Podstawy technologii niezbędnej do działania telefaksu opracowano jeszcze przed drugą wojną światową (popularny Hellschreiber), urządzenie o nazwie radiograf działało podczas Powszechnej Wystawy Krajowej w Poznaniu w 1929 r. Pierwsze komercyjne usługi związane z transmisją faksymili rozpoczęła firma Western Union w roku 1935. Dynamiczny rozwój faksów w naszym kraju notuje się od lat 90., obecnie używane są rzadko - wypiera je poczta elektroniczna.

Faks korzysta ze standardowej linii telefonicznej, do wysłania informacji niezbędne jest bezpośrednie połączenie, co wiąże się z kosztami. Wysłanie jednej strony zajmuje do kilkunastu sekund, nie licząc czasu niezbędnego do synchronizacji transmisji, zatem przy obszerniejszych dokumentach czas transmisji proporcjonalnie wzrasta. Przy częstych połączeniach zagranicznych są to niebagatelne koszty. Użytkownicy telefonów komórkowych do wysyłania i odbierania faksów muszą wykupić specjalną usługę u operatora.

Faks wysyła obraz o rozdzielczości 204x98 dpi w dwóch kolorach, ale możliwe są także wyższe parametry, do 400x400 dpi (Ultrafine) z półtonami. Kopie barwne zazwyczaj działają jedynie między urządzeniami tego samego producenta. Jakość wydruku jest zatem niska, ponadto faks łatwo podrobić, nawet za pomocą nożyczek, kleju i kopiarki - wystarczy wprowadzić zmiany na kopii, skopiować ją ponownie, a następnie przesłać faksem. Kolejnym problemem jest brak możliwości uwierzytelnienia nadawcy. Cyfrowy faks wysyła identyfikator nadawcy, ale można go dowolnie ustawić.

Dla porównania: wiadomość e-mail może być wysłana z załącznikiem zawierającym oryginał dokumentu w podpisanej postaci cyfrowej, istnieją narzędzia do uwierzytelnienia nadawcy, usługa jest tania i szybka.

Mimo wad przedsiębiorstwa korzystają z faksów, gdyż z ich pomocą można szybko przesłać krótki dokument, zaznaczyć coś na nim długopisem i odesłać z powrotem. Jednym z powodów jest także przywiązanie do papieru. Zatem należy przyjąć inną strategię - pozbyć się z firmy nie tyle usługi faksu, ile samego urządzenia i wprowadzić priorytet pracy z pocztą elektroniczną.

Zamiast faksu na biurku - serwer dla wszystkich

Aby pozbyć się faksu, potrzebne jest urządzenie, które może go zastąpić. Do wysyłania może posłużyć cyfrowa kopiarka czy skaner. Systemy Windows i Linux obsługują faksy, w obu przypadkach trzeba doinstalować obsługę i podłączyć modem. Najlepiej sprawdzi się jednak serwer faksowy, który działa całą dobę i dostarczy odebrane faksy do skrzynki e-mail lub firmowego portalu. Do integracji może posłużyć oprogramowanie GFI FaxMaker, XmediusFAX (system Windows), efax lub HylaFax (Linux). Po skonfigurowaniu serwera możliwe jest automatyczne sortowanie przychodzących faksów na podstawie identyfikatora, dzięki czemu faksy od wybranych nadawców mogą być od razu przekazane do właściwego odbiorcy. Faks może także trafić do systemów obiegu dokumentów za pomocą oprogramowania do integracji (connector) albo przez obsługę "monitorowanego katalogu", do którego serwer kopiuje odebrane faksy, a system obiegu je stamtąd odbiera. W przypadku systemu Docushare firmy Xerox można dokonywać sortowania faksów na podstawie wysłanej przez nadawcę strony prowadzącej z kodem kreskowym.

Przez serwer HylaFax faksy można wysyłać ze stacji roboczych za pomocą oprogramowania adiXein HFC (integracja z MS Outlook), WHFC, Winprint HylaFAX i wphfxwin7). Można również użyć pseudodrukarki sieciowej udostępnionej z systemu wydruku CUPS - wtedy wystarczy w nagłówku dokumentu umieścić numer faksu odbiorcy i e-mail nadawcy.