Dziś drogą poczty wewnętrznej wysyłane są w centrali, np. informacje o zebraniach działów, komunikaty biura zarządu itp. Wszyscy tu zdają sobie sprawę, że wcześniej czy później Impexmetal będzie starał się o certyfikat ISO 9000, a jednym z warunków jego uzyskania jest elektroniczna wymiana dokumentów wewnątrz firmy.

W szerszym zastosowaniu poczty elektronicznej upatruje się sporych oszczędności i wzrostu efektywności działania, wysyłanie bowiem dokumentów w ten sposób pozwala uniknąć przekłamań, jest szybsze i tańsze.

Wystarczy jedna zmiana

Kiedyś ośrodek obliczeniowy w centrali Impexmetalu funkcjonował w ten sposób, że w czasie gdy pracowało biuro, trwało w nim wprowadzanie danych. Po godzinie 16.00 w ośrodku podejmowała pracę druga zmiana. Na podstawie wprowadzonych rano danych rozpoczynała się emisja dokumentów handlowych. Operator w zależności od tego, jakie dokumenty miały być drukowane, zmieniał papier na zawierający odpowiedni formularz. Po wydrukowaniu wszystkich dokumentów jednego typu, operator ponownie zmieniał papier i rozpoczynał się druk innego typu dokumentów. Po wydruku na formularzach samokopiujących, gotowe dokumenty dzielono na poszczególne komórki centrali.

Od chwili przejścia na Unix nie było już urządzeń, na których łatwo można wymieniać formularze, gdyż drukarki HP pracujące w centrali przeznaczone są do jednego typu papieru. W Impexmetalu jest ich 16 - są to proste drukarki wierszowe, mozaikowe. Każda z nich przeznaczona została dla jednego typu formularzy. Nie ma już operatora, który zmienia formularze, komputer i odpowiedni program kieruje druk określonego dokumentu na właściwe urządzenie. W tej chwili Impexmetal poszedł jeszcze krok dalej w technologii wydruku. Na drukarce laserowej pracownicy sami drukują całe formularze. Metoda jest taka: program nie drukuje pełnego formularza, tylko wysyła dane, które mają być nadrukowane do pośredniego - formatującego programu, który uzupełnia je o grafikę, ramki itp.

Dzięki takiemu rozwiązaniu - wyjaśnia Andrzej Koliński - udało się zlikwidować drugą zmianę. Ośrodek pracuje dziś tak, jak biuro. W nocy czy po południu robione są kopie, zestawienia oraz aktualizacja baz informacjami przychodzącymi z poczty elektronicznej, serwisów Reutera, Bossa czy serwisów bankowych. Informacje te spływają on-line.

Informatycy z Impexmetalu stosują różne sztuczki w oprogramowaniu. Pewne informacje nie pochodzą z tych samych tablic, które wykorzystują wszyscy w biurze, tylko z zestawień czy tablic podsumowujących przygotowywanych nocą. Tak jest, np. z informacjami, które są wykorzystywane w systemie dyrektorskim (system informowania zarządu i kierownictwa firmy), które zbierane są z systemów handlowych tj. eksport, import, obrót krajowy. Szef firmy po przyjściu do pracy za naciśnięciem jednego klawisza otrzymuje pełne informacje z dnia poprzedniego i to w różnych przekrojach. Informacje te dotyczą całej działalności firmy, np. marże, koszty, obroty itp.

Całą noc działa również system obsługujący teleks i faks. Odbiór informacji spływających tą drogą odbywa się całą dobę. Podobnie dokumenty, które w ciągu dnia nie zostaną wysłane, a są "zakolejkowane" przez branżystów pracujących w różnych pokojach, wysyłane są w nocy. System automatycznego rozsyłania teleksu czy faksu sam ponawia próby połączenia, gdy linia jest zajęta, a także w tej sytuacji wybiera inną linię. Po latach wzbogacono ten system, dołączając do niego również pocztę elektroniczną. Użytkownik sam dziś decyduje, czy skorzysta z teleksu, faksu, czy wyśle list pocztą elektroniczną.