Praca od do

Zakres obowiązków zapewnia pracodawcy i pracownikowi jednoznaczne określenie najważniejszych, merytorycznych wymagań i wzajemnych zależności.

Zakres obowiązków zapewnia pracodawcy i pracownikowi jednoznaczne określenie najważniejszych, merytorycznych wymagań i wzajemnych zależności.

Zakres obowiązków jest dokumentem, w którym wypunktowane zostały czynności wykonywane przez pracownika zatrudnionego na określonym stanowisku. Wykonywanie tych czynności jest jego podstawowym obowiązkiem, a efektywność ich wykonania - podstawą do oceny pracy. Jednak w wielu polskich firmach zakres obowiązków traktowany jest jako nic nie znaczący świstek. Często pracownicy podejmują pracę po ustnym określeniu obowiązków podczas rozmowy kwalifikacyjnej, przeprowadzanej z reguły z przyszłym przełożonym.

Za dokument precyzujący obowiązki uznaje się często umowę o pracę, w której odniesieniem do obowiązków i charakteru przyszłej pracy jest opis stanowiska obejmowanego przez pracownika. Jeśli w umowie jest napisane, że pracownik będzie „programistą”, to uznaje się, że powszechnie wiadomo, co należy do obowiązków programisty - jego obowiązkiem jest pisanie programów komputerowych. Tymczasem ma on znacznie więcej zajęć niż tylko wprowadzanie kodu i uruchamianie kompilatora.

W późniejszym okresie mogą wyniknąć konflikty między pracodawcą a pracownikiem. Wtedy, nie dysponując podpisanym przez obie strony dokumentem, pracownik będzie bezbronny - np. wobec zarzutu o niewykonywanie obowiązków. Toteż ich zakres powinien mieć formę dokumentu, z którym zapoznaje się zatrudniany (lub zmieniający stanowisko) pracownik. Następnie zainteresowane strony podpisują go i od tej chwili jego postanowienia są obowiązujące. Zmienić je można tylko przez przygotowanie i podpisanie nowego dokumentu.

Powszechna niechęć do podpisywania zakresu obowiązków jest niezrozumiała. Zapewniają one pracodawcy i pracownikowi jednoznaczne określenie najważniejszych, merytorycznych wymagań i wzajemnych zależności. Korzystając z przykładu „programisty”, można dowieść, że obie strony powinny być zainteresowane jego podpisaniem.

Przełożony nie skrępowany dokumentem może dowolnie interpretować obowiązki programisty. Może np. zażądać stałego serwisu części systemu, która ma choćby niewielki związek z aplikacjami napisanymi przez programistę. Może to oznaczać tracenie czasu, który nie będzie wykorzystany na pracę twórczą, lecz na usuwanie prostych problemów użytkowników. Przełożony może też odmówić skierowania na specjalistyczne szkolenie, ponieważ oficjalnie nie wymaga od pracownika podnoszenia kwalifikacji. Programista nie posiadający pisemnego określenia obowiązków nie jest natomiast zobowiązany do prowadzenia szkoleń dla użytkowników: nie musi się on na tym znać. Nie musi też wnioskować o usprawnienie pracy działu, nawet jeśli problem jest banalny, a jego rozwiązanie w zasięgu ręki.

W opisanej sytuacji pracownik nie może mieć pretensji do przełożonego o wysuwane przez niego żądania, a pracodawca nie ma podstawy do obniżenia oceny pracownika, jeśli nie wykonuje on zadań, ponieważ nie wymieniono ich w zakresie obowiązków. Wniosek z tej sytuacji nasuwa się sam.

Inne polecenia

Wielu przełożonych lekceważy zakres obowiązków, ponieważ uważa, że pracownik i tak musi wykonywać wszystkie polecenia przełożonego, który to przymus zapisany jest z w ostatnim punkcie zakresu obowiązków i brzmi: „Wykonywanie innych poleceń przełożonego”. Jednak pracownicy muszą wykonywać „inne polecenia” wyłącznie wtedy, gdy są merytorycznie związane z ich pracą.

