Praca organiczna

Formalna metodyka wdrożenia systemu wspomagającego zarządzanie jest tym przydatniejsza, im bardziej znaczące zmiany zachodzą w firmie.

Formalna metodyka wdrożenia systemu wspomagającego zarządzanie jest tym przydatniejsza, im bardziej znaczące zmiany zachodzą w firmie.

We wdrożeniu systemu zintegrowanego w gdańskich firmach nie brak problemów, opóźnień i kłopotliwych sytuacji, z którymi musiał się zmagać zespół projektowy obu Organik, konsultanci i programiści Great Plains Software (GPS). "Najważniejsze jest to, że w dążeniu do wspólnego celu potrafiliśmy współpracować i przezwyciężać problemy, w tej sytuacji szukanie winnych jest bezzasadne" - mówi Artur Wrzałek, główny informatyk obu firm. Kiedy spojrzymy na wdrożenie w Organikach, widać, jak poszczególne fazy implementacji przeplatały się z wpływem czynników zewnętrznych. Metodyka wdrożeń , dość nieskomplikowana, stanowi osnowę wszystkich wydarzeń. Ale zacznijmy od początku.

Dawno temu w Organice

Celem firmy było takie zarządzanie gospodarką materiałową, aby możliwa stała się sprzedaż towarów znajdujących się jeszcze na statku, na morzu. Częściowo ze względu na geograficzną bliskość siedziby GPS zdecydowano powierzyć tej firmie przeprowadzenie analizy potrzeb Organiki. Etap ten, wyróżniany w metodyce GPS, jako pierwsza faza wdrożenia, trwał 2-3 tygodnie. Klient zażyczył sobie, żeby przeprowadzenie analizy odbyło się jeszcze przed ewentualnym podpisaniem umowy na zakup oprogramowania wspomagającego zarządzanie. Opcja ta nie zawsze jest stosowana we wdrożeniach prowadzonych przez GPS. Opis procesów i potrzeb został przez konsultantów GPS przedstawiony klientowi wraz z konkretnymi propozycjami rozwiązań, możliwych do zastosowania w systemie DyNAMICS. Choć to raczej naturalne, propozycja taka była sprzeczna z zakładanym przez Organikę planem uzyskania niezależnej od produktu informatycznego opinii konsultingowej.

Pierwsza specyfikacja sprzętowa okazała się chybiona ze względu na zaniżone szacunki wymaganej przez system mocy obliczeniowej. Druga oferta, tym razem zaakceptowana przez klienta, zawierała już poprawny opis wymagań sprzętowych - stosowane dziś 4 serwery. Trudności występujące podczas lokalizacji piątej wersji systemu sprawiły, że obie Organiki wdrażały wersję 3.15. Po zakończeniu polonizacji i przetestowaniu nowego systemu, Organiki planują wdrożyć DyNAMICS 5.0. W oryginalnie uzgodnionym harmonogramie pierwsze etapy tego wdrożenia zakończyć się miały do połowy lutego br.

Podział projektu na fazy jest tym bardziej widoczny, że każdy z etapów ma własny budżet. Integrator, a w tym przypadku również producent systemu, otrzymuje transze wynikających z umowy opłat wraz z zakończeniem kolejnych faz projektu. Nie zawsze jednak zakończenie fazy poprzedzającej jest warunkiem koniecznym do przejścia do następnego etapu wdrożenia. Jest to jeden z modeli logicznego powiązania faz projektu, gdzie wyniki faz poprzedzających nie są bezpośrednio wymagane, aby zacząć następny etap.

Prowadzenie ponad wszystko

Charakterystyczne dla zastosowanej w Organikach metodyki jest wyodrębnienie fazy prowadzenie wdrożenia, związanej z całością prac nadzoru nad projektem implementacji. Jako faza projektu, prowadzenie wdrożenia jest nietypowe, przebiega bowiem równolegle z pozostałymi fazami. W konsekwencji jej ramy czasowe pokrywają się z terminarzem wszystkich pozostałych faz. Toteż uznanie jej za oddzielny etap jest kontrowersyjne. Efektami postępowania zgodnie z wytycznymi tej fazy są przede wszystkim odpowiednie zapisy w książce wdrożenia, podstawowym dokumencie projektu. Książka wdrożenia, tworzona równolegle w wersji drukowanej i elektronicznej, składa się z pięciu sekcji. Ramowy szkielet książki jest ustalony z góry i standardowy dla wszystkich projektów prowadzonych przez GPS. Pierwszą sekcją jest opis metodyki, druga związana jest ze sprzedażą systemu i zawartą w tym celu umową. Trzecia część to tzw. protokół łączności, gdzie dokumentowane są spotkania, konsultacje, dołączana korespondencja między zespołem projektowym a dostawcą systemu. Do wyników prowadzenia wdrożenia zalicza się także na początku projektu tworzony w Microsoft Project harmonogram implementacji. Czwarta sekcja zawiera plan projektu wraz z budżetem, a piąta - zapis przebiegu spotkań, korespondencję itd.

Spółka z ograniczonym czasem

Po podpisaniu umowy rozpoczęło się, w ramach organizacji wdrożenia, tworzenie zespołów wdrożeniowych, w skład których - w każdej z firm Organiki - wchodziły po cztery osoby: dyrektor finansowy, główny księgowy, logistyk i informatyk. Na czele zespołu stał wiceprezes zarządu i dyrektor finansowy - Jacek Pawlik. GPS przydzielił do projektu na stałe dwie osoby, a większa liczba konsultantów i programistów pracowała przy wdrożeniu w miarę potrzeb. Zespoły spotykały się raz w tygodniu. Jednym z mankamentów wdrożenia była ze strony klienta niemożność poświęcenia, przez tak stworzony zespół wdrożeniowy Organiki, odpowiedniego czasu na czynności związane z wdrożeniem. Firmy przechodziły bowiem dwie inne poważne zmiany - formy prawnej na spółkę akcyjną, a także przeprowadzkę do nowego biura. W metodyce GPS nie pada nazwa "komitet sterujący". Wymienieni członkowie zespołu wdrożeniowego musieli - poza nadzorem nad całością projektu - pełnić rolę tzw. super users.

