Pandemia choroby COVID-19 wywołanej przez wirusa SARS-Cov-2 wpływa potężnie także na biznes. Najskuteczniejszą obroną jest dystans społeczny i kwarantanna, unikanie zgromadzeń oraz maksymalne ograniczenie bezpośrednich kontaktów. Obecnie epicentrum pandemii jest Europa. W Polsce udaje się uniknąć gwałtownego rozwoju choroby jednak ma to swoją cenę. Wprowadzony 13 marca stan zagrożenia epidemiologicznego nakłada szereg obowiązków, w tym zakaz organizacji spotkań powyżej 50 osób. To jasna przesłanka, aby odpowiedzialny pracodawca w miarę możliwości rozważył wysłanie pracowników do pracy zdalnej. Zwykle powoduje to załamanie dotychczasowych sposobów organizacji pracy.

Nowy model pracy

Jednak praca zdalna – wymagająca wzajemnego zaufania, dojrzałości organizacji, elastyczności to w wielu wypadkach jedyna alternatywa dla zamknięcia biznesu. Dla wielu innych firm to natomiast logiczny sposób na ograniczenie takiego ryzyka. Zgromadzenie pracowników na nieprzystosowanej do reżimu kwarantanny przestrzeni biurowej może spowodować łatwe rozprzestrzenienie się choroby i całkowite wyłączenie ich z pracy. Pracownicy dodatkowo narażeni są na zainfekowanie podczas podróży do i z miejsca pracy. To jasne przesłanki. A jednak dla wielu firm praca zdalna jest i będzie wielkim wyzwaniem.

Praca zdalna oczywistością a nie przywilejem

Dotychczas, bowiem praca zdalna była dodatkową opcją, benefitem albo eksperymentem, udanym lub nie. Można ją było oferować w ograniczonym zakresie, wybranej grupie pracowników-specjalistów albo np. kobietom w ciąży. Dodatkowo nastawienie do pracy zdalnej mocno się zmienia, np. w ostatnim czasie poprzedzającym pandemię sporo można było przeczytać o jej nieskuteczności. Podstawowe zarzuty dotyczyły arbitralności wyboru takiego sposobu pracy, oderwania wykonujących ją od zespołu i celu projektu, niski poziom uczenia się w trakcie projektu – niski poziom zdobywania nowego doświadczenia, czerpania z synergii, asocjacji i relacji generowanych w grupie. Rezerwa firm jest, więc uzasadniona. W obecnej chwili umiejętność wprowadzenia takiego efektywnego procesu staje się jednak koniecznością. Jak zatem zniwelować ryzyko chaosu i braku spójności?

3 filary transformacji do pracy zdalnej

Trzy kluczowe elementy, które są niezbędne do wprowadzenia i utrzymania stabilnego procesu pracy zdalnej, to CIO/IT, jakość procesu pracy zdalnej i cechy platformy.

CIO i podległe mu IT, którzy potrafią dokonać wyboru właściwej platformy i zintegrować ją z wykorzystywanymi środowiskami i rozwiązaniami; pozornie tylko wybór platformy pracy zdalnej jest zadaniem poniżej kompetencji i zadań CIO oraz IT. Użytkownik końcowy doskonale obeznany ze środowiskiem cyfrowym nie posiada wystarczającej perspektywy do tego, aby objąć całość problemu. Jakkolwiek przystępne i intuicyjne są interfejsy do komunikacji głosowej lub wideokonferencji, to celem procesu pacy zdalnej jest odtworzenie środowiska, które integruje potrzebne narzędzia i zasoby. Zintegrowanie poczty, dysków do pracy wspólnej, interfejsy do kokpitów oraz systemów biznesowych powinno dokonać się po analizie, za wiedzą i z jasnej rekomendacji osób odpowiedzialnych za rozwój i utrzymanie systemów IT oraz za sferę Digital. To oni czuwać też powinni nad kalibrowaniem procesu pracy zdalnej, modyfikowaniem środowiska i monitorowaniem, wychwytywaniem efektywnych wzorców wykorzystania i propagowaniem ich.

Proces pracy zdalnej, czyli elastyczny, pojemny i efektywny sposób realizacji zadań przez pracowników w środowisku zwirtualizowanym jest testem dojrzałości organizacji. Błyskawicznie obnaży braki komunikacji, dysfunkcje w relacjach pomiędzy komórkami, zespołami, szczeblami. Proces pracy zdalnej biorąc pod uwagę wyjątkowość sytuacji – często po raz pierwszy powszechne przejścia na pracę zdalną – powinien być procesem w pierwszym etapie poszukiwania dobrych praktyk, szybkiej oceny co i w jakich warunkach się sprawdza. Kilka schematów operowania i realizacji działań może zostać szybko zweryfikowanych i zmodyfikowanych przez użytkowników. Czujny i dojrzały CIO oraz dział IT powinien wychwytywać sugestie i modyfikować w odpowiedni sposób rodzące się środowisko mając na celu efektywną realizację zadań dotychczas wykonywanych z biura. Taka nauka „bojem” może paradoksalnie dać impuls do przyspieszenia cyfryzacji firmy, może przełamać impas i zachęcić ludzi do poszukiwań nowych pomysłów na wykonywanie pracy: stwarza pole do innowacji procesowych.

