Praca u podstaw

Informacja jest jednym z podstawowych zasobów organizacji, które czynią ją zdolną do robienia biznesu. Informatyka umożliwia nie tylko zbieranie informacji, ale też zarządzanie ich przetwarzaniem.

Informacja jest jednym z podstawowych zasobów organizacji, które czynią ją zdolną do robienia biznesu. Informatyka umożliwia nie tylko zbieranie informacji, ale też zarządzanie ich przetwarzaniem.

W każdej organizacji gospodarczej inaczej przetwarzane są informacje. W bankowości i ubezpieczeniach chodzi przede wszystkim o automatyzację pracy ludzkiej oraz o zbudowanie bazy wiedzy, na podstawie której można dokonywać analizy i statystyki. W przedsiębiorstwie przemysłowym i dystrybucyjnym przetwarzanie danych ma na celu adekwatną symulację zachowania tegoż przedsiębiorstwa - zarówno "tu i teraz", jak i planowanego w przyszłości.

MRP II jest narzędziem szczególnie pomocnym do tego celu, zwłaszcza w sferze środków obrotowych, a przede wszystkim planowania zapasów. Nasza firma pracuje teraz nad projektem dla dużego producenta i dystrybutora gazów technicznych AGA Gaz sp. z o.o. (centrala, 11 zakładów oraz sieć 110 agentów). Specyficznym zasobem tego przedsiębiorstwa są butle, które raz występują, jako puste opakowanie, a innym razem, jako integralna część sprzedawanego produktu. Jest to zasób bardzo wartościowy.

Firma ta przeszła już przez pierwszy etap rozwoju, tzn. mocno osadziła się na rynku. Teraz wchodzi w następny, w którym musi się skoncentrować już nie tylko na budowaniu sieci sprzedaży, ale też na efektywności swoich interesów. Efektywność zależy przede wszystkim od tego, ile firma będzie wiedziała o tym, co - w trakcie realizowania różnych procesów biznesowych - dzieje się z jej najważniejszymi zasobami, np. z owymi butlami. Musi także rozwiązać klasyczny konflikt między interesem agenta (który chce mieć duży zapas) a interesem firmy, która musi w sposób kontrolowany inwestować w zapasy.

Dlatego sięgnęła po standardowy, zintegrowany system zarządzania. Każdy mniejszy system nie poradziłby sobie z tym problemem, choćby ze względu na jego złożoność oraz rozproszenie tego zasobu, a także z powodu gwałtownego rozwoju firmy.

Plany firmy znacznie wykraczają poza opanowanie obrotu butlami, ale jeśli zrealizuje minimum, to znaczy będzie wiedziała, gdzie i ile ich ma, to radykalnie ograniczy zapasy, nawet o 50%. Zważywszy na ich wartość, jest to bardzo duży zysk dla firmy. Inne korzyści to: zasilenie bazy informacyjnej o sprzedaży, poprawa skuteczności ściągania należności oraz poprawa efektywności pracy personelu (niewiele ludzi będzie mogło dobrze obsłużyć ogromną liczbę transakcji).

System informatyczny tej klasy jest to więc niezwykle przydatne narzędzie, które przede wszystkim powiększa zasób informacji w przedsiębiorstwie, podstawowy dzisiaj zasób do biznesu. Jest jednak pewien warunek. Zanim rozpocznie się jakiekolwiek prace wdrożeniowe, trzeba uporządkować strukturę organizacyjną firmy oraz zasady pracy. Innymi słowy - należy wypracować w przedsiębiorstwie taką kulturę biznesu, która gwarantuje, że pracownicy działają w dobrej wierze i w interesie firmy, a więc dane wprowadzane do komputerów są prawdziwe. Na pewno będą sprzyjać temu profesjonalizm ludzi i odpowiednie narzędzie. Trudno na przykład przecenić wartość dobrych procedur inwetaryzacyjnych.

Jacek Jakubik jest kierownikiem projektu w Vimex sp. z o.o.


TOP 200