Dość trudną rzeczą jest tzw. wersjonowanie produktów - właściwie dla każdej firmy informatycznej jest to poważne wyzwanie. Zdarza się bowiem, że różni klienci kupują nieco inne wersje tego samego oprogramowania ze względu na różne wymagania lub koszt. W ComputerLandzie wyraźnie rozróżnia się system, produkt i moduł. Z punktu widzenia informatyków podstawowym elementem jest moduł; z punktu widzenia klienta - system. W skład systemu w danej wersji wchodzą konkretne moduły. Podczas planowania podejmowana jest decyzja, np. system w wersji 18.001 będzie się składał z modułu komunikacji internetowej - wersja 2.010 oraz modułu wydruków - wersja 4.021. Jest to o tyle istotne, że pozwala to zweryfikować jakość systemu (wykonać testy integracyjne, testy użytkowe itd.) i zgodność z wymaganiami klienta.

Dokumenty i ich obieg

Ogromną rolę w systemie jakości ComputerLandu mają dokumenty elektroniczne. Fakt, że norma ISO wymusza standaryzację dokumentacji, został wykorzystany przez komórkę jakości do opracowania wzorcowych dokumentów analiz wymagań, analiz ryzyka, zleceń serwisowych, zleceń wewnętrznych itd.

Taki standaryzowany dokument z jednej strony zapewnia jednorodną formę logiczną i graficzną, z drugiej zaś - zawiera bardzo dokładne i przystępne wskazówki, jak należy wypełnić każdą część. Dzięki temu w ComputerLandzie podniesiono jakość dokumentacji i zredukowano "zwroty do dopracowania".

Na tym przykładzie widać generalną myśl, która przyświecała wdrożeniu systemu jakości: wykorzystać standard nie tylko marketingowo, ale jako sposób na upowszechnienie dobrych praktyk w całej firmie.

Przykładem jest także realizacja punktu normy ISO związanego z przeglądem umowy przed jej podpisaniem. W ComputerLandzie przegląd jest dokumentowany w postaci systemu zbudowanego z wykorzystaniem Lotus Notes i zapewniającego jednoczesną pracę wielu osobom nad takim przeglądem. Różni uczestnicy procesu: handlowiec, szef projektu, kierownicy zespołów i członkowie zarządu czytają i opracowują fragmenty. "Kilka lat temu był to dokument papierowy i ograniczał się jedynie do spełnienia wymagań normy" - opowiada Joanna Mazur, odpowiedzialna w spółce za system jakości. - "Dzisiaj jest to system, który pozwala na kontrolę uprawnień i integralności, skraca czas obiegu, ale przede wszystkim jest ostatnim etapem weryfikacji, czy zostały przeprowadzone wszystkie niezbędne działania zapewniające z jednej strony możliwość realizacji zobowiązań zawartych w umowie, z drugiej minimalizujące ryzyko, jakie podejmuje ComputerLand, przystępując do realizacji takiego przedsięwzięcia".

Rozliczenia czasu, rozliczenia pieniędzy

Ze względu na to, że część pracowników pracuje w wielu zespołach i nad wieloma projektami konieczne jest rozliczanie czasu pracy z podziałem na zadania. W mniejszym stopniu chodzi o dyscyplinę pracy, w większym o monitorowanie ekonomiki przedsięwzięć. Trzeba pamiętać, że każdy z realizowanych przez ComputerLand projektów powinien być rentowny.

O ile więc przychody od klienta do firmy z grubsza są łatwe do obliczenia, jako prosta suma wpłat za instalację i serwis (ewentualnie skorygowana o wartość pieniądza w czasie), o tyle koszty muszą być rozliczane bardzo skrupulatnie. Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie (np. SWDPS czy system elektronicznych kart pracy eKP) udostępniają szefowi projektu zbiorcze dane finansowe na temat prowadzonego przez niego przedsięwzięcia: koszty osobowe, koszty narzędzi, koszty pośrednie, zakupy produktów i usług zewnętrznych itd.

Warte uwagi są wewnętrzne rozliczenia stosowane w ComputerLandzie. Firma jest zorganizowana w sposób, który pozwala każdej jednostce skorzystać ze wsparcia całej grupy kapitałowej, a także pomaga kontrolować koszty.

Jeżeli np. dział jakości zleca opracowanie aplikacji informatykom pracującym na wewnętrzne potrzeby przedsiębiorstwa, musi za to "zapłacić". I choć nie dochodzi do rzeczywistego transferu pieniędzy z konta na konto, to istotne są informacje, które procesy ile kosztują.

Podejście ComputerLandu do rozliczeń czasu i pieniędzy między działami to sygnał, że firmie udało się uniknąć pułapki wielu rosnących korporacji, które straciły kontrolę nad kosztami. Usytuowanie ekonomiki przedsięwzięć w centrum procesu i wsparcie informatyczne świadczą dobitnie, że spółka wzrastała w sposób świadomy.