W Zakładzie Energetycznym Tarnów dobiegło końca trwające 2 lata wdrożenie systemu mySAP. Co niezwykłe, udało się to zrobić w założonym terminie i poniżej zakładanego budżetu.

Wdrożenie systemu zintegrowanego, zakończone w założonym terminie i budżecie? Do tego zrealizowane w dużym zakładzie, który nigdy wcześniej nie wdrażał tak skomplikowanych rozwiązań informatycznych? Mimo ciągłego rozwoju kadr i rynku IT w Polsce, takie doniesienia wciąż budzą zdumienie. Jak stwierdził jeden z wdrożeniowców, na niemal 80 projektów, które śledził w branży przemysłowej, zna może 2, 3, które udało się zakończyć zgodnie z planem. Jednym z nich jest ten w Zakładzie Energetycznym Tarnów (ZET). Co więcej, w Tarnowie udało się zakończyć projekt przy znaczących oszczędnościach założonego budżetu. W projekcie, obejmującym większość obszarów działania tarnowskiego zakładu, uczestniczyły katowicka Koma i SAP Polska.

Podatki, przyłączenia, strategiczne wyniki

"Zależało nam na wdrożeniu systemu, który objąłby swoją funkcjonalnością możliwie jak największy obszar działania firmy. Chcieliśmy również, aby zastosowane rozwiązanie było systemem zintegrowanym. Wbrew temu, co się powszechnie głosi, uważamy je za mniej kłopotliwe w obsłudze niż ma to miejsce w przypadku rozwiązań kupionych od kilku różnych dostawców, zintegrowanych za pomocą interfejsów" - wyjaśnia Witold Krzysztoforski, główny specjalista ds. informatyki w Zakładzie Energetycznym Tarnów SA, kierownik projektu wdrożenia systemu mySAP.

W ZET wdrożono moduły: księgowości, zarządzania środkami pieniężnymi i majątkiem trwałym, controllingu z rachunkiem kosztów pośrednich oraz centrów zysku i zarządzania gospodarką materiałową. W drugim etapie projektu, który rozpoczął się w kwietniu 2002 r. i zakończył rok później, wdrożono moduły: zarządzania personelem (wraz z zarządzaniem czasem pracy), gospodarki eksploatacyjnej, planowania i zarządzania inwestycjami oraz zarządzania strategicznego przedsiębiorstwem, stworzony wg strategicznej karty wyników. ZET korzysta także z modułów planowania i symulacji, zrealizowanych na podstawie hurtowni danych mySAP.

Ponadto specjaliści z katowickiej Komy stworzyli na potrzeby Zakładu Energetycznego Tarnów dwa autorskie rozwiązania dedykowane dla przedsiębiorstw energetycznych. Jednym z nich był system umożliwiający obsługę podatków od nieruchomości należących do przedsiębiorstwa. ZET rozporządza ogromnym majątkiem trwałym, który ciągle się zmienia. Każda z tych zmian znajduje swoje odzwierciedlenie w rozliczeniach finansowych z gminami. Wymaga to wystawienia deklaracji korygujących. Zmiany w majątku trwałym mają również wpływ na wysokość podstawy naliczenia podatków.

Drugi system został stworzony przez Komę z myślą o obsłudze procesu przyłączania odbiorców do sieci elektroenergetycznej. Umożliwia on analizę kosztów wykonania przyłączy, mniej istotną z punktu widzenia klienta, jednak bardzo ważną dla Zakładu, analizującego ściśle koszty prowadzenia działalności. "Jego stworzenie było o tyle trudne, że wymagało wykorzystania funkcjonalności z kilku modułów SAP - sprzedaży i dystrybucji, środków trwałych, eksploatacji, zarządzania projektami i obiegiem dokumentów" - wyjaśnia Witold Krzysztoforski.

