Poprawna umowa na IT

Rodzajów umów w branży IT jest wiele - od rozmaitych umów wdrożeniowych, w szczególności umów o dzieło, umów licencyjnych, po depozyt kodu źródłowego. Najpowszechniejszą jest jednak typowa umowa o świadczenie usług, jako najbardziej uniwersalna i będąca podstawą dla większości projektów IT.

Umowa o świadczenie usług oparta jest o jeden przepis Kodeksu Cywilnego - art. 750 nakazujący odpowiednio stosowanie przepisów o zleceniu do umów o świadczeniu usług nieregulowanych innymi przepisami. Umowy tego rodzaju są nazywane nieprawidłowo "zleceniami", choć ze zleceniem jako takim mają stosunkowo niewiele wspólnego. Umowa taka wydaje się być względnie prosta i elastyczna, czyli stanowi "dobre narzędzie". Dobre narzędzie na pewno, ale czy zawsze jest łatwe w zastosowaniu?

Właściwe narzędzie do właściwych celów

Umowa jest - z perspektywy obu stron - niczym innym niż kolejnym narzędziem do zarządzania ryzykiem. Często do procesu sporządzania umowy w branży IT podchodzi się jak do umowy sprzedaży samochodu lub do umowy na zakup mebli do biura. Tymczasem jest to zagadnienie o wiele bardziej skomplikowane, a sporządzając ją należy pamiętać nie tylko o przepisach prawa. Znacznie bardziej istotna jest znajomość specyfiki tego procesu.

Czasami umowy w branży IT są konstruowane jako jedna umowa składająca się z wielu załączników, a czasami jest to umowa ramowa, której postanowienia mają zastosowanie do kilku niezależnych umów. Dzieje się tak, jeżeli zamawiający planuje realizację innych projektów w przyszłości z tym samym wykonawcą. Wówczas praktyczniejszym rozwiązaniem jest umowa ramowa, celem uniknięcia aneksowania umowy pierwotnej lub zawierania nowych, rozbudowanych umów. Powinna ona regulować podstawowe prawa i obowiązki stron, takie jak odpowiedzialność, warunki finansowe, kary umowne, wybór prawa i jurysdykcji oraz inne wymagania i wzajemne oczekiwania stron.

Kwestie zakresu projektu czy wynagrodzenia zamieszcza się w umowach wykonawczych. W takim przypadku zmiana np. warunków technicznych lub decyzja o rozszerzeniu zakresu projektu nie będzie prowadziła do konieczności zmiany umowy głównej. Poszczególne umowy wykonawcze będą w takiej sytuacji mogły mieć zróżnicowany charakter - jedne mogą być umowami o dzieło, a inne umowami o świadczeniu usług.

Przede wszystkim jednak należy dopasować umowę do okoliczności. Typowe wdrożenie, w którym dostawca odpowiada za efekt końcowy nie za bardzo nadaje się do umowy o świadczenie usług. Tutaj właściwa będzie umowa o dzieło lub umowa mieszana. Są jednak i takie sytuacje, gdzie lepsza będzie umowa o świadczenie usług. Jest to np. sytuacja, kiedy wdrożenie przeprowadza klient - sam lub z udziałem innego dostawcy - a dostawca jedynie wspiera klienta w procesie. Umową o świadczenie usług jest zwykle standardowa umowa konsultingowa opiewająca wsparcie konsultantów. Inna sytuacja to prace konsultingowe, celem sporządzenia raportu - tutaj spotyka się dwie wersje. W jednej raport to dzieło, w drugiej zaś nie, a cała umowa jest umową o świadczenie usług. Oba stanowiska mają swoje uzasadnienie.

Odrębnym przypadkiem są wszelkiego typu umowy serwisowe (maintenance) czy umowy outsourcingowe. Co do zasady również będą się opierać na konstrukcji umowy o świadczenie usług. W obu tych przypadkach mogą się jednak pojawiać elementy dodatkowe. Przy serwisie np. drobne dzieła (prace dodatkowe), zaś w przypadku outsourcingu postanowienia związane ze sprzedażą lub najmem sprzętu czy przejmowaniem pracowników.

Wypowiedzenie umowy z tzw. ważnych powodów

Kwestią pierwszorzędną w umowach o świadczenie usług jest obowiązek starannego działania ze strony wykonawcy, a nie zobowiązanie do osiągnięcia określonego rezultatu. Oczywiście można próbować podwyższyć ten standard do tzw. najwyższej staranności. W praktyce oznacza to staranność na takim poziomie, że nie ma na danym rynku dostawców lepszych od tego konkretnego dostawcy. Co najwyżej, są tak samo kompetentni. Dostawcy jednak często oponują zwykle przeciwko takiemu kryterium.

Umowy o świadczenie usług co do zasady nie przewidują systemu kamieni milowych. Jest rozliczana w uzgodnionych okresach rozliczeniowych (często miesięcznych). Zasadą jest płacenie za dany czas świadczenia usługi, a nie osiągnięcie danego punktu docelowego. Najistotniejszym problemem, jaki potencjalnie może dotknąć strony takiej umowy, jest kwestia jej potencjalnej nietrwałości. Przyczyna tego problemu tkwi w art. 746 Kodeksu cywilnego, który warto przytoczyć w całości:

Art. 746. § 1. Dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Powinien jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia; w razie odpłatnego zlecenia obowiązany jest uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić szkodę.

Art. 746. § 2. Przyjmujący zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Jednakże gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny za szkodę.

Art. 746. § 3. Nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów.

