Praktyki ''5S'' i budowanie systemów

Drugi punkt programu wprowadza podstawową zasadę ergonomii stanowiska pracy: wszystko co potrzebne należy ułożyć nie według rozmiaru, koloru czy upodobania, lecz tak, aby łatwo było po nie sięgać. Zatem przedmioty najczęściej używane powinny znaleźć się w najbliższym zasięgu, np. w odległości wyciągniętych przedramion osoby siedzącej przy stole montażowym, rzeczy używane rzadziej w odległości wyciągniętych rąk, a te potrzebne jeszcze rzadziej mogą być umieszczone o kilka kroków dalej, np. na tablicy z narzędziami lub na półkach regału.

Zasada swojego miejsca powinna być przestrzegana rygorystycznie, ale bez wysiłku, niemal samorzutnie. Ułatwieniem są oznaczenia wizualne, np. obrysy narzędzi na tablicy, na której należy je zawieszać po użyciu, numery, symbole czy inne elementy graficzne (np. kolory pojemników), wskazujące właściwe położenie rozmaitych rzeczy. Tak zwane sterowanie wizualne ma wiele zastosowań i rządzi się wieloma praktycznymi zasadami. Na przykład powierzchnie odkładcze i magazynowe w hali produkcyjnej powinny zostać oznaczone na podłodze liniami granicznymi i mieć kształt prostokątów, aby ustawiane na nich pojemniki łatwo było policzyć; strzałki mierników aparatów pomiarowych powinny kontrastować z tą częścią skali, która odpowiada zakresowi niedopuszczalnemu (np. alarmowemu) mierzonej wielkości itd.

Dopiero trzeci punkt programu zawiera czyszczenie i sprzątanie. Chodzi o czystość idealną, gdyż w czystym środowisku lepiej widać każde zakłócenie, nieprawidłowość, np. wycieki chłodziwa czy oleju z maszyn. Należy przyjąć zasadę systematycznego (np. każdego ranka 3 min) czyszczenia profilaktycznego: lepiej czyścić maszynę, gdy jest czysta, a nie brudna. Podobnie, lepiej ją naprawiać, gdy jest sprawna, a nie wtedy, gdy się zepsuje. Nawyk troskliwej, zapobiegawczej dbałości o urządzenia jest podstawą kompleksowego systemu produktywnego utrzymania wyposażenia (Total Productive Maintenance). Przy okazji systematycznego czyszczenia operator może bowiem dokonać prostych czynności inspekcyjnych, sprawdzając ogólny stan urządzenia, np. czy nie obluzowały się nakrętki śrub, czy nie ma pęknięć lub innych uszkodzeń powierzchni obudowy, czy poziom i kolor oleju jest właściwy itd.

Czwarty punkt jest kontynuacją trzeciego. Skoro już osiągnęliśmy wyższy standard czystości i jakości pracy, dbałości o stanowisko i jego otoczenie, nie dopuszczajmy do jego obniżenia. Szczególna rola przypada pracownikom nadzoru, którzy powinni dokonywać systematycznego przeglądu i eliminować wszelkie przypadki nieporządku, organizować współzawodnictwo itp. Praktyki "5S" uzupełnia się praktykami tzw. obserwacji stanowiska pracy. Każdy przed rozpoczęciem pracy powinien stanąć nieopodal swego stanowiska (w odległości kilku metrów, aby dobrze widzieć całość) i przez pół minuty patrzeć na nie, starając się wychwycić nieprawidłowości albo zauważyć możliwości poprawienia ich organizacji.

Opisane cztery punkty programu stanowią składnik oryginalnego systemu organizacyjnego Toyoty znanego dzisiaj jako Just-in-Time. Dołączony do nich piąty punkt wyraża myśl, że skoro odnieśliśmy wiele korzyści z przestrzegania zasad porządku i dobrego gospodarowania, przestrzegajmy także wszelkich innych reguł - pisanych i niepisanych - obowiązujących w naszym przedsiębiorstwie.

Niektóre rozwinięcia praktyk "5S"

Szkic zamieszczony na rys. 1 przedstawia typowe elementy systemu Just-in-Time, które w wielu fabrykach rozwinęli i rozwijają pracownicy (zwłaszcza magazynierzy) zachęceni dobrymi wynikami praktykowania "5S". Oprócz idealnego porządku w dobrze oznaczonych przestrzeniach magazynowych, widoczne są znaki wskazujące minimalny stan zapasów (tzw. punkty wtórnego zamówienia, Reordering Points). Wraz z etykietami i adresami poszczególnych przestrzeni stanowią one wizualny odpowiednik zawartości tablic danych, wprowadzonych do systemu informatycznego. Część etykiet opatrujących pojemniki ze standardową ilością materiałów może być wykorzystana jako kanban: zamówienie na partię zapasów uzupełniających.

Praktyki "5S" można stosować nie tylko do porządkowania przedmiotów pracy. Słynny jest przykład redukcji czasu i kosztów przezbrajania pras w przemyśle samochodowym (z kilku lub kilkunastu godzin do kilku minut!) poprzez zastosowanie "5S" do stopniowej eliminacji zbędnych elementów procesu i porządkowania czynności niezbędnych.

W odniesieniu do procesów informacyjnych praktyki "5S" mogą stanowić realizację następujących wytycznych (przykład z biura udzielającego informacji klientom dużej firmy usługowej):

  • Oddziel niepotrzebne informacje i archiwizuj je w dobrze oznaczonych miejscach.

  • Informacje potrzebne skataloguj i umieść tak, aby te najczęściej potrzebne były najłatwiej dostępne.

  • Systematycznie usuwaj informacje nieaktualne, naucz się obchodzić z informacjami nieistotnymi, dbaj o zwięzłość i czytelność swoich dokumentów.

  • Unikaj nadmiaru informacji; naucz się sporządzać syntezy, zestawienia itp., aby wydobyć tylko to, co ważne; analizy opatruj wnioskami.

  • Przestrzegaj zasady, że każdy dokument musi być łatwo zrozumiały dla tego, komu służy.
Te zasady się równie dobrze sprawdzają w fabryce, jak i w urzędzie. Ich prostota i uniwersalność jest ważnym argumentem tej koncepcji organizacji i zarządzania, zwłaszcza tam gdzie pracownicy są przerażeni zapowiadanymi reorganizacjami czy restrukturyzacją.


TOP 200