Platforma technologiczna jest trzecim filarem, który umożliwia szybką adaptację przez użytkowników, integrację narzędzi i rozwiązań wykorzystywanych w pracy, rozwój i optymalizację sposób realizacji pracy zdalnej, oraz oczywiście bezpieczeństwo, skalowalność i niezawodność procesu zdalnej pracy. Wszystkie te postulaty spełnia kilka platform dostępnych obecnie na rynku i deklarujących swoją otwartość a z racji sytuacji nadzwyczajnej –oferujących także bezpłatny dostęp.

Webex – szybka i skuteczna transformacja do modelu pracy zdalnej

Webex firmy Cisco jest rozwiązaniem, które odpowiada na wyzwania transformacji do pracy zdalnej. Jej podstawowe cechy i możliwości dobrze wpisują się w paradygmat scyfryzowanej, zwinnej organizacji, zdemokratyzowanej i opartej na wiedzy.

Platforma Webex daje możliwość organizacji spotkania nawet dla stu uczestników oraz nielimitowany czas jego trwania. Dzięki aplikacji można zatem prowadzić spotkania na odległość. Można podczas nich nie tylko prowadzić dyskusję, ale i udostępniać dokumenty czy prezentacje. Można dygitalizować przebieg spotkania, dokumentować i dzielić na żywo wnioski z dyskusji.

Oczywiście ta pojemność ma swoje ograniczenia – zdalne spotkania obarczone są ryzykiem chaosu komunikacyjnego. Jak każde narzędzie i każda platforma, ale także – jak każda forma komunikacji, Webex wymaga nauki albo stworzenia swoistego savoir vivre. Jak się komunikować, jak formułować wypowiedzi, kto i w jaki sposób moderuje spotkanie. Warto jednak podkreślić, że ten, kto nie potrafi organizować spotkań w przestrzeni fizycznej, chaos i niechlujność komunikacji z dużym prawdopodobieństwem przeniesie swoje obyczaj do sfery wirtualnej. I na odwrót.

Platforma taka jak Webex daje poza wszystkim kapitalny impuls do poprawy jakości komunikacji wewnątrz firmowej. Podpowiada i wspiera efektywną, jasną komunikacje. Można z niego skorzystać przy odrobinie dyscypliny i dobrej woli.

Wspomniana już dwa razy pojemność platformy jest pewną wartością graniczną i umowną. W zasadzie warto zauważyć i podkreślić, że Webex zachęca raczej do pracy w mniejszych zespołach. Z kanonu badań i literatury zarządzania wiadomo, że efektywność pracy zespołu załamuje się albo znacząco spada w grupie powyżej 7-8 osób. Lotne, zestawiane w łatwy sposób spotkania wirtualne wsparte dostępem do analiz i materiałów z innych systemów mogą przechylić szalę na rzecz takiej właśnie formuły spotkań. To kolejny powód, aby platformę tę postrzegać, jako katalizator pozytywnej zmiany sposobu pracy w firmie.

Stwórz własny model pracy zdalnej

Obecnie Cisco udostępnia link do rejestracji darmowego konta Webex. Instrukcja jest w języku angielskim, wkrótce pojawi się polska wersja językowa. Szybko okaże się, że zestawienie takiej komunikacji możliwe jest w zasadzie na kilkanaście minut przed wydarzeniem. Warto jednak aby swoje uwagi i porządek w sposobie korzystania z Webex wprowadziło IT. Z myślą o długofalowym wykorzystaniu, obecna sytuacja i zalecenia pracy zdalnej mogą się utrzymać. Jednak adaptacja Webex może nie tylko stanowić remedium na obecną sytuację, ale także przyśpieszyć procesy cyfrowej transformacji firmy. Przekształcić relacje i sposób komunikacji – de facto firma dostaje w swoje ręce bardzo plastyczne narzędzie, które modelować będą sami pracownicy. Od ich inwencji, wspomaganej przez kulturę firmy, akceptującą innowacyjność, poszukiwanie i próbowanie nowych pomysłów, aktywność i inicjatywę będzie zależał ostateczny jej kształt. Wielkie podróże zaczynają się od pierwszego kroku i pierwszego słowa - może być to więc zaproszenie do wielkiej, cyfrowej przygody.

Jedno na koniec warto przywołać ponownie i podkreślić. Czas wybierania i eksperymentowania z modelem wykorzystania pracy zdalnej właśnie minął. Wynika to z zewnętrznych okoliczności. Wiadomo, że zmiany sposobu funkcjonowania społeczeństw i gospodarki będą głębokie i długotrwałe.

Tylko zdecydowane, szybkie decyzje pozwolą firmie nie wypaść z torów i realizować dotychczasowe, zaadaptowane do sytuacji lub całkiem nowe procesy biznesowe.