Procesy pod lupą

Wydaje się, że wielu menedżerów rozumie już po co wdrażać zintegrowane systemy informatyczne, jednak wciąż mają wątpliwości, czy powinni przejmować się modelowaniem procesów.

Wydaje się, że wielu menedżerów rozumie już po co wdrażać zintegrowane systemy informatyczne, jednak wciąż mają wątpliwości, czy powinni przejmować się modelowaniem procesów.

Po co więc modelować procesy biznesowe? Ponieważ istnieją, jak zapewne odpowiedziałby pewien słynny wielbiciel Himalajów. Bardziej poważnie, modele obecnych procesów mogą służyć jako ich dokumentacja bądź też jako podstawa analiz kosztów ABC i wykrywania wąskich gardeł poprzez symulację. Jest to jednak stosunkowo słabe uzasadnienie niezbędnego wysiłku. Narzędzia do modelowania procesów są tanie, jednakże praca ta zajmuje dodatkowy czas, którego wydatkowanie musi być uzasadnione bardziej przekonywająco.

Prawidłowa odpowiedź na postawione pytanie brzmi więc następująco: należy modelować procesy, aby je doskonalić poprzez racjonalizację, usprawnianie i reorganizację. Wtedy właśnie warto skorzystać z profesjonalnych narzędzi pod warunkiem że istnieje wola doskonalenia procesów z użyciem czegoś więcej niż kartka papieru lub tablica. W uproszczeniu istnieją trzy klasy takich narzędzi:

  • programy do tworzenia diagramów (np. Visio firmy Visio)

  • narzędzia CASE (np. Designer/2000 firmy Oracle)

  • zaawansowane narzędzia do doskonalenia procesów (np. ARIS Toolset firmy IDS).
Zainteresowane firmy mają więc w czym wybierać. Wybór zależy przede wszystkim od nadrzędnego celu modelowania procesów i budżetu. Programy do tworzenia diagramów służą wyłącznie do rysowania modeli procesów. Ich zaletą jest prostota obsługi i niska cena, w związku z czym narzędzia służą przede wszystkim do użytku masowego i szybkiego tworzenia modeli. Efektem tych prac jest jednak tylko papierowa dokumentacja.

Zastosowania narzędzi CASE są bardziej konkretne. Służą one do formułowania założeń systemu informatycznego, na podstawie których będzie tworzony następnie kod źródłowy. Posługiwanie się narzędziem CASE wymaga więc odpowiednich kwalifikacji, posiadanych głównie przez informatyków, dla których narzędzia te są przeznaczone. Jednak modele graficzne tworzone w ramach założeń są stosunkowo proste i zrozumiałe, toteż narzędzia CASE mogą być używane do tworzenia modeli procesów, aczkolwiek nieco uproszczonych. Należy przy tym pamiętać, że są to narzędzia służące przede wszystkim do modelowania wnętrza tworzonego systemu. Mówiąc obrazowo, łączą one procesy biznesowe z systemem informatycznym tworzonym na miarę.

Narzędzia ostatniego rodzaju integrują natomiast strategię firmy z procesami biznesowymi. Ich podstawowym zastosowaniem jest tworzenie modeli obecnych i docelowych procesów w ramach ich doskonalenia, z uwzględnieniem organizacyjnego wymiaru firmy. Działają na podstawie własnej bazy danych, w której są przechowywane wartości licznych atrybutów, cechujących obiekty, znajdujące się na diagramach. Wartości te mogą z kolei posłużyć np. do symulowania nowych procesów z wykorzystaniem ich graficznych projektów. Projekty procesów lub ich fragmenty mogą być także przeniesione do narzędzi CASE lub oprogramowania przepływów pracy.

Wiele zastosowań

Zaawansowane narzędzia wymagają większych umiejętności, jednak zakres ich zastosowań i korzyści jest obszerny. Oprócz tradycyjnych zastosowań w sensie modelowania i doskonalenia procesów, zaawansowane narzędzia można wykorzystać do:

  • wdrażania gotowych, zintegrowanych systemów informatycznych

  • tworzenia założeń systemów wykonywanych na zamówienie

  • projektowania i dokumentowania integracji systemów oraz aplikacji

  • projektowania i rozwijania systemów przepływów pracy

  • projektowania i dokumentowania procedur ISO 9000.

    Szczególnie interesująca jest możliwość modelowania procesów w kontekście wdrażania zintegrowanych systemów. Ogólnie, w związku z przedsięwzięciami informatycznymi, zaawansowane narzędzia modelowania procesów wykorzystać można do:

  • wyprzedzającej reorganizacji procesów

  • stworzenia podstawy usprawniania procesów w przyszłości.