego systemu informatycznego o pożądanej jakości, spełniającego potrzeby użytkownika, wymaga zastosowania trudnego i złożonego procesu produkcyjnego. Niemożliwe jest nagłe przeobrażenie się banku, agencji rządowej, czy urzędu administracji państwowej w firmę produkującą duże systemy informatyczne. Osiągnięcie takich możliwości wiąże się z koniecznością zatrudnienia doskonałych fachowców, kupna drogich narzędzi i metodyk oraz, co wydaje się najważniejsze, wypracowanie własnego procesu wytwórczego wspartego kulturą pracy wytworzoną podczas realizacji wcześniejszych produktów. Nikt, kto zamierza jeździć samochodem nie myśli o własnoręcznej jego budowie! Przeciwnie - zdaje się na wiedzę i doświadczenie firm produkujących samochody od lat.