Obecnie uważa się, że wdrożenie zintegrowanego systemu wspierającego zarządzanie jest najlepszą okazją do przeprowadzenia zmian w zakresie organizacji procesów biznesowych. Nie bez znaczenia jest fakt, że zmiany te można powiązać z najlepszymi praktykami, stanowiącymi wartość dodaną dla większości realizowanych dziś wdrożeń. Jednak reguła zakładająca, że to system dopasowuje się do potrzeb organizacji, nie zawsze jest prawdziwa. Bywa, że standaryzacja procesów idzie nader daleko.
Proces standardowy a optymalny
Duża część innowacyjności organizacji biznesowej przypada na warstwę procesów. Na pewno nie jest tak, że cały świat może działać, opierając się na jednej, zamkniętej grupie procesów biznesowych.
Witold Staniszkis, założyciel i prezes zarządu firmy Rodan Systems
Optymalizacja i standaryzacja procesów pierwotnie opierała się głównie na doświadczeniu zespołu wdrożeniowego. Wraz z upływem czasu wiedza ta stopniowo zaczęła stawać się częścią oprogramowania biznesowego. Organizacja standardowych procesów biznesowych obrazuje również sposób, w jaki poszczególne działania mogą być obsługiwane przez oprogramowanie. Nie dla każdej organizacji jest to jednak sposób najbardziej efektywny. Czym innym jest bowiem optymalizacja procesów biznesowych, a czym innym ich standaryzacja. "Całkowicie nie zgadzam się z poglądem, że to, co jest zaszyte w systemach ERP, stanowi standard, do którego należy się naginać. Nie zawsze takie naginanie jest opłacalne i wychodzi firmie na dobre. Procesy biznesowe cały czas stanowią o przewadze konkurencyjnej" - uważa Witold Staniszkis. Podkreśla również, że choć wiele funkcji systemów wspierających zarządzanie można uznać za standard, m.in. w związku z przepisami prawa czy zasadami harmonogramowania, to sposób organizacji przepływów i zależności między rożnymi działaniami nadal pozostaje czynnikiem decydującym o indywidualności przedsiębiorstwa. I tak, na zestandaryzowanych zasadach swobodnie polegać można przede wszystkim w zakresie procesów back office - w szczególności tych niezmiennych co do zasady, ale ściśle podlegających przepisom prawa, tak jak księgowość czy obszar kadrowo-płacowy. Według niektórych ekspertów unikać należy natomiast standaryzacji w obszarach, które stanowią o przewadze konkurencyjnej organizacji. Jednak i tu zdania są podzielone.
Z jednej strony mówi się bowiem, że przecież najlepsze praktyki - jak sama nazwa wskazuje - to wysoce zoptymalizowane i bazujące na wieloletnich doświadczeniach biznesowych zasady funkcjonowania poszczególnych cząstek działalności. Z drugiej natomiast to właśnie procesy biznesowe są jednym z najważniejszych indywidualnych czynników decydujących o konkurencyjności firmy. "Duża część innowacyjności organizacji biznesowej przypada na warstwę procesów. Na pewno nie jest tak, że cały świat może działać, opierając się na jednej, zamkniętej grupie procesów biznesowych" - mówi Witold Staniszkis.