Istnieje wyjątek, który uzasadnia złamanie tej zasady. Jest nim sytuacja grożąca zniszczeniem majątku firmy lub przerwaniem procesu produkcji. W czasie „zimy stulecia” pracownicy działu informatycznego pewnej firmy odśnieżali plac manewrowy dla ciężarówek. Jego oczyszczenie było konieczne w celu prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Gdyby ciężarówki nie wyjechały, towar przeznaczony dla odbiorców straciłby wartość. Mimo że zadanie to nie było merytorycznie związane z ich pracą, informatycy zgodzili się na wykonanie tej pracy, ponieważ nikt inny nie mógł tego wtedy zrobić.

Przełożeni próbują „nadinterpretować” punkt o „innych czynnościach”, żądając wykonywania prac nie związanych merytorycznie z zajmowanym przez pracownika stanowiskiem. Taka sytuacja miała miejsce w firmie komputerowej, której prezes - oszczędzając na etatach - próbował zlecić dodatkową pracę programistce. Jej zadaniem miało być podawanie kawy prezesowi. Programistka odmówiła, ponieważ praca nie była merytorycznie związana z zajmowanym przez nią stanowiskiem. Prezes zrezygnował z tego żądania wobec programistki - kawę zaczęła podawać mu inna osoba. Szef stał zresztą od początku na przegranej pozycji, ponieważ programistka podpisała wcześniej zakres obowiązków, gdzie o podawaniu kawy nie było ani słowa.

Ciekawe zdarzenie miało miejsce w pewnej firmie, w której przygotowywano nowy zakres obowiązków dla wszystkich pracowników. Kierownicy działów opracowujący je, umieścili zgodnie ze sprawdzoną praktyką punkty o „innych poleceniach przełożonego”. Spotkało ich wielkie zaskoczenie, gdy pracownik działu kadr odpowiedzialny za te zmiany, do przygotowanych punktów dopisał wszędzie „...związanych z merytorycznymi zadaniami działu”. W ten sposób elastycznie połączył wymagania zakładu pracy z uczciwym zabezpieczeniem interesu pracowników.

Ostatni punkt zakresu obowiązków powoduje jeszcze jedną wątpliwość: których przełożonych pracownik ma obowiązek wykonywać polecenia? Otóż ma obowiązek słuchać bezpośredniego przełożonego oraz przełożonych znajdujących się „w prostej linii” wyżej w strukturze służbowej. Oznacza to, że informatyk powinien wykonywać polecenia swojego kierownika i np. dyrektora pionu, w którym znajduje się dział informatyczny, natomiast nie musi wykonywać poleceń kierownika działu księgowości. Wyjątkiem będą prace przekazane przez kierownika innego działu szefowi działu informatycznego, który może delegować swojego pracownika do tych zadań.

Obowiązkowy zakres obowiązków

Nie wnikając w zagadnienia tworzące otoczkę dla zakresów obowiązków trzeba stwierdzić, że są one po prostu obowiązkowe.

Zakres obowiązków powinien być przedstawiony pracownikowi jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę i podjęciem przez zainteresowanego zobowiązań wobec pracodawcy. Wynika to z postanowień Kodeksu Pracy (dział 4, rozdział 1, artykuł 94, punkt 1): (Pracodawca ma obowiązek) zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami.

Brak zakresu obowiązków stawia pracownika w trudnej sytuacji, ponieważ zgodnie z Kodeksem (dział 4, rozdział 2, artykuł 100, (2, punkt 2)) pracownik ma obowiązek… przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku. Przez regulamin pracy rozumie się (dział 4, rozdział 4, artykuł 104, (1)), że regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Jak pracownik ma się wywiązać ze swoich obowiązków wobec braku właściwego dokumentu?

Zakres dla informatyka

Zakres obowiązków informatyka, niezależnie od jego specjalizacji i firmy, w której pracuje, zawiera pewne wspólne elementy.

Jego podstawowymi zadaniami są:

- instalacja, konfiguracja i utrzymanie w sprawności sprzętu komputerowego i oprogramowania należącego do firmy, w szczególności sprzętu i oprogramowania systemowego

- instalacja, konfiguracja i utrzymanie w sprawności aplikacji zainstalowanych u użytkowników.