Koszty i terminy

Tarnowski zakład energetyczny jest również jedną z pierwszych firm, w której wdrożono funkcjonalność mySAP w zakresie strategicznej karty wyników (balanced scorecard), umożliwiającą łatwy pomiar, z różnych perspektyw, efektywności poszczególnych działów przedsiębiorstwa i korygowania podejmowanych działań. "Jesteśmy przedsiębiorstwem jak każde inne. Mamy strategię, cele i system oceny realizacji tych celów, potrzebny do podejmowania decyzji. Dotychczas informacje te trafiały do nas dość późno. Teraz zarząd ma je niemal od ręki, co stanowi przewagę nie do przecenienia w kontekście czekającej nas konkurencji z innymi zakładami" - twierdzi Witold Krzysztoforski.

Dotrzymanie przyjętych terminów - prócz zaangażowania wszystkich uczestników - wymagało również zdecydowanych działań ze strony Komitetu Sterującego. "Wszystkie rozstrzygnięcia zapadały błyskawicznie. Szybko formułowano również wnioski i oceny pod adresem zespołu projektowego, co szalenie ułatwiło nam pracę" - mówi Piotr Krząkała, dyrektor ds. oprogramowania w katowickiej Komie. Terminowość nie byłaby możliwa bez odpowiedniego rozplanowania prac. Dzięki temu, zarówno w pierwszym jak i drugim etapie projektu, członkom zespołu projektowego w ZET udało się nawet wykorzystać wakacyjne urlopy, by potem - już po wypoczynku - wrócić do prac nad wdrożeniem. Nie bez wpływu na efektywność prac był również fakt, iż większość zadań realizowano w niewielkich kilkuosobowych zespołach. Uprościło to komunikację i przepływ wiedzy między wdrożeniowcami.

Offline i online

System mySAP zastąpił kilka aplikacji działających w Zakładzie Energetycznym Tarnów od wielu lat, w tym system finansowo-ksiegowy Koma UX, a także napisaną przez informatyków ZET aplikację kadrowo-płacową i system eksploatacyjny gromadzący informacje o systemach sieciowych gliwickiej spółki Integral ABC.

mySAP zintegrowano z dwoma systemami billingowymi rozliczającymi klientów indywidualnych i instytucjonalnych. Dane z obu aplikacji w trybie offline trafiają do modułów finansowo-księgowego i controllingu. Równocześnie między aplikacjami billingowymi i systemem zintegrowanym ustanowiono komunikację w czasie rzeczywistym wykorzystywaną w procesie rejestracji zgłoszeń. Dzięki temu operator przyjmujący zgłoszenie o awarii ma dostęp do informacji o miejscu przyłączenia klienta do sieci energetycznej (wykorzystywanej w dalszej obsłudze zdarzenia) oraz o stanie płatności klienta. Pozwala to zweryfikować zasadność zgłoszenia.

Ustanowienie komunikacji on-line za pomocą struktur pośrednich, udostępniających w systemie mySAP.com dane z systemu billingowego, okazało się znacznie prostsze niż tworzenie komunikacji offline i późniejsze porównywanie danych w systemie mySAP.com z pracującym bez przerw systemem billingowym.

Billing może w przyszłości

Zakład Energetyczny Tarnów, mimo decyzji o wdrożeniu niemal pełnej funkcjonalności mySAP, nie zdecydował się równocześnie na zakup rozwiązania do rozliczeń z klientami - mySAP IS-U. "Decyzja o wdrożeniu systemu mySAP wynikała z konkretnych potrzeb Zakładu. Natomiast eksploatowane u nas systemy billingowe do tej pory sprawdzają się jako skuteczne narzędzia. Nowy system billingowy nie był do tej pory rozważany, zwłaszcza że przez dwa lata byliśmy pochłonięci realizacją systemu mySAP.com" - twierdzi Witold Krzysztoforski. Uważa on również, że wdrażanie nowego systemu billingowego to temat na przyszłość, zwłaszcza w kontekście zmian struktury organizacyjnej energetyki w Polsce.