Mimo że w drugiej połowie 1998 r. nastąpiło załamanie koniunktury w handlu wyrobami hutniczymi, maleją zapasy w magazynach wyrobów gotowych Stalproduktu z Bochni, a firma - jako jedyna w branży - nie ma strat.

Być może przesadą byłoby stwierdzenie, że sukcesy Stalprodukt zawdzięcza przede wszystkim informatyzacji procesów dystrybucji, ale na pewno była ona jednym z ważniejszych czynników decydujących o kondycji firmy. Wdrażanie systemu zintegrowanego IFS Application rozpoczęto w 1997 r. "Był to dobry rok, a firma zaczęła rozwijać własną sieć sprzedaży. Potrzebowaliśmy narzędzia do zapanowania nad zwiększoną liczbą operacji w dystrybucji" - mówi Andrzej Dobosz, szef informatyki w Stalprodukcie. Struktura organizacyjna firmy obejmuje centralę w Bochni, oddziały produkcyjne (Bochnia, Kraków, w tym roku jeszcze Tarnów) oraz oddziały handlowe (Bochnia, Kraków, Tarnów, Gdynia, Włocławek, Szczecin). Poza strukturą są spółki handlowe, usługowe, produkcyjne, remontowe, w których Stalprodukt ma większościowe udziały. Rozpoczęto od zinformatyzowania najważniejszego procesu w tym przedsiębiorstwie: dystrybucji. System obejmował wszystkie oddziały w strukturze firmy i wszystkie etapy procesu: zakupy, magazyny, wysyłkę, sprzedaż, aż po finanse i wstępne planowanie produkcji. Oddziały pracują w sieci cyfrowej na jednej bazie danych. Dzięki temu dokładnie wiadomo, ile i gdzie jest towaru i jakiej wartości. Dane dostępne są z każdego miejsca w Polsce.

Odpowiednio do procesu dystrybucyjnego (i produkcyjnego) skonstruowano plan kont. Wszystkie operacje w dystrybucji są automatycznie księgowane. Automatycznie są też rozliczane koszty, wystawiane faktury, prowadzone kartoteki magazynowe itp. Dział finansowy może właściwie gospodarować pieniędzmi i śledzić wyniki finansowe. To ważne również dlatego że firma jest na giełdzie i musi nie tylko rzetelnie informować o wynikach, ale też odpowiednio sygnalizować inwestorom stan realizacji przyjętej strategii. "Działy finansowy i ekonomiczny bardzo aktywnie brały udział we wdrożeniu, wybierając z systemu te funkcje, które uznały za przydatne z punktu widzenia naszego typu produkcji i procesu dystrybucji" - mówi Andrzej Dobosz.

Wydziały produkcyjne już na drugi dzień mają pełną informację o potwierdzonych zamówieniach. Planowanie produkcji uwzględnia na bieżąco wszystkie modyfikacje. Obecnie wdrażany jest moduł planowania i sterowania produkcją. System konfigurowany jest również pod kątem rachunkowości zarządczej.

Hutnicza specyfika

Branża hutnicza ma własną specyfikę. Standardowe oprogramowanie jest niewystarczające. Konieczne modyfikacje dotyczą przede wszystkim oznaczania tych cech gotowych produktów, które są płynne, np. znane dopiero po wykonaniu badań własności, choć mieszczą się w ramach jednego indeksu. "Dokładne dodatkowe informacje o tych cechach wyrobów są bardzo cenne, ponieważ ponad połowa zamówień klientów ma szczegółowe wymagania odnośnie do tych cech. Możemy sprawnie wywiązać się z zobowiązań. Dawniej zapisywano te informacje na papierze. Nic dziwnego, że było sporo pomyłek" - stwierdza Andrzej Dobosz. Dzisiaj wymagane cechy wyrobu są przypisywane linii zamówienia, z którą trafiają do produkcji. Na tej podstawie są wybierane odpowiednie materiały i planowana produkcja oraz magazynowanie. Cechy danej partii wyrobu są porównywane z wymaganiami zawartymi w zamówieniu w celu dokonania właściwej rezerwacji.

"Nasza działalność jest teraz czytelna dla klienta. Dokładnie możemy mu pokazać, jak realizowane jest jego zamówienie, kiedy je złożył, potwierdził, zmienił i czego się domagał. Również my wiemy o naszych klientach to, co powinniśmy, np. czy płacą w terminie, czy są zadłużeni" - mówi Andrzej Dobosz. Kiedyś na spotkaniach z klientami zgłaszano pretensje, ktoś czuł się pominięty, komuś wykonano zamówienie niezgodnie z wymaganiami itd. Dzisiaj sfera sprzedaży jest zrozumiała dla wszystkich zainteresowanych. A może być taka, bo system gwarantuje automatyczne przełożenie parametrów handlowych na produkcyjne, i odwrotnie. Zarząd przedsiębiorstwa docenia pracę wykonaną przez informatyków, ich wkład w usprawnianie biznesu. Najlepszy dowód uzyskał Andrzej Dobosz, który od lipca br. pełni również funkcję dyrektora informatyki w Hucie im. Tadeusza Sendzimira. Funkcję tę zaproponował mu Piotr Janeczek, prezes zarządu - dyrektor generalny Stalproduktu, gdy objął również stanowisko prezesa zarządu i dyrektora generalnego huty.