Jak kontrolujemy koszty

Co druga badana firma uznała, że powinna wdrożyć centralizację wydruków, przy czym im większa firma, tym odsetek zainteresowanych jest wyższy. Aż 69% największych przedsiębiorstw już wdrożyło lub zamierza wdrożyć takie rozwiązanie w najbliższej przyszłości. Organizacje, w których już ono funkcjonuje, wykazały obniżkę kosztów wydruków średnio o 30%.

W praktyce kontrolę kosztów zadeklarowało 75% badanych przedsiębiorstw. W przyszłości zainteresowanie tą tematyką powinno jeszcze wzrosnąć. Firmy, które uważają centralizację wydruków za niezbędną, zwracają uwagę przede wszystkim na obniżenie oraz lepszą kontrolę kosztów (po 88%). Gdyby porównać firmy pod względem branży, najczęściej koszty druku monitorowane są przez przedsiębiorstwa handlowe (78%), z kolei najrzadziej przez firmy budowlane (61%).

Skąd bierzemy dane

Oprócz samego faktu kontroli kosztów wydruków ważne jest źródło informacji wykorzystywanych do analizy. Najpopularniejszy jest audyt kosztów przeprowadzony własnymi siłami firmowego działu IT - w ten sposób analizowane są koszty w co drugiej firmie (55%). Służy do tego zazwyczaj raport z serwera wydruku, który zapisuje informacje o wydrukowanych stronach, połączony z zapisami kosztów utrzymania drukarek. W ten sposób można poznać tylko przybliżone koszty wydruku, gdyż w raporcie nie są uwzględniane zadania realizowane przez drukarki biurkowe. Ponadto raporty z kolejek Windows są obarczone błędami, gdyż serwer nie zlicza stron rzeczywiście wydrukowanych przez urządzenie. Drugim co do popularności sposobem jest raport z działu księgowości lub kontrolingu - w ten sposób analizuje koszty wydruków co czwarta firma (27%). Niestety, to źródło wychwytuje jedynie koszty związane z zakupionym sprzętem i materiałami eksploatacyjnymi. Zaledwie 5% badanych korzysta z audytów realizowanych przez firmę zewnętrzną - w dużych i bardzo dużych firmach odsetek ten wynosi 6%.

Kogo obchodzi bezpieczeństwo

Przy wdrożeniu systemu obiegu dokumentów firmy kładą duży nacisk na sprawy związane z rozwojem biznesu. Innowacyjność jest na pierwszym miejscu na liście ważności cech wybieranego rozwiązania. Z kolei na ostatniej pozycji jest bezpieczeństwo dokumentów. Oznacza to, że polskie przedsiębiorstwa nie doceniają jeszcze wagi informacji, które mają i przetwarzają.