Te dwa punkty stanowią bazę, na której oparta jest większość prac działu informatycznego. Ponieważ żaden system nie jest wolny od błędów i awarii, bardzo ważne są także następne punkty:

- bezzwłoczne dokonywanie interwencji serwisowych, w szczególności dotyczących sprzętu i oprogramowania systemowego

- wspomaganie w pracy pozostałych pracowników działu, zwłaszcza podczas prac związanych z usuwaniem awarii systemowych.

Każdy system informatyczny powinien być szczegółowo opisany, a działania prowadzone zgodnie z przygotowanymi procedurami. Dlatego do obowiązków należy także:

- przygotowanie, wdrożenie, aktualizacja i nadzór nad procedurami zabezpieczenia systemu, w szczególności kopii danych i ochrony przed nie autoryzowanym dostępem

- staranne i na bieżąco prowadzenie dokumentacji, w szczególności dokumentacji systemowej, dziennika awarii i serwisu.

W większych firmach, gdy w dziale informatycznym pracuje wiele osób, poważnym problemem staje się uzyskanie prawidłowego przepływu informacji. Często zdarza się, że pracownik odpowiedzialny za pewien temat nie informuje kolegów o postępach swoich prac. W związku z tym powtarzają oni jego pracę, marnując czas i środki. Podobnie, rzadko dobrze układa się współpraca między działem informatycznym a innymi działami firmy. Nie potrafią one wytworzyć płaszczyzny, na której mogłyby się porozumieć. Sprawa jest na tyle poważna, że ujmuje się ją w zakresie obowiązków:

- przekazywanie pozostałym pracownikom działu informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji zadań

- współpraca z pracownikami innych działów, mająca na celu zwiększenie efektywności pracy.

Dbając o użytkowników warto też dodać:

- organizowanie szkoleń (własnych lub zewnętrznych) dla użytkowników systemu.

Ostatnie zagadnienia mają ogólniejszą naturę, jednak są ważne, ponieważ zabezpieczają interesy obu stron:

- występowanie do przełożonego z wnioskami dotyczącymi zmian mających na celu poprawę funkcjonowania działu informatycznego

- stałe podnoszenie swoich kwalifikacji

-wykonywanie poleceń bezpośredniego przełożonego lub innych, związanych z merytorycznymi zadaniami działu.

Jeśli dział informatyczny ma rozbudowaną strukturę i oprócz kierownika wyróżnia się osobę odpowiedzialną za pracę grupy ludzi w dziale (np. grupy serwisu, programistów itp.), należy do jego obowiązków dodać zadania:

- zlecanie pracownikom grupy zadań i nadzór nad ich wykonaniem

- współpraca z przełożonym przy ocenie podległych pracowników

- wnioskowanie do kierownictwa o nagrodzenie lub ukaranie podległych pracowników.

Dla osób związanych z programowaniem i obsługą baz danych trzeba przewidzieć dodatkowe zadania, a przede wszystkim:

- tworzenie nowych aplikacji na zlecenie kierownika działu

- rozwijanie aplikacji, mające na celu usunięcie błędów i dostosowanie ich do nowych potrzeb użytkowników, na wniosek użytkowników i po zleceniu przez kierownika działu

- analiza gotowych pakietów aplikacji

- konserwacja i stały nadzór nad bazami danych.

Informatycy w oddziałach lokalnych powinni być także zobowiązani do:

- przesyłania miesięcznych raportów do działu informatycznego w centrali, zawierających między innymi dokumentację systemową.

Stosownie do potrzeb należy do zakresu obowiązków dodać punkty, opisujące konkretne zadania. Mogą one wynikać ze specyfiki informatycznych specjalizacji lub specjalnych potrzeb firmy.

Zakres obowiązków jest potrzebny zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Nie stanowi on zagrożenia dla pracodawcy, który właściwie konstruując dokument, zapewni sobie prawo do egzekwowania określonej pracy. Nie stanowi zagrożenia dla pracownika, ponieważ „inne obowiązki” nie dotyczą spraw pozamerytorycznych. Dokument ten pozwala na zlikwidowanie w zarodku wielu potencjalnych, przyszłych nieporozumień.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200