W trakcie projektu wdrożeniowego zawierają one zwykle swego rodzaju wytyczne ułatwiające znalezienie konsensusu stanowiącego funkcję kosztów parametryzacji oprogramowania, zmian organizacyjnych i efektywności procesów biznesowych obsługiwanych przez system. "Przygotowane mapy procesów są punktem wyjścia do dyskusji z klientem. Prezentujemy, jak wyglądają najlepsze praktyki w danej branży, a następnie dostosowujemy standardowe procesy do wymagań klienta" - uważa Marcin Sokołowski, Senior Marketing Manager na region EMEA w firmie Epicor. Zestaw map procesów przygotowanych pod kątem określonych branż można jednak uznać za potwierdzenie referencji poszczególnych systemów ERP w konkretnych branżach.

Standaryzacja popłaca

Warto nadmienić, że producenci systemów zintegrowanych starają się stale rozbudowywać bazę standardowych procesów, m.in. pod kątem potrzeb i procesów specyficznych dla lokalnych firm. "Praktyka wskazuje, że mapy rozwijają się cały czas, także w układach regionalnych. Przypomina to planowanie podróży po mieście. Ktoś zaproponował efektywną trasę spaceru po Londynie, a ktoś inny ją rozbudował pod specyficzne potrzeby" - podkreśla Konrad Opala, konsultant biznesowy w QAD Polska.

Wraz z mapami procesów nabywcy systemów ERP często otrzymują także narzędzia pozwalające na tworzenie w systemie dodatkowych map procesów pod indywidualne potrzeby klientów oraz ich swobodną implementację w ramach zintegrowanego oprogramowania. Często jest to możliwe bez ingerencji w kod źródłowy systemu. "Jeśli nowy proces może być obsługiwany przez standardową funkcjonalność systemu, wówczas nie ma problemu - analizujemy proces, robimy jego mapę i konfigurujemy odpowiednio system" - mówi Marcin Sokołowski. W przypadku konieczności rozszerzenia niezbędnej funkcjonalności zazwyczaj prowadzona jest analiza wymagań, a następnie wycena przygotowania modyfikacji. W ten sposób działania dalece wykraczające poza standard odbijają się na kosztach wdrożenia.

W niektórych, zwłaszcza małych organizacjach pojawia się wręcz podejście odwrotne, zakładające dopasowanie własnych procesów biznesowych do map zawartych w zakupionym systemie. Trudno jednak za zasadne uznać odgórne narzucanie standardowych procesów w rozbudowanej organizacji obrośniętej rozwijanymi przez lata zwyczajami. Niezależnie od tego, podczas większości wdrożeń łatwiej będzie dopasować standardowe procesy zaimplementowane w systemie niż modelować je od podstaw.

Nie wszystko złoto...

Taka próba standaryzacji na poziomie systemu i organizacji niesie za sobą jednak pewne ryzyko. Mapy procesów są wyrazem doświadczeń producenta systemu nabytych przy okazji zrealizowanych w przeszłości, specyficznych projektów wdrożeniowych. Jako takie są zlepkiem najlepszych praktyk zaczerpniętych z różnych organizacji. Branżowe mapy procesów zwykle zawierają także schematy działania typowe dla zagranicznych firm działających w konkretnej branży, ale rzadko wykorzystywane w Polsce. Taki zestaw praktyk oferowanych wespół z oprogramowaniem biznesowym można uznać za zaletę konkretnych systemów. Warto jednak pamiętać o tym, że to właśnie w sposobie obsługi nietypowych i kluczowych procesów biznesowych tkwi niepowtarzalność rozwiązań i przewaga konkurencyjna oferujących je firm.