Jak można zauważyć, zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca ma możliwość umowę wypowiedzieć z tzw. ważnych powodów w każdym czasie i nie jest przy tym odpowiedzialny za szkodę. Uprawnienie to zostało przez ustawodawcę uznane za na tyle ważne, że nie można się go zrzec. O ile nie budziłoby to aż takich kontrowersji w przypadku umów zawieranych na czas nieoznaczony (tego rodzaju umowy są co do zasady prawie zawsze wypowiadalne), tak problem pojawia się przy umowach na czas oznaczony (np. okres 3 lat). Ten drugi przypadek jest typowy dla umów serwisowych czy umów outsourcingowych. Konstrukcja tego rodzaju jest dość oczywista dla klasycznego zlecenia, gdzie zasadą jest stosunek zaufania pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Oczywiście bez takowego nie sposób sobie wyobrazić także "zwykłej" umowy serwisowej, ale mimo wszystko nie jest to typ relacji łączącej np. prawnika z jego klientem.

W umowie serwisowej czy outsourcingowej - kiedy obie strony inwestują bardzo dużo w uruchomienie umowy - tego rodzaju postanowienia narażają strony na nieskwantyfikowane ryzyko. Jak zatem widać, kluczowa jest kwestia tego, co określimy jako ważne powody. Orzecznictwo sądowe i poglądy doktryny wiążą je zarówno z przyczynami "umownymi" (np. jej naruszenie), jak również z kwestiami niejako podmiotowymi (powiązanymi ze stronami umowy). W tym ostatnim przypadku może chodzić np. o kwestię utraty zaufania do kompetencji drugiej strony. Tego rodzaju założenie nie jest całkowicie absurdalne w przypadku umów zakładających daleko idącą współpracę stron przy np. umowie outsourcingu ważnego systemu IT. W praktyce jednak (z uwagi na pewną nieostrość tego pojęcia) lepszym rozwiązaniem jest powiązanie poziomu zaufania z mierzalnymi parametrami - np. skutecznoścą w usuwaniu błędów. Pozwala to w pewnej mierze uniknąć sporu w tym zakresie.

Co do zasady dopuszczalne jest bowiem (choć są spory co do tej kwestii) zarówno wprowadzenie terminu wypowiedzenia, jak i ograniczenia listy "ważnych powodów" np. do przypadku naruszenia umowy. Oczywiście nie do poziomu, w jakim uprawnienie do wypowiedzenia mogłoby zostać uznane za praktycznie nieistniejące. Można zadać sobie pytanie, czy zasada z art. 750 Kodeksu cywilnego stanowiąca o odpowiednim stosowaniu przepisów o zleceniu nie powinna tu przyjść z pomocą? W mojej ocenie ewentualne ograniczenia i modyfikacje kwestii wypowiedzenia z ważnych powodów powinny być dopuszczalne w nieco szerszym zakresie (dla umów na czas oznaczony) niż dla typowych umów zlecenia z uwagi na specyfikę danego rodzaju umowy o świadczenie usług.

Zapisy w prawie dotyczące umów usługowych

Innym potencjalnym utrudnieniem jest zasada (art. 738 Kodeksu cywilnego), że zleceniobiorca może wykorzystywać podwykonawców tylko wtedy, gdy to wynika z umowy lub ze zwyczaju albo gdy jest do tego zmuszony przez okoliczności. W praktyce zatem dla umów w branży IT trzeba to wyraźnie zastrzegać w umowie. W pewnym zakresie problematyczna jest kwestia tzw. freelancerów. Formalnie są oni podwykonawcami, ale w ocenie autora można również bronić tezy, że rynek IT wykształcił już zwyczaj korzystania z tego rodzaju podwykonawców, a w takiej sytuacji wyraźna zgoda w umowie nie byłaby konieczna. Na wszelki wypadek jednak lepiej tę kwestię w umowie uregulować.

Kolejną potencjalną pułapką jest zasada typowa dla klasycznego zlecenia (art. 742) przewidująca obowiązek zwrotu wydatków zleceniobiorcy, i to z odsetkami ustawowymi od daty ich poniesienia. W interesie klienta jest zatem wyraźne zakreślenie kwestii kosztów i wynagrodzenia, np. poprzez określenie, że koszty wykonywania umowy są ujęte w wynagrodzeniu lub wyraźne wskazanie, jakie koszty i w jakim trybie oraz zakresie są pokrywane przez klienta.

Problemem typowym dla wszystkich umów w sektorze IT - niezależnie od tego, czy to jest dzieło, czy umowa o świadczenie usług - jest pomijanie lub niedostateczne regulowanie kwestii praw autorskich. W przypadku umów o świadczenie usług wynika to często z przekonania, że wskutek wykonania umowy tego rodzaju nie powstają utwory w rozumieniu prawa autorskiego. Jest to założenie mocno ryzykowne. W typowej bowiem umowie serwisowej powstaje (zwykle jest aktualizowane) nowe oprogramowanie (tzw. łaty służące poprawianiu błędów czy nowe wersje tegoż oprogramowania), jak również dokumentacja - np. w związku z modyfikacjami, jakie wprowadziła nowa wersja oprogramowania.

Obok tych pułapek umowa o świadczenie usług jest jednak narzędziem nader elastycznym, pozwalającym na wprowadzenie daleko idących regulacji, w szczególności wprowadzenia poziomów usług SLA i powiązania ich z karami umownymi. Jak zawsze jednak prawidłowo dobrane narzędzie jest istotnym elementem sukcesu całego przedsięwzięcia.

Autorem jest adwokat Radosław Nożykowski, współpracujący z kancelarią Baker & McKenzie Krzyżowski i Wspólnicy sp.k.


TOP 200