4. Zacznij punktualnie, nawet jeśli nie wszyscy są obecni. Chcesz, aby ludzie zjawiali się na czas? Rozpocznij, nie czekając na osoby, które się spóźniają. Uwaga: sam musisz być na czas!

5. Nigdy nie pytaj i nie pozwalaj pytać: "Co straciłem? Co mnie ominęło?". Nie pozwól maruderom przejąć kontroli nad przemówieniem. Tym samym nie irytuj, nie karz i nie lekceważ innych ludzi na zebraniu. Nie odgrzewaj tego, co zostało już omówione. Spotkania są fundamentem współpracy, inspiracji i wyników. To, jak się do nich przygotujesz, zrealizujesz i sprawdzisz, stanowi o jakościowej zmianie.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT

Ustal nowe zasady

Zacznij Nowy Rok, wydając nowe prawo w "Podstawowych zasadach zebrań", które zawiera następujące postulaty:

Spotkania muszą mieć wyraźny cel. Pierwsze pięć minut jest poświęcone na wskazanie wyraźnego celu i pożądanego wyniku spotkania.

Domyślna długość spotkania wynosi 15 minut (nie 30 lub 60 minut). Zaplanuj 15-minutowe spotkania, wejdź, przejdź do meritum i zakończ.

Spotkania nie są organizowane w celu czytania materiału. Każdy powinien zrobić to przed zebraniem. Jeżeli uczestnicy nie zapoznali się z materiałem przed rozpoczęciem zebrania, wtedy powinno ono zostać anulowane i przełożone na inny termin.

Spotkania powinny być wykorzystywane do rozwiązania problemu, rozwijania i twórczego współdziałania w przyjaznej atmosferze.

Osoby mające prezentacje na zebraniach nie mogą przygotować się przed publicznością. Muszą przyjść przygotowane lub nie przychodzić wcale.

Nie organizuje się zebrań w piątki i poniedziałki. Wykorzystaj te dni, aby zrobić wszystko na przyszły tydzień.

Spotkania są teraz wspierane technologią. Zadbaj, aby było zapewnione połączenie Wi-Fi, aby telefony komórkowe były na wierzchu (ustawione oczywiście na wibracje), popieraj wysyłanie SMS, agend, dodatkowych materiałów oraz wizualizacji dostępnych w internecie. Bądź przyjazny wszystkim zasobom i iPadom (i innym netbookom), ale muszą być one używane do realizacji celu spotkania. Innymi słowy, gdy spotkanie ma się rozpocząć, należy upewnić się, że telefony są na wierzchu w trybie "spotkanie" i czy cały sprzęt jest gotowy do użytku.

I na koniec ostatnia ważna sprawa: zebrania w formie najczęściej dziś spotykanej to zdeformowane, zniszczone dziedzictwo czasów. W tej formie muszą zginąć. Posiłkując się powyższymi sposobami, możesz ocalić sens ich organizowania i przywrócić radość z uczestnictwa w nich.

Na podstawie artykułu "Boring Meetings. Declare your independence from them", opublikowanego w marcowym wydaniu Sales Sevice Excellence. Za zgodą wydawcy.

Autor jest ekspertem zarządzania czasem pracy. Tłumaczenie: Joanna Stech.