Tegoroczne wakacje to pierwsze od dwóch lat wakacje, podczas których nie musimy martwić się obostrzeniami związanymi z pandemią COVID-19. Wielu pracowników wyruszyło na upragniony urlop, którego w niektórych przypadkach nie mieli przez trzy lata.

Na całym świecie obserwujemy trend przedłużonych wakacji, które stały się możliwe dzięki pracy zdalnej, do której przedsiębiorstwa przyzwyczaiły się. związku z pandemią. W 2022 roku nikogo nie dziwi już wynajęcie mieszkania lub domu na kilka tygodni, aby przez dwa tygodnie odpoczywać, a kolejne dwa spędzić na pracy zdalnej czerpiąc korzyści z innego otoczenia w czasie wolnym.

Zobacz również:

• Były programista Microsoftu: wydajność Windows 11 jest "komicznie zła" nawet na potężnym PC
• Microsoft Teams z nowością: funkcją wirtualnego makijażu
• Pakiety biurowe Microsoftu bez usługi Teams są już dostępne globalnie

W świecie biznesu standardowym środowiskiem pracy jest komputer z systemem operacyjnym Windows 10/Windows 11 oraz pakiet usług biurowych w chmurze - Microsoft 365. Komunikacja w takim ekosystemie odbywa się z wykorzystaniem wieloplatformowego i rozbudowanego narzędzia jakim jest Microsoft Teams. Komunikator dla firm pojawił się na rynku zaledwie 5 lat temu, ale ze względu na potrzeby środowiska biznesowego z ostatnich trzech lat przeistoczył się w bardzo zaawansowane narzędzie do współpracy zdalnej.

Dziś pokazujemy jak skutecznie zorganizować sobie pracę z Microsoft Teams, co znacząco podniesie efektywność pracy poza biurem - bez dostępu do dodatkowego monitora.

1.) Zorganizuj zespoły i kanały

Nic nie rozprasza bardziej, niż chaos. Jest on tym bardziej uciążliwy jeżeli na codzień mamy do dyspozycji wiele pulpitów roboczych, a nagle musimy pracować na zaledwie jednym ekranie.

Użytkownicy Microsoft Teams mogą wygodnie zarządzać zespołami, do których zostali przypisani. Dobrym pomysłem, który oszczędzi czas jest przypięcie najważniejszych zespołów. Można to zrobić klikając w zespół, wybierając trzy kropki w prawym górnym rogu oraz klikając Przypnij.

Dzięki tej akcji uzyskamy dostęp do najważniejszych zespołów od razu po uruchomieniu MS Teams. Koniec z szukaniem danego zespołu w liście dostępnych zespołów.

2.) Ukryj nieistotne kanały

Pracując z MS Teams z pewnością posiadasz co najmniej kilka zespołów. W każdym z nich znajdują się dedykowane kanały. Bardzo często nie korzystasz z wszystkich dostępnych kanałów. Dobrym pomysłem jest zatem uporządkowanie kanałów i ukrycie tych, które nie są z naszego punktu widzenia istotne.

Aby ukryć kanał lub zespół, kliknij ikonę z trzema kropkami po prawej stronie jego nazwy, a następnie z otwartego menu wybierz opcję Ukryj. (Pamiętaj: nie można ukryć kanału Ogólne dla żadnego zespołu).

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby z listy ukryć również cały zespół. Instrukcja jego ukrywania jest taka sama.

3.) Zapisz najważniejsze rozmowy

Ilość konwersacji służbowych potrafi przyprawić o zawrót głowy. Co zrobić, aby skutecznie wyłapywać najważniejsze informacje? Microsoft Teams pozwala na zapisywanie specyficznych wiadomości. Wystarczy najechać na odpowiednią wiadomość w wątku prywatnym lub grupowym, kliknąć prawym przyciskiem myszy oraz wybrać opcję Zapisz tę wiadomość.

