Pozorne oszczędności

System informatyczny bez dokumentacji wart jest niewiele. Każda jego rekonfiguracja będzie trudna do zrealizowania, a wszelka awaria może spowodować nieodwracalne straty. Im więcej zawiera dokumentacja, tym system jest bezpieczniejszy.

System informatyczny bez dokumentacji wart jest niewiele. Każda jego rekonfiguracja będzie trudna do zrealizowania, a wszelka awaria może spowodować nieodwracalne straty. Im więcej zawiera dokumentacja, tym system jest bezpieczniejszy.

Dokumentację powinna tworzyć osoba realizująca projekt. Wie bowiem wystarczająco dużo, by miała ona realną wartość. Jeśli zadanie realizowane jest przez etatowego informatyka firmy, to przełożony powinien wy-egzekwować od niego wykonanie dokumentacji w ramach codziennych obowiązków. Jeśli projekt realizuje firma zewnętrzna, to za jej wykonanie trzeba zapłacić.

Kupić, nie kupić...

Problem zakupu dokumentacji pojawia się już w początkowej fazie realizacji projektu podczas ustalania kosztów. Obcina się wtedy wszystkie możliwe wydatki, w tym często zakup dokumentacji. Oferenci z reguły umieszczają ten koszt w oddzielnej rubryce, co powoduje, że klient łatwo może z niego zrezygnować. Zmniejsza się wartość kontraktu - a to zawsze jest dobrze widziane przez zarząd kupującej firmy. Powstaje jednak pytanie, czy brak dokumentacji nie niesie ze sobą zbyt dużego ryzyka? Przynajmniej, czy ryzyko to jest równoważone zmniejszeniem wartości kontraktu? Na pewno nie. Informatycy we własnym interesie powinni przeciwstawiać się niefrasobliwemu traktowaniu dokumentacji. To oni będą w niedalekiej przyszłości ponosić odpowiedzialność za zakupione systemy, a po ewentualnej awarii zarządy firm nie będą chciały przyjmować tłumaczeń odwołujących się np. do ubiegłorocznych oszczędności firmy. Zostało kupione i ma działać!

Chcąc uniknąć kosztów związanych z zakupem dokumentacji, firmy próbują tworzyć ją we własnym zakresie. Niestety, najczęściej wygląda to podobnie jak w firmie, w której realizowano projekt instalacji oprogramowania obsługującego magazyny. Instalacja nie była duża, wartość kontraktu wynosiła 29 tys. zł. Cena dokumentacji - 1700 zł. Informatycy odpowiedzialni za instalację zaczęli się zastanawiać. "1700 złotych za kilkanaście stron informacji? Każdy z nas może to zrobić". Dla księgowości 1700 zł też było zbyt drogo: "Już 29 tys. zł przekracza budżet, po co więc zwiększać niepotrzebnie wartość kontraktu". Toteż oprogramowanie wykonano ze szczątkową dokumentacją. Mimo oszczędności firma znacząco przekroczyła budżet przeznaczony na inwestycje, a informatycy (wbrew zapewnieniom) dokumentacji nie wykonali. Oszczędzono 1700 zł. System działał prawidłowo do pierwszej poważniejszej awarii. Usunięcie uszkodzeń po awarii kosztowało dwa razy więcej niż dokumentacja. Koszt naprawy został wywindowany właśnie brakiem dokumentacji.

... potargować można

Może zamiast wykorzystywać dokumentację wyłącznie do zmniejszania wartości kontraktu, potraktować ją jako jeden z elementów umowy, który trzeba przedyskutować? Za wykonanie dokumentacji nie płacimy przecież stałej, określonej kwoty. Są dokumentacje, za które trzeba zapłacić kilkadziesiąt tysięcy złotych, są też takie, za które płaci się kilkaset złotych.

Targowanie się wymaga zebrania informacji. Analizując stosunek wartości kontraktów do ceny dokumentacji dochodzimy do wniosku, że nie ma on stałej wartości i średnio wynosi 0,3-8,2%. Przy wzroście wartości kontraktu cena dokumentacji wcale proporcjonalnie nie rośnie. Jest uznaniowa. Ilustruje to przykład dwóch oferentów, którzy przy projekcie wartym prawie 450 tys. zł, zażądali za dokumentację odpowiednio: 5,2% (23 tys. zł) i 0,6% (2,5 tys. zł). To nie pomyłka o jedno (lub więcej) zer. To pełna dowolność. W tej sytuacji droga do targowania cen dokumentacji jest otwarta. Przy odpowiednio intensywnym targowaniu może uda się uzyskać upust 100%?

Przede wszystkim należy ustalić, co otrzymamy w dokumentacji. Jakie informacje, w jakiej formie? Może się bowiem okazać, że oferowana dokumentacja warta jest żądanych pieniędzy. Jeśli jednak uważamy, że cena dokumentacji jest zbyt wysoka, powinniśmy negocjować. Każdy przypadek należy traktować indywidualnie.


TOP 200