Dzięki informatyce zarząd Hutmenu wie dokładnie, na czym firma zarabia, a na czym traci, i wiedzę tę wykorzystuje w praktyce. W hutnictwie to nowa jakość.

Już sama zdolność do wytwarzania przeszło 12 tys. różnych produktów, m.in. drutów, prętów, rur i kształtowników z miedzi, mosiądzu, brązu i innych stopów, wydaje się sztuką. Gdy dodać do tego setki norm branżowych i międzynarodowych, które produkty muszą spełniać, komplikacja procesu produkcyjnego wydaje się trudna do wyobrażenia. Skoro tak, to jak nazwać umiejętność osiągania z niej zysku?

Gdy większość majątku obrotowego firmy stanowią tysiące ton surowca i półproduktów, a marże sięgają zaledwie kilku procent, umiejętność kalkulacji i zarządzania kosztami produkcji to obszar wręcz strategiczny. W zakładzie przetwórstwa metali nieżelaznych Hutmen SA wiedzą to od dawna. Już w latach 80. koszty liczono - jak na owe czasy - bardzo szczegółowo, za pomocą systemów eksploatowanych na maszynach EMC ODRA 1305. Również najnowsza historia informatyzacji przedsiębiorstwa koncentrowała się wokół kosztów.

"Około 80% kosztów wytwarzania stanowią materiały. Gra idzie więc o optymalizację pozostałych 20%. Przy sprzedaży wartej rocznie ponad 300 mln zł nawet drobne optymalizacje przynoszą wymierne efekty. Sprawa kosztów ma jednak szerszy wymiar. Szczegółowa ich analiza to w naszej branży podstawowa broń w walce konkurencyjnej na rynku światowym, na którym lokujemy ok. 40% naszej produkcji" - ilustruje warunki, w jakich działa Hutmen, Jan Tkocz, kierownik Działu Informatyki.

Fundamentem kalkulacji kosztów w Hutmenie jest rejestracja operacji w systemie IFS Applications. Firma wdrożyła moduły: finanse, dystrybucję (obejmującą zaopatrzenie, sprzedaż, gospodarkę materiałową oraz obsługę magazynów), produkcję i HR. Zarejestrowane transakcje przetwarzane są w środowisku Crystal Reports i przedstawiane w postaci raportów, w tym raportów kosztowych i raportów rentowności.

"Liczenie kosztów z wykorzystaniem narzędzi do raportowania nie jest wygodne, ale ze względu na specyfikę naszej produkcji, nie mieliśmy dotychczas alternatywy. IFS Applications 1999 nie był przygotowany do obsługi tak rozbudowanych kalkulacji. To był zresztą jeden z głównych powodów migracji do wersji 2003, która oferuje znacznie więcej możliwości kalkulacyjnych i kontrolingowych, ale z Crystal Reports nie rezygnujemy" - twierdzi Jan Tkocz.

Koszty wyrobów liczone są w Hutmenie w różnych ujęciach i przekrojach. Podstawowe kalkulacje dokonywane są na trzech poziomach: grup wyrobów, ich rodzajów (np. ciągnione, odlewane, wyciskane) oraz według grup stopowych (mosiądz, miedź itd.). Podstawowych jednostek kalkulacyjnych jest ok. 800, choć typowe kalkulacje wykonywane są dla ok. 200 pozycji. Koszty materiałowe na przestrzeni całego cyklu obróbki - od surowca, przez półwyroby, aż po wyroby finalne, ujmowane są w systemie w wartościach rzeczywistych. Koszty inne niż materiałowe są wstępnie rozliczane metodą normatywną, później zaś przeliczane po rzeczywistym czasie pracy maszyn i ludzi.

Hutmen szczegółowo liczy nie tylko koszty związane bezpośrednio z produkcją. Jako jedna z nielicznych w Polsce, ze względu na stopień trudności takiego przedsięwzięcia, firma wdraża system analizy kosztów ogólnych oparty na metodzie ABC (Activity Based Costing). Takie możliwości daje nowa wersja IFS Applications 2003.

Oprócz roli kierownika Działu Informatyki, Jan Tkocz pełni w Hutmenie funkcję pełnomocnika zarządu ds. modernizacji systemu zarządzania. W firmie tej kierownictwo zdaje sobie bowiem od dawna sprawę, że informatyzacja to nie jednorazowy akt, ale proces cyklicznego doskonalenia. Przykładowo, uruchomienie modułu remonty nastąpi dopiero w 2006 r. Po części dlatego, że firma jest w trakcie konsolidacji systemów informacyjnych z dwoma innymi zakładami: Hutą Metali Nieżelaznych Szopienice i Walcownią Metali Nieżelaznych Dziedzice.

"Przygotowania do konsolidacji informacyjnej bardzo nas absorbują, a nie chcemy działać pochopnie. Na razie najważniejsze jest wdrożenie podstawowej funkcjonalności IFS Applications 2003 w obu firmach - modułów: finanse i dystrybucja, a od 2006 r. produkcja. Dopiero w następnej kolejności - wspólnie dla wszystkich zakładów - wdrożymy remonty" - wyjaśnia Jan Tkocz.

Od czasu wdrożenia IFS Applications wiele się w Hutmenie zmieniło. "Informatyzacja umożliwiła zarządowi podejmowanie trafniejszych decyzji, a tym samym przyczyniła się do poprawienia wskaźników ekonomicznych firmy. Korzyści odnieśli także pracownicy. Dla wielu z nich informatyzacja była życiowym wyzwaniem, ale dała im też możliwość rozwoju. Dziś - dzięki dostępowi do informacji - wiedzą i rozumieją znacznie więcej z tego, co dzieje się wokół nich i w innych częściach firmy" - mówi Jan Tkocz.