Zmiana ustawy warszawskiej siedem lat temu spowodowała, że 20 niezależnych podmiotów samorządowych stworzyło jedną gminę miejską. Dzisiaj miasto Warszawa dysponuje majątkiem o wartości 88,5 mld zł i rocznym budżetem przekraczającym 10 mld. Środki te przeznaczane są na finansowanie wielu zadań, m.in. w zakresie transportu i komunikacji, edukacji, ochrony środowiska, inwestycji budowlanych, drogowych i wielu innych. Za planowanie, realizację i rozliczanie wszystkich zadań odpowiada ponad 7000 pracowników zatrudnionych w 18 urzędach dzielnicowych oraz pracujących w urzędzie miejskim (tzw. Ratuszu). Wszyscy są pracownikami Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy.

Potrzebna jedna baza

"Wejście w życie ustawy o ustroju m.st. Warszawy z 15 marca 2002 r. spowodowało konieczność zintegrowania danych budżetowych i kadrowych z powiatu, biura zarządu miasta oraz 18 gmin. Żaden z działających w mieście systemów informatycznych nie dawał możliwości przystosowania do obsługi tak skomplikowanej organizacji" - wyjaśnia Marzena Bednarczyk, która ze strony Urzędu m.st. Warszawy od 2008 r. zarządzała projektem wdrożenia systemu SAP.

W 2005 r. rozpoczęto przygotowania do zakupu zintegrowanego systemu wspomagania zarządzania, który integrowałby dane finansowe i kadrowo-płacowe wszystkich pracowników oraz wspierał zarządzanie budżetem na poziomie biur Urzędu. Dlaczego zdecydowano się na taki podział? Przy ponad siedmiu tysiącach pracowników, przy złożonym podziale terytorialnym, przy braku infrastruktury teleinformatycznej, wdrożenie systemu w obszarze zarządzania budżetem dla całej Warszawy byłoby niemożliwe. "To nie kwestia samej konfiguracji, licencji czy przeprowadzenia wdrożenia, ale w znacznym stopniu procedur, które w tamtym czasie nie były ujednolicone" - tłumaczy Marzena Bednarczyk.

Od początku wiadomo jednak było, że nie będzie to tylko system płacowo-kadrowy, planowania budżetowego czy kontrolingu, ale system, który te wszystkie funkcje połączy i będzie stanowił podstawę do budowy zintegrowanego systemu zarządzania miastem także w innych obszarach.

Ze względu na wymogi ustawowe, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów dotyczących sprawozdawczości, należało stworzyć jedną bazę danych - o zakresie i jakości pozwalających wykorzystać ją jako hurtownię danych, aby z automatu, bez angażowania wielu osób i ręcznej integracji informacji, robić raporty czy sprawozdania budżetowe dla całego miasta. W wyniku przeprowadzonego przetargu wybrano system SAP, który był wdrażany przez konsorcjum Sygnity i BCC w obszarze finansowo-kontrolingowym oraz zarządzania kapitałem ludzkim.

Biorąc pod uwagę wielkość budżetu, wartość majątku, liczbę pracowników oraz specyficzną strukturę zatrudnienia i rozliczania płac pracowników, wdrożenie systemu SAP było bardzo trudnym zadaniem. "W porównaniu nawet do największych organizacji w Polsce, wdrożenie SAP w Urzędzie m.st. Warszawy to przedsięwzięcie na bardzo dużą skalę. Środki, które rocznie <<przepływają>> przez system oraz liczba obsługiwanych w nim pracowników, stawiają ten projekt wśród największych przedsięwzięć tego typu w ostatnich latach" - uważa Witold Wieromiej, kierownik projektu wdrożenia SAP ze strony BCC.

Trudna integracja

Projekt rozpoczął się w lipcu 2006 r. od przygotowania analizy tzw. Założeń Funkcjonalno-Użytkowych, które były "przełożeniem" oczekiwań zawartych w SIWZ na język systemu. Zrobiono także identyfikację procesów biznesowych, które miał objąć system. "Nie było to zadanie łatwe. Miasto nie posiadało materiałów opartych na modelowaniu procesowym. Spędziliśmy trzy miesiące na żmudnej identyfikacji procesów, które miały być realizowane przez poszczególne moduły oraz zależności pomiędzy nimi" - przyznaje Marzena Bednarczyk, która dużą wagę przywiązuje do rozwiązań systemowych, zwiększających efektywność organizacji.