Profesjonaliści IT bez odpowiednich narzędzi

Elastyczność, optymalne wykorzystanie zasobów i wnikliwa kontrola opłacalności działań to kluczowe czynniki dla konkurencyjności firm sektora usług profesjonalnych. Wielu z nich brakuje odpowiednich narzędzi IT.

Na sektor usług profesjonalnych składają się przede wszystkim firmy konsultingowe, audytorskie, informatyczne, badawcze i reklamowe, a nawet wydawnictwa prasowe. Ich cechą wspólną jest realizacja działań niepowtarzalnych, kapitałochłonnych i rozliczanych w formie projektów. Jakie w tym kontekście są rzeczywiste potrzeby firm tego sektora w zakresie rozwiązań IT?

Firmom działającym w reżimie projektowym często brakuje narzędzi pozwalających na szczegółowe planowanie prac, analizę rentowności realizowanych projektów oraz konsolidację informacji zarządczych. Jedna na pięć firm nie jest wręcz w stanie określić poziomu rentowności działalności w rozbiciu na poszczególne projekty. W takich warunkach trudno realizować jakiekolwiek działania optymalizacyjne. "Polski rynek usług profesjonalnych jest wciąż w początkowej fazie rozwoju, jeśli chodzi o zastosowanie zintegrowanych systemów wspomagających zarządzanie. Mimo że rozwiązania klasy ERP zyskały już powszechne zastosowanie w przedsiębiorstwach produkcyjnych i dystrybucyjnych, firmy usługowe wciąż opierają się głównie na rozproszonych aplikacjach biurowych lub produktach zbudowanych własnymi siłami. A przecież w ich przypadku również mamy do czynienia z zasobami, tym razem osobowymi, gdzie istotne jest ich optymalne wykorzystanie uwzględniające charakter projektu, dostępne kompetencje i zmienne potrzeby klientów" - podkreśla Tomasz Witbrot, dyrektor ds. rozwoju w firmie Todis, dostawcy oprogramowania Maconomy w Polsce. Według niego, głównym rozwiązaniem informatycznym wykorzystywanym w polskich firmach sektora usług profesjonalnych pozostaje arkusz kalkulacyjny. Często stanowi on główną aplikację stosowaną do rozliczania projektów, oceny stopnia zaangażowania pracowników czy oceny rentowności.

Zazwyczaj integracja informacji zapisanych w dziesiątkach arkuszy krążących po firmie okazuje się niemożliwa. Z kolei utrudniony przepływ informacji wpływa negatywnie na stopień wykorzystania posiadanych zasobów. Organizacja przestaje funkcjonować w sposób efektywny. Brakuje wobec tego m.in. integracji narzędzi wspierających realizację projektów z firmowym systemem finansowym, a także rozwiązaniami kadrowo-płacowymi i analitycznymi. Opóźnienia w generowaniu informacji niezbędnych dla podejmowania optymalnych pod względem ekonomicznym decyzji utrudniają m.in. racjonalizację prowadzonych projektów.

Kosztowna niewiedza

Firma Todis przeprowadziła badanie ankietowe na grupie menedżerów zatrudnionych w firmach sektora usług profesjonalnych. W gronie respondentów znaleźli się przedstawiciele firm zatrudniających od 50 do 250 pracowników. Co drugi ankietowany (53%) przyznaje, że istotnym potencjałem w zakresie optymalizacji prowadzonej działalności charakteryzuje się obszar kontroli rentowności projektów. Zdecydowana większość (73%) analizowanych firm prowadzi oceny rentowności działalności na poziomie projektów. Aż 42% uczestników badania dostrzega we własnych firmach brak efektywności w zakresie budowania zespołów pod kątem realizacji poszczególnych projektów.