Aby zobaczyć listę wszystkich zapisanych wiadomości, należy kliknąć zdjęcie główne profilu lub ikonę w prawym górnym rogu aplikacji Teams, a następnie w otwartym menu kliknij opcję Zapisane. (Alternatywnie można wpisać polecenie /saved na pasku wyszukiwania w górnej części aplikacji Teams). Zapisane wiadomości pojawią się w okienku Zapisane po lewej stronie aplikacji Teams.

4.) Dodatkowe opcje moderacji wiadomości

Spora część użytkowników ekosystemu Microsoft nie zdaje sobie sprawy z rozszerzonych możliwości tworzenia wiadomości w czatach Microsoft Teams. Po kliknięciu ikonki Format (litera A z długopisem) uzyskujemy dostęp do dodatkowych funkcji edycji tekstu. Z tego poziomu można wywołać dodatkowe funkcje: np. przekreślenie tekstu, wyróżniki tekstu poprzez podkreślenie kolorem, zmianę kolory i rozmiaru czcionki, formatowanie tekstu za pomocą nagłówków, wyrównania, cytaty, linki, wstawianie kodu źródłowego, oznaczanie wiadomości jako ważne.

Skorzystanie z tych opcji pozwoli wyróżnić się z tłumu identycznych wiadomości tekstowych w konwersacjach Microsoft Teams.

5.) Przypinanie wiadomości z czatów

Przypinanie wiadomości to kolejna drobna funkcja, która znacząco ułatwia pracę. Gdy posiadamy ważne konwersacje lub chcemy mieć do nich natychmiastowy dostęp bez konieczności szukania na liście czatów wystarczy przypiąć daną konwersację do interfejsu Microsoft Teams.

Wystarczy wybrać interesujący nas wątek, kliknąć na niego prawym przyciskiem myszy oraz wybrać Przypnij.

5.) Śledzenie zmian w najważniejszych kanałach

W dobie natłoku obowiązków każdemu pracownikowi z pewnością zdarzyło się zapomnieć o pewnych zadaniach do wykonania lub przeoczyć status prac współpracowników. Microsoft umożliwia wysyłanie powiadomień o zmianach w obrębie interesującego nas kanału. W MS Teams możemy swobodnie zarządzać powiadomieniami dla każdego kanału znajdującego się w zespołach.

Wystarczy wybrać interesujący nas zespół, kliknąć na wybrany kanał prawym przyciskiem myszy oraz wybrać opcję Powiadomienia kanału i kliknąć w Niestandardowe. Z tego poziomu możemy swobodnie modyfikować stawienia powiadomień według naszych preferencji.

6.) Modyfikacja powiadomień z Microsoft Teams

MS Teams potrafi wysyłać mnóstwo powiadomień. Dobrym pomysłem jest przejrzenie ustawień powiadomień oraz dostosowanie ich do własnych potrzeb. Aby to zrobić należy przejść do Ustawień. Zrobimy to klikając w nasz profil w prawym górnym rogu oraz wybierając opcję Zarządzaj kontem. Z poziomu ustawień warto przejść do sekcji Powiadomienia.

Microsoft Teams pozwala na zmianę stylu powiadomień, podglądu i odtwarzanych dźwięków. Dodatkowo możemy modyfikować dane powiadomienia np. wzmiankę, nową wiadomość czy polubienia/reakcje. Przydatną funkcją jest wyciszenie powiadomień podczas rozmów wideo. Opcja ta znajduje się w sekcji spotkania i rozmowy.

7.) Synchronizacja plików z OneDrive

Microsoft Teams przechowuje pliki zespołów i kanałów w SharePoint organizacji. Ciekawą opcją jest możliwość powiązania tych plików z naszą instalacja OneDrive skonfigurowaną na komputerze. Dzięki tej opcji możemy być na bieżąco z plikami z poziomu Eksploratora plików.

Aby to zrobić należy przejść do wybranego zespołu lub kanału, wybrać zakładkę pliki, kliknąć w trzy kropki w belce górnej oraz zaznaczyć opcję Synchronizacja. Od tej pory pliki widoczne będą z poziomu folderu OneDrive w systemie operacyjnym Windows.