Równolegle nastąpiło przejście z analizy potrzeb do projektu funkcjonalnego, kolejnej fazy, gdzie w sposób ogólny opisano docelowe, pożądane procesy w firmie i przedstawiono sposób wykonania określonych funkcji w systemie DyNAMICS. Nie były to jednak konkretne instrukcje. Opisu procesów nie wykonano za pomocą jakiejkolwiek sformalizowanej metody mapowania procedur biznesowych (np. IDEF), tylko słownie. GPS tłumaczy to większą przejrzystością opisu dla czytających go przedstawicieli firmy. Na tym etapie wdrożenia zespoły wdrożeniowe obu Organik przeszły szkolenia, korzystając z pierwszej, prototypowej instalacji systemu DyNAMICS.

Projekt szczegółowy to następna faza wdrożenia, w której materiały z poprzedniego okresu wdrożenia uległy uściśleniu. Pojawiły się szczegółowe instrukcje, jak wykonać konkretne zadania z wykorzystaniem wdrażanego systemu, a także propozycje, dotyczące wyglądu dokumentów transakcyjnych.

Podczas dopasowywania i uzupełniania oprogramowania, do standardowej wersji systemu DyNAMICS w Organice dopisano aplikację do obsługi składu celnego. Zastosowanym narzędziem był MS Access, ze względu na łatwą komunikację z DyNAMICS-em - wspólną platformę SQL. Aplikacja w MS Access jest dla Organiki rozwiązaniem przejściowym. GPS zadeklarował, że wraz z piątą wersją systemu DyNAMICS dostarczy na rynek tworzony wspólnie z polskimi partnerami, specjalnie na rodzime potrzeby, odpowiedni moduł.

Dla niektórych klientów GPS faza dopasowania i uzupełniania okazywała się najtrudniejsza, co wynikało wprost z niedociągnięć w pierwszym etapie wdrożenia. Nieprecyzyjna analiza potrzeb w porównaniu z możliwościami systemu prowadziła w niektórych firmach do konieczności dopisania od początku znacznie liczniejszych elementów systemu niż w Organikach. To z kolei podnosiło koszty wdrożenia.

W tej części wdrożenia nastąpiły parametryzacja systemu i jej wstępna weryfikacja. Zmodyfikowano raporty, choć Organiki nawet teraz nie mają jeszcze pełnych, wymaganych możliwości raportowania. Faza dopasowania i uzupełnienia oprogramowania nie jest więc w całości zakończona.

Zespoły projektowe przeszły jednak do fazy przygotowania instalacji, w której nastąpiła weryfikacja wymagań sprzętowych systemu. Powstały procedury bezpieczeństwa. Dopisano kolejne, a system skonfigurowano w sposób, w jaki miał pracować docelowo. Do przeniesienia na nowy system przygotowano dane z dotychczas używanego oprogramowania - nie zintegrowanych, polskich systemów HT oraz Trawers, działających pod kontrolą DOS. Po serii krótkich testów Organiki przeszły do fazy instalacji. Konwersja danych ze starych systemów odbyła się z plików .dbf za pomocą MS Excel. Na etapie instalacji ostatecznie skonfigurowano serwery, a także sprzęt i oprogramowanie Cytrix MetaFrame w pięciu oddziałach. Konfiguracja ta wymagała jednej wizyty w każdym z pięciu oddziałów. Cztery pracują w trybie on-line, korzystając z sieci pakietowej POLPAK_T, jeden łączy się z centralą za pomocą modemu. "Telekomunikacja Polska bardzo późno udostępniła nam łącze pakietowe, stąd opóźnienia w tej fazie wdrożenia. Instalacja oprogramowania w oddziałach wymagała praktycznie jedynie uruchomienia klienta MetaFrame" - mówi Artur Wrzałek. Przeszkolenie przeszli tzw. administratorzy merytoryczni systemu DyNAMICS, których zadaniem jest nadzór nad działaniem aplikacji już po zakończeniu wdrożenia. W Organice Propex stanowisko to objął specjalnie w tym celu zatrudniony pracownik, w Organice Trade - funkcję tę sprawuje przeszkolona księgowa. Administratorzy merytoryczni współpracują z głównym informatykiem, wspólnym dla obu Organik. Szkolenie użytkowników końcowych to już osobna faza w metodyce GPS. Razem z załogą centrali przeszkolono pracowników pięciu oddziałów.

Ostatnią fazą wdrożenia jest praca równoległa. Dla obu Organik zanotowano półtoramiesięczne opóźnienie w porównaniu z harmonogramem. Trudno obarczać winą kogokolwiek. Problemy wynikały przede wszystkim z faktu, że na początku stycznia br. nie był dostępny aktualny bilans otwarcia. "Nie wszystkie dokumenty księgowe spływają w terminie, opóźnienie we wdrażaniu systemu wynika po części z normalnego trybu pracy księgowości" - mówią członkowie zespołu projektowego. Takie opóźnienie klient musi nadrabiać, stopniowo likwidując różnicę aktualności danych w systemach dotychczasowych i DyNAMICS.


